Personeelsverzuim; zo verminder je verzuim en ziekmeldingen

De afgelopen 10 jaar zit ziekteverzuim in een haast constant stijgende lijn, alleen afgelopen jaar hebben we een minimale daling gezien. Ziekte is uiteraard heel vervelend voor je medewerkers, maar verzuim voor jou. Want ook voor jouw bedrijf heeft ziekte de nodige consequenties.

Niet alleen dien je het loon van een zieke werknemer door te betalen. Daarnaast zijn er mogelijk ook kosten voor re-integratie en verzuimbegeleiding. Misschien nog wel belangrijker heb je productiviteitsverlies en neemt de druk op andere medewerkers toe. Dit kan weer leiden tot stress op de werkvloer met verzuim als gevolg daarvan.

Heel wat redenen dus om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen.

In dit artikel over verzuim:

Cijfers en trends met betrekking tot ziekteverzuim. 
Wat is ziekteverzuim en welke soorten verzuim zijn er?
Hoe je je voorbereid op verzuim en tips per soort verzuim.
Wat kost ziekteverzuim? (directe en indirecte kosten van verzuim) 
Welke trends zijn er op het gebied van verzuim?
Welke maatregelen kan je nemen tegen verzuim?
Wat moet je doen als werkgever wanneer een medewerker ziek wordt?
Veelgestelde vragen door werkgevers over loon bij ziekte 

Laten we eerst eens kijken naar de cijfers. Dit zijn duidelijke redenen om preventief en actief te werken aan verzuim verminderen.

 

Feiten over verzuim in Nederland

“Het gemiddelde verzuimpercentage daalde in 2023 naar 4,6%. Een jaar eerder lag dit gemiddelde op 4,7%. In de zorg en de industrie is het verzuim met gemiddeld 6,3% en 5,5% het hoogst. Het is voor het eerst sinds 2014 dat Nederland weer een daling in het verzuim ziet. De trend van stijging van langdurend verzuim door psychische klachten zet wel door.” aldus Arboned (17 januari, 2024)

gemiddelde ziekteverzuim in Nederland grafiek 2013 tot en met 2024 CBS

“Voor 2024 blijft het voorkomen van psychisch verzuim een belangrijk aandachtspunt. Ruim één op elke vijf verzuimdagen komt door klachten die verband houden met stress. “Piekeren, lusteloosheid en gespannenheid beïnvloeden je werkprestatie. De oorzaak hiervan ligt niet altijd – volledig – bij het werk”, vervolgt Penders.“Werkgevers en medewerkers hebben hierin allebei een rol te vervullen.” Voor werkgevers ligt de focus op het bieden van een werkomgeving waarin medewerkers gezond en veilig kunnen werken: fysiek en mentaal.” aldus Arboned (17 januari, 2024)

Gemiddeld is het verzuimpercentage bij bedrijf tot 10 medewerkers het laagst, bij bedrijf met 10 tot 100 medewerkers ligt dit percentage al een stuk hoger en bij bedrijven boven de 100 medewerkers is het verzuim procentueel gezien gemiddeld het hoogst. (Zie afbeelding hieronder)

ziekteverzuim per bedrijfsgrootte en aantal medewerkers cbs

 “Wat voor ziekteverzuim precies werkgerelateerd is, hangt af van het type werk. Figuur 2 toont dat bijna de helft van de werkgevers (46%) aangeeft dat de meeste werkgerelateerde klachten binnen hun organisatie psychisch (overspannenheid of een burn-out) zijn. Een even groot deel van de werkgevers (ook 46%) geeft juist aan dat binnen hun organisatie de meest voorkomende werkgerelateerde klachten lichamelijk zijn, bijvoorbeeld door zwaar tillen of werk in een ongemakkelijke houding. Letsel door ongeval wordt slechts door 4% van de werkgevers genoemd als vaakst voorkomende klacht die aan werk gerelateerd is. We zien geen duidelijke verschillen tussen kleine en grote organisaties.” Aldus het artikel: Hoe gaan werkgevers om met werkgerelateerd ziekteverzuim en werkstress? van het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) 11 juli 2022. 

onderzoek naar werkgerelateerde klachten scp

Wat is een normaal ziekteverzuim percentage?

