Hoe werkt een uitzendbureau?

Een uitzendbureau werkt als een bemiddelaar tussen uitzendkrachten die op zoek zijn naar werk, en werkgevers die op zoek zijn naar personeel. Dit kan tijdelijk werk zijn als vervanging van een zieke medewerker, maar ook in veel gevallen werk met zicht op een vaste aanstelling door de groei van het bedrijf of vervanging van personeel. Uitzendbureaus worden om vele redenen ingezet.

Twijfel je als werkgever of je wil werken met een uitzendbureau?

In dit blog geven we antwoord op de volgende vragen:

1. Wat is een uitzendbureau?
2. Wat doet een uitzendbureau?
3. Waarom kiezen voor een uitzendbureau?
4. Wat is het voordeel van een uitzendbureau?
5. Wat is het nadeel van een uitzendbureau?
6. Wat kost een uitzendbureau?
7. Is een uitzendkracht duurder dan een vaste kracht?
8. Hoe kies je een uitzendbureau? 

1. Wat is een uitzendbureau?

Een uitzendbureau is eigenlijk een soort marktplaats voor werk, waar vraag en aanbod van banen bij elkaar komen. Het uitzendbureau krijgt vacatures van bedrijven. Daarnaast zijn er mensen die werk zoeken en zij vragen bij het uitzendbureau wat zij voor hen kunnen betekenen bij het vinden van een baan. Vervolgens wordt er een match gemaakt tussen de vacature en de diverse kandidaten. Een uitzendbureau werft kandidaten, screent deze vervolgens via de kennis en expertise die een uitzendbureau heeft opgebouwd, en stelt deze kandidaten voor aan de opdrachtgever.

Het uitzendbureau is juridisch werkgever en betaalt de uitzendkracht. Ook ligt het risico van ziekte bij het uitzendbureau en worden alle administratieve handelingen verricht door het uitzendbureau. Het uitzendbureau factureert een tarief naar de inlener (het bedrijf of de opdrachtgever). Vaak gaat dit in de vorm van een omrekenfactor. De omrekenfactor is opgebouwd uit het brutoloon, sociale lasten, pensioen, reserveringen voor verlof, verzekeringen, wervingskosten en de bureaumarge.

2. Wat doet een uitzendbureau?

Een uitzendbureau heeft als hoofdtaak het bemiddelen van arbeid tussen bedrijven en werkzoekenden. Daar komt behoorlijk wat bij kijken. De volgende 10 taken doet een uitzendbureau:

2.1 Werven van kandidaten: de arbeidsmarkt is de afgelopen jaren zeer krap. Een uitzendbureau is continue op zoek naar kandidaten voor haar opdrachtgevers. Dit loopt via allerlei marketing kanalen zoals de eigen website, job boards, social media zoals linkdin of facebook maar ook de eigen locaties waar recruiters kandidaten ontvangen zijn een belangrijke plek om nieuwe kandidaten te ontmoeten.

2.2. Screening van CV’s: CV’s worden beoordeeld op inhoud en vorm. Dit kan door een recruiter maar ook artificial intelligence (AI) kan helpen bij het screenen van CV’s. De opleiding, ervaring van werk en vaardigheden worden vastgelegd in de systemen zodat er een database kan ontstaan van kandidaten waarop makkelijk gezocht kan worden.

2.3. Interviewen van een kandidaat: een recruiter interviewt de kandidaat. De opleidingen, eventuele trainingen of andere curriculaire activiteiten worden besproken. Verder wordt het arbeidsverleden besproken en welke vaardigheden daarbij geleerd zijn. De recruiter probeert een volledig beeld van de kandidaat te krijgen. Het helpt hierbij als de recruiter specialistische kennis heeft van het vakgebied waarin de medewerker werkzaam kan of wil zijn. De persoonlijkheid, motivatie maar ook doelen van de kandidaat zelf zijn belangrijk. Een gemotiveerde medewerker waarvoor een juiste match gemaakt wordt die aansluit bij zijn of haar doelen, maakt veel meer kans om blijvend aan de slag te gaan bij een werkgever.  In sommige gevallen wordt er een assessment afgenomen. Een assessment wordt vaker afgenomen bij specialistische of zwaardere functies of op verzoek van de opdrachtgever.

2.4. Matchen van kandidaten: Op basis van de vacature van het bedrijf, maar zeker ook op de cultuur die er heerst bij een bedrijf worden kandidaten gematcht. Afhankelijk van het type functie wil de opdrachtgever van de vacature, de sollicitanten ook interviewen. In een krappe arbeidsmarkt is het vechten om geschikte kandidaten. Er is ondanks de focus op zorgvuldigheid wel snelheid geboden. Kandidaten kunnen en willen niet wachten. De diverse aanbiedingen komen op ze af, en bij een leuke vergelijkbare baan met vergelijkbare voorwaarden is de werkgever die het eerste komt ook degene die de kandidaat kan inlijven.