Wat een normaal ziekteverzuim percentage voor jou als werkgever is, verschilt per bedrijfsgrootte, sector en kwartaal (seizoen). Het meest recent gemeten gemiddelde verzuimpercentage in Nederland was tussen zo’n 4,6% in 2023.

Normaal ziekteverzuim per bedrijfsgrootte

Het verzuimpercentage is gemiddeld groter naarmate de bedrijfsgrootte toeneemt. Ondernemingen met de kleinste bedrijfsgrootte (1-10 medewerkers) hebben het laagste verzuimpercentage 2,6% (KW3, 2023). Middelgrote bedrijven (10-100 medewerkers) hebben als laagste verzuimpercentage 4,3% (KW3, 2023) en de grote organisatie hebben als laagste verzuimpercentage 5,5% (KW3, 2023).

Tip: Stap niet in de valkuil om jezelf te vergelijken met het gemiddelde verzuimpercentage in Nederland. Benchmark je gemiddelde verzuimpercentage met het gemiddelde dat geldt voor jouw bedrijfsgrootte en sector. Zo voorkom je dat je jezelf als werkgever te hard afstraft of een onterecht schouderklopje geeft.

ziekteverzuim per sector en bedrijfstak Nederland

Normaal ziekteverzuim per sector en bedrijfstak

Je ziet duidelijk dat het verzuimpercentage per sector (bedrijfstak) sterk uiteenloopt. Het verzuimpercentage van de gezondheid- en welzijns sector is gemiddeld het hoogst, mede dankzij de grote werkdruk en tekorten aan personeel. Zo was in Q4 van 2023 het verzuim wel 7,7% ten opzichte van het landelijks gemiddelde van 5,5% in Q4 2023. Ook het openbaar bestuur (6,5%), industrie (6,4%) en openbaar onderwijs (5,9%) waren hoger dan gemiddeld. Door de afgelopen 10 jaren (vanaf 2013) liggen deze verzuimpercentages gemiddeld hoger.

Tip: Vergelijk je eigen ziekteverzuimpercentages met de bedrijfstak waar jouw bedrijf onder valt. Check de trends (m.b.v. trendrapporten) rondom verzuim van branche- en sectororganisaties. Hierin lees je vaak goede tips en best-practices om het verzuim in jouw bedrijf te verlagen. Deze tips zijn naast algemene preventie-tips nog waardevoller omdat ze specifiek aansluiten bij jouw situatie.  

De andere sectoren hebben gemiddeld een lager ziekteverzuim (zie afbeelding hieronder).

ziekteverzuim bedrijfstakken en sectoren nederland

 

Je hebt nu een aardig beeld van de cijfers, maar wat is ziekteverzuim nu eigenlijk precies?

Wat is ziekteverzuim?

Ziekteverzuim is de term die gebruikt wordt voor een werknemer die niet naar het werk komt met als reden: ziekte. De term ziekteverzuim wordt in het arbeidsrecht ook wel Absenteïsme genoemd, als in ‘niet aanwezig zijnde’ op het werk.
Opmerking: Omdat bij roze verzuim de medewerker gewoon werkt, vermijden we in dit artikel de term absenteïsme.

Over welke 3 factoren word gesproken bij ziekteverzuim?

Er wordt gesproken over de noodzaak, behoefte en gelegenheid, welke grotendeels inherent zijn aan de verzuim-kleuren:

1. De noodzaak (wit verzuim): een medewerker kan niet anders dan zich ziek melden omdat hij fysiek of mentaal niet in staat is te (komen) werken. Hij heeft een aantoonbare ziekte of gebrek. De werknemer is op dit moment ongeschikt voor de uitvoering van het werk.

2. De behoefte (roze verzuim): Een medewerker is ziek, maar voelt desondanks sterk de behoefte om toch te gaan werken. Deze drang kan leiden tot roze verzuim (presenteïsme), waarbij een medewerker andere medewerkers aansteekt met bijvoorbeeld een griep of ander virus. Ook wanneer de medewerker tegen beter weten in blijft werken, veel spanning ervaart en toch blijft werken (waarbij de werkdruk gelijk blijft of toeneemt), kan dit leiden tot een volledige burn-out van de werknemer.

3. De gelegenheid (zwart / grijs verzuim): De moeilijkheidsgraad of hoogte van de drempel voor medewerkers om zich ziek te melden plus de hieropvolgende controle door een arts of geneeskundige. Doorgaans is dit te koppelen aan grijs en zwart verzuim bij ongemotiveerde medewerkers.

Hoe bereid je je voor op ziekteverzuim?

Als werkgever bereid je jezelf voor op ziekteverzuim door een duidelijk verzuimbeleid of verzuimprotocol te ontwikkelen. Hierin adresseer je hoe je als organisatie omgaat met de registratie, preventie en begeleiding bij ziekte en verzuim. Op basis van dit plan zal je de nodige interne protocollen en beleid moeten ontwikkelen, medewerkers hierover informeren en (pro)actief activiteiten moeten uitvoeren of veranderingen moeten implementeren.

Tip: Voorkomen is beter dan genezen is een uitspraak van alle tijden met een reden. Indirect zorgt preventie voor een beter werkklimaat en meer gemotiveerd personeel. Vergeet niet je medewerkers te betrekken in je beleidsvorming en keuzes.

Bonustip: monitor ook de positieve effecten van je veranderingen in plaats van je enkel te focussen op je kosten.

De beste tips per verzuimkleur

Bij alle vier de verzuimkleuren geldt dat je het beste kan werken aan preventie, maar bij elke kleur zijn er specifieke tips die beter passen omdat het om een ander soort verzuim gaat. Hieronder lichten we de best tips per verzuimkleur toe.

12 tips bij wit verzuim

Wit verzuim is verzuim met een legitieme reden, welke daardoor tegelijk ook het moeilijkst te voorkomen is. Dit zijn de beste tips bij wit verzuim, welke ook van toepassing zijn bij elke andere verzuim- vorm:

1. Wijs een preventiemedewerker of preventieadviseur aan: wijs iemand aan die zich inzet op de preventie van (ziekte)verzuim, we weten dat je dit zelf mag zijn als je maar 10-15 man personeel hebt, toch kan je dat beter niet doen. Wijs liever iemand aan waar medewerkers veel vertrouwen in hebben en waar ze geen autoriteits-angst bij hebben om ideeën en problemen mee te delen. Hoe goed je als werkgever ook je best doet als betrouwbaar over te komen, toch zullen veel medewerkers onterecht vrezen voor hun baan.
2. Zorg voor een veilige werkomgeving: geen schimmels, voldoende veiligheidsmaatregelen en risicobeperkende middelen waar nodig. Zijn er gezondheidskeuringen noodzaak voor je personeel zelf? Zorg dan dat zij deze krijgen. Zijn deze optioneel? Bied ze dan vrijblijvend aan om te werken aan preventie.
3. Zorg voor een gezonde werkomgeving: biedt fruit, gezond eten en faciliteiten voor beweging of sport aan. Geef medewerkers voldoende pauze, voorkom dat de werkdruk te hoog wordt, zorg voor machines of middelen die fysiek werk lichter maken). Een Preventief medisch onderzoek (PMO) kan medewerkers helpen in te zetten op preventie, een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) kan helpen om issues te adresseren en hierop te anticiperen.
4. Toets jouw aanpak om (ziekte)verzuim te voorkomen bij medewerkers: een bedachte aanpak (verzuimprotocol, verzuimbeleid en preventiemaatregelen) kan door jou goed bedoeld zijn, maar anders ervaren worden door je medewerkers, terwijl het juist voor hen bedoeld is. Toets daarom je aanpak bij de medewerkers, check waar ruimte is voor verbetering, doe wat met de feedback en suggesties. Door wat te doen met deze voorstellen laat je direct zien dat je medewerkers en hun behoeften erkent. Dat is een van de basisvoorwaarden om je personeel te motiveren.
5. Verminder de kans op een bore- of burnout met je beleid: een te hoge werkdruk kan leiden tot een burnout, een van de grootste redenen dat mensen langdurig ziek zijn. Een bore-out is sterk vergelijkbaar, maar deze wordt juist veroorzaakt doordat een werknemer zich niet uitgedaagd voelt in zijn werk en hij het te saai of te makkelijk vindt. Adresseer daarom beiden in je preventie- of personeelsbeleid.
6. Sluit een verzuimverzekering af: dit blijft uiteraard een vrije keuze, maar met een verzuimverzekering voorkom je veel onnodige risico’s.