2.5. Contractbeheer: bij een nieuwe aanstelling hoort ook een contract. Daarnaast wordt per opdrachtgever een uitzendbevestiging gemaakt. In de uitzendovereenkomst en de uitzendbevestiging worden allerlei afspraken vastgelegd die overeengekomen zijn tussen het uitzendbureau en de uitzendkracht. Contracten zijn er in diverse vormen :
Fase A volgens ABU (fase 1 NBBU) met en zonder uitzendbeding
Fase B volgens ABU (fase 2 en 3 NBBU)
Fase C volgens ABU (fasse 4 NBBU)

2.6. Plannen: van dagelijkse personeelsbehoefte bij opdrachtgevers is een doorlopend proces. Dit kan inhouse op locatie bij een opdrachtgever. Vaak is dit meer als er grote groepen gemanaged moeten worden of het op-en afschalen naar behoefte gaat. Uitzendkrachten kunnen dan ook gedurende de dag vragen beantwoorden op locatie. Bij de kleinere werkgevers wordt op afstand de echt flexibele schil naar behoefte ingepland. Sommige uitzendbureaus verzorgen ook de service van vervoer. Mensen moeten in de vervoermiddelen gepland worden, en dit geheel wordt weer aan de medewerkers gecommuniceerd.

2.7. Begeleiding en onboarding: een goede onboarding is van cruciaal belang voor behoud van een nieuwe medewerker. Een stevige onboarding geeft de juiste uitgangspositie om het werkt te waarderen en het gevoel te hebben toegerust te zijn voor de taak. Daarnaast voelt een medewerker zicg ook gelijk welkom.

2.8. Controle en urenadministratie: Zijn medewerkers bij de opdrachtgever aangekomen? Welke medewerkers hebben zich ziekgemeld of staan in de file. Allemaal zaken die vooraf gecommuniceerd moeten worden aan de opdrachtgever. Tevens zijn deze van belang voor een correcte urenadministratie. De uren vormen de basis van de verloning. Bij een uitzendkracht worden alleen de uren betaald die ook daadwerkelijk gewerkt worden mits dit binnen het kader van de wet is.

2.9. Verloning: de verloning van personeel moet voldoen aan complexe regelgeving en hier zijn systemen voor nodig die het administratieve proces ondersteunen. Er is een veelheid aan Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO) waaraan voldaan moet worden. Het vereist specialistische kennis van het belastingstelsel.

2.10. Ziekteverzuim: het uitzendbureau is juridisch werkgever en draagt het risico bij ziekte. Naast de financiële risico’s is er ook begeleiding nodig van de zieke medewerker in de begeleiding naar herstel en integratie terug in het werk.

3. Waarom kiezen voor een uitzendbureau?

Een uitzendbureau kies je als werkgever in de volgende 6 situaties.

  1. Bij een startend tot klein bedrijf: bij startende en kleine bedrijven is er meestal geen expertise op het gebied van werving en selectie, verloning, arbeidsrecht. Er zijn ook nog geen systemen en het risico om gelijk te starten met vast personeel is groot. Met name als er iemand langdurig ziek wordt zijn de financiële risico’s moeilijk op te vangen.
  2. Om van beide kanten een medewerker te leren kennen zonder daarbij risico te lopen.
  3. Bij tijdelijke vervanging van een zieke medewerker, of een medewerker die met verlof is.
  4. Bij grote fluctuaties veroorzaakt door een seizoenspatroon met hoge pieken en diepe dalen.
  5. Voor inhuur van specifieke kennis die nodig is gedurende een bepaalde periode of project.
  6. Om een flexibele laag te houden in het personeel om schommelingen van de conjunctuur op te vangen.

4. Wat is het voordeel van een uitzendbureau?

8 voordelen van werken met een uitzendbureau zijn:

  1. Een kortere doorlooptijd van vacature tot start van de medewerker: een uitzendbureau heeft  met het werven als kerntaak continue wervingskanalen aan staan en hiermee een directer en groter bereik.
  2. Een uitzendbureau heeft specialistische kennis over de markt en neemt al het werk uit handen
  3. Geen specialistische kennis nodig van salarisverwerking en arbeidsrecht
  4. Geen dure systemen nodig voor de verloning.
  5. Geen doorbetaling van loon bij ziekte dus geen financieel risico.
  6. Begeleiding door het uitzendbureau bij ziekte van de zieke medewerker.
  7. Je betaalt alleen voor de uren die ook daadwerkelijk gewerkt worden.
  8. Een uitzendbureau kan ook sparringpartner zijn voor HR zaken

5. Wat is het nadeel van een uitzendbureau?

3 nadelen van werken met een uitzendbureau zijn:

  1. Een uitzendbureau kan duurder te zijn. Dat hangt af van de grote van het bedrijf, en tevens hangt het af van de marge die het uitzendbureau hanteert
  2. Afhankelijk van de cultuur binnen een bedrijf kan er minder binding zijn vanuit de uitzendkracht. Dit is niet in alle gevallen zo, maar medewerkers zullen op termijn doorgaans graag onderdeel willen zijn van het vaste team.
  3. Als werkgever heb je minder controle over de selectie van de uitzendkracht. De selectie wordt immers gedaan door het uitzendbureau.