7. Signaleer en herken klachten: in de praktijk kunnen veel gevallen van langdurige ziekte voorkomen worden door tijdig deze klachten te herkennen en signaleren. Stimuleer medewerkers om gebruik te maken van preventieve middelen zoals open gesprekken met een bedrijfspyscholoog. (Hele grote kanttekening: er mag op geen enkele wijze een gevoel zijn dat de bedrijfsarts partijdig zou zijn of informatie doorspeelt, dit is wettelijk gezien ook verboden)

8. Blijf betrokken bij werknemers en stel je empathisch op: In de praktijk zijn er veel medewerkers die zich niet erkend of gewaardeerd worden. Dit is veruit het makkelijkst om te voorkomen, maar toch is het nog steeds een grote reden dat mensen vertrekken bij bedrijven en organisaties. Trek je conclusies en formuleer hoe je hiermee omgaat. Stuur eventueel waar nodig (assistent) teamleiders of managers op trainingen.

9 Creëer een vertrouwensrelatie: houd zelf je deuren ook open als directie, medewerkers voelen zich des te meer serieus genomen wanneer ze met jou mogen praten. Jij bent op jouw beurt weer het voorbeeld voor anderen, maak daar gebruik van. In de praktijk zal lang niet iedereen er gebruik van maken, maar het is wel een krachtig signaal. PS. Komt er in een jaar tijd echt nooit iemand binnen? Check dan voor jezelf of de letterlijke en spreekwoordelijke deur wel echt openstond.

10. Stuur op een gezonde bedrijfscultuur: niemand houdt van een toxische werkomgeving, een wij-versus-zij cultuur, een angstcultuur of kliekjes-vorming. Toch zie je deze in de praktijk wel vaak ontstaan. Het lijkt niet te voorkomen, maar dat is het wel. Huur waar nodig een communicatieprofessional in of werk met HR, de communicatieafdeling en natuur je medewerkers aan een DNA wijziging van je bedrijf.

11. Vergeet de basis niet: volg  het standaardprotocol bij een ziekmelding en zorg dat degene die dit afhandelt volledig op de hoogte is van de werkwijze. Routines en systemen voorkomen fouten.

12. Besteed preventief aandacht aan psychische klachten, maar vergeet ook de fysieke klachten niet: Langdurig verzuim of uitval hangt sterk samen met psychische klachten gevolgd door fysieke klachten. Zet daarom in op het voorkomen van beide. Win advies in bij een ergonoom om voor het fysieke gedeelte en bij een bedrijfsarts of consultant voor de mentale klachten.

Tips bij roze verzuim

Roze verzuim kent verschillende vormen. Daarom verschillen de tips ook.

Tip bij roze verzuim wanneer personeel een griep of virus heeft: voorkom liever dat anderen ziek worden. Laat ik de tip uitleggen aan de hand van een voorbeeld: Jan is zelden ziek, maar als hij ziek is, is hij er toch.

Zo is Jan, hij is een belichaming van het stereotype roze verzuim. Hoe goed Jan het ook bedoelt, hij steekt wellicht anderen aan met een virus of raakt over zijn toeren omdat hij zichzelf forceert te komen terwijl hij moet rusten, waardoor hij lang thuis komt te zitten. In de tijd dat hij er wel is, is hij ook niet zo actief omdat hij erg ziek is.

Jij weet wie de Jan is in je organisatie, gun hem de rust om te herstellen die hij zichzelf niet gunt. Dat motiveert hem weer om extra zijn best te doen als hij terug is.

Tips bij roze verzuim uit angst voor een baan:

Communiceer in daad en woord dat je de medewerkers niet ontslaat bij terecht verzuim, ook niet als het vaker komt. Ga wel in gesprek over preventief werken aan verzuim voorkomen en de fysieke en mentale werkdruk verlichten. 

Tip bij roze verzuim met hoge werkdruk:

Is Jan zijn motivatie om toch te komen dankzij stress en werkdruk (niet kunnen halen van deadlines (die maar blijven komen))? Ga dan zeker in gesprek over oplossingen om de werkdruk te verlagen, zowel voor Jan als de rest van je personeel. Misschien kan je enkele taken bij hem weghalen of hem op andere wijze ondersteunen. Dit is namelijk een duidelijk signaal voor een potentiële burn-out door overbelasting. De belasting die Jan niet kan dragen komt namelijk op de schouders van anderen te liggen, wanneer dit voor een langere periode gebeurt kan het verzuim stijgen bij andere medewerkers én bij Jan zelf.

Tips bij roze verzuim van oudere medewerkers:

Vergrijzing is een trend die veel bedrijven treft. Zeker binnen de logistiek waarin zware fysieke activiteiten niet meer uitgevoerd kunnen worden door oudere werknemers. Soms lijkt dit een taboe-onderwerp, waarbij medewerkers niet willen toegeven dat zij bepaalde taken niet meer (optimaal) kunnen uitvoeren. In dat geval nemen de kansen op blessures, uitval, kort- en langdurig verzuim door lichamelijke overbelasting toe.

In de praktijk zie je dat veel bedrijven dit:
a. Negeren, waarbij de werkdruk komt te liggen bij anderen, waardoor het verzuim van ander personeel toeneemt
b. Dat er functies en taken gecreëerd worden om deze mensen bezig te houden. Dat dient niet direct een bedrijfsdoel.

Wanneer vergrijzing een grote rol speelt zijn betere acties om: 

• Analyseren welk deel van het werk te vervangen is met lichter werk dat ook gedaan moet worden. 
• Medewerkers een training aanbieden om enkele jaren nog een andere relevante rol in het bedrijf te vervullen.
• Overleggen met de medewerkers welke taken zij als zwaar ervaren en over middelen of aanpassingen die hun werkzaamheden kunnen verlichten. Vaak zijn er middelen die de zwaarte van het fysieke werk kunnen verlichten. Deze kunnen het verzuim verlagen en productie verhogen tegen lagere kosten dan het extra verzuim zou kosten. 
• In gesprek gaan om een deel van de mensen die tegen het eind van hun dienstjaren aanlopen om met vervroegd met pensioen te gaan. Dit is vaak voordeliger dan ze door laten werken met een hoog verzuimpercentage, deze berekeningen zijn vaak makkelijk te maken.