6. Wat kost een uitzendbureau?

Een uitzendbureau kost ongeveer twee keer het brutoloon. Het getal twee noemen we in dit geval de omrekenfactor. Een omrekenfactor is een factor die vermenigvuldigd wordt met het brutoloon om het tarief van een uitzendkracht of een payrolltarief te berekenen. De rekensom voor het berekenen van het uurtarief is bruto-uurloon x omrekenfactor. Het tarief kan ook 1.9 of lager zijn. Een tarief van 1.9 of lager wordt alleen gehanteerd bij grote groepen uitzendkrachten die ingeleend worden. Het tarief hangt ook af van de duur dat de uitzendkracht via het uitzendbureau bij het bedrijf werkzaam is. Bij een duur van 520 uur zal het tarief aanzienlijk hoger liggen als bij een duur van 2080 uur. Het tarief kan wel oplopen tot bijna drie keer het brutoloon.

7. Is een uitzendkracht duurder dan een vaste kracht?

Of een uitzendkracht duurder is dan een vaste kracht, is niet eenduidig te beantwoorden en hangt af van de omstandigheden. Als je puur naar de financiële systemen kijkt dan kan de conclusie al snel zijn dat een uitzendkracht duurder is. Op basis van de verlies en winstrekening kan je de conclusie trekken dat personeel ongeveer 35% aan extra kosten heeft bovenop het brutoloon. Er wordt echter geen rekening gehouden met feestdagen, vakantiedagen ADV en ATV en kort verzuim. Verder zijn de kosten voor systemen, loonadministratie, wervingskosten van eigen recruiters en kosten voor personeelsmarketing niet meegerekend. Ook het selectieproces kan behoorlijk tijdrovend en kostbaar zijn.

Daarnaast is er de factor risico. Het risico bij ziekte of arbeidsongeschiktheid, maar ook als de economie tegen valt of de dal momenten in het seizoen waarbij er teveel personeel loopt. Bij een uitzendkracht zijn al die extra kosten en risico’s opgenomen in de kostprijs.

Met name de WGA en ZW premie zijn voor uitzendkrachten hoger. Het risico wordt bij deze groep hoger ingeschat. Verder is de WW premie lager.

Of een uitzendkracht duurder is hangt dus af van schommelingen in het bedrijfsmodel, hoe lang je een uitzendkracht inhuurt, het type functie, het contracttype en het risicoprofiel van een bedrijf.

In veel gevallen zal een uitzendkracht dus niet of nauwelijks duurder zijn dan een medewerker in loondienst.

8. Hoe kies je een uitzendbureau?

Een uitzendbureau kiezen moet minimaal gebaseerd zijn op de volgende controles:

  1. KVK controle: controleer of het bedrijf ook daadwerkelijk bestaat.
  2. Credit check: Check de kredietwaardigheid van het uitzendbureau. Kunnen ze aan hun verplihtingen voldoen.
  3. G-rekening: Geef aan dat minimaal 30%-35% op de G-rekening gestort kan worden zodat deze afdracht alleen voor het betalen van de belastingen gebruikt kan worden
  4. Goedkeurende verklaring van de belastingdienst: vraag periodiek een goedkeurende verklaring op van de belastingdienst zodat zeker is dat de loonheffingen afgedragen worden.
  5. Lid van bond: controleer of het uitzendbureau lid is van de ABU of de NBBU
  6. SNA certificering: SNA staat voor Stichting Normering Arbeid. Bij een SNA keuring voldoe je aan de NEN 4400 norm. Bij het voldoen aan de NEN 4400-norm voldoet een uitzendbureau aan de volgende vereisten:
    • Zorgvuldig met uitzendkrachten omgaat
    • De wet- en regelgeving naleeft
    • De administratie op orde heeft
    • De interne processen goed heeft ingericht
    • Goed omgaat met klachten en verbeterpunten
  7. VCU certificering: indien het gaat om risicovolle beroepen dient een uitzendbureau VCU gecertificeerd te zijn.
  8. Vanaf 2025 komt er een certificeringsplicht voor alle uitzendbureaus. Naast het hebben van een SNA keuring dien je ook aan de volgende 6 voorwaarden te voldoen:
    8.1. Bewijs van betaling van het juiste loon op de juiste manier
    8.2.Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
    8.3.Waarborgsom van € 100.000,-
    8.4.Bewijs van goede huisvesting.
    8.5.Informatie over veiligheid op de werkplek.
    8.6.Bewijs van pensioenaansluiting.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".