Tips bij grijs verzuim

Bij grijs verzuim is het twijfelachtig of de medewerker wel of niet had kunnen werken. Neem geen offensieve houding aan. Loopt de frequentie van het verzuim op? Ga met de medewerker open in gesprek zonder te oordelen.
• Voer gesprekken en stel je empathisch op: wellicht heeft iemand het thuis op dit moment even zwaar of ervaart hij juist op het werk veel stress. Wat de reden ook is, nu je weet wat deze is kan je er wat aan doen of ondersteuning bieden.
• Ga niet forceren: sommige medewerkers praten makkelijk, anderen niet, zeker als het gaat om emoties.
• Stuur het gesprek: wordt er geen duidelijke reden genoemd voor het verzuim, maar wil je toch informatie achterhalen? Vraag dan wat je zou kunnen doen om hem en andere medewerkers meer te motiveren.

Tip: Let hierbij goed op je tone-of-voice en je verwoording. Anders werkt een gesprek juist averechts.

Tips bij zwart verzuim

Voor zwart verzuim gelden dezelfde tips als bij wit verzuim, maar met een paar extra specifieke tips. Het gaat hier namelijk om medewerkers die vaak ongemotiveerd zijn. Personeel kan ongemotiveerd zijn omdat ze tegen een bore- of burnout aanzitten, bijvoorbeeld omdat het te druk is, te rustig is of omdat de medewerker voelt dat hij vastzit in zijn functie (niet verder kan groeien en geen doelen heeft).

Voor dusver allemaal nog redenen om te werken aan preventie zoals bij wit-verzuim, toch zijn er wat dingen anders.

Dit kom je tegen in de praktijk:

• Bij (Alleenstaande) ouders komt zwart-verzuim vaak voor omdat ze willen zorgen voor hun kind. Als ouder zijnde kan je je hier vaak wel in inleven, maar helpend is dat niet. Zorg daarom voor passende kortdurende zorgverlof opties om verzuim op legitieme wijze terug te dringen. Biedt waar nodig faciliteiten aan op het werk en ga in gesprek over andere mogelijke oplossingen.

• Medewerkers die onterecht profiteren van loondoorbetaling en die je betrapt. “Ze melden zich ziek, maar staan op een festival”. Dit kan natuurlijk niet. Je hebt hierbij ook reden om mensen wettelijk gezien te ontslaan. Zorg dat je hier wat aan doet, want juist deze medewerkers trekken anderen mee in deze ongemotiveerde houding.

Het soort verzuim hangt op zijn beurt weer samen met het soort verzuimklachten en de redenen dat werknemers zich ziekmelden. Bij zwart of grijs verzuim spelen weinig motivatie, verminderde interesse een hoge werkdruk of repetitieve werkzaamheden een grote rol.

Verzuimklachten en verzuimredenen

In 2024 zijn de de meest recente klachten van werknemers bij het laatste verzuim gemeten in 2022. verzuimklachten en verzuim. Omdat dit nog steeds bron is die het vaakst geciteerd wordt houden we deze ook aan, maar voegen hier recentere artikelen aan toe.

Naast de bovenstaande redenen zien we ook maatschappelijke en thematische trends met betrekking tot verzuim.

Wat kost ziekteverzuim?

Volgens de MKB servicedesk kost verzuim gemiddeld €405,- per dag (per medewerker). Zij hebben een berekening gemaakt a.d.h.v. het gemiddeld jaarinkomen in Nederland volgens het (CPB, 2020) a €36.500,- per jaar. Dit is uiteraard een indicatie.

De berekening voor 405 euro per dag p.p. is opgebouwd aan de hand van deze kostenposten:
• Loondoorbetaling (€153,-)
• Kosten voor vervanging (€191,-)
• Omzetverlies tijdens afwezigheid (€43,-)
• Kosten arbodienstverlening (€10,-)
• Interne verzuimbegeleiding (€8,-)

2 belangrijke opmerkingen over de kosten van ziekteverzuim:

1. Het modaal inkomen in Nederland is sinds 2020 gestegen van €36.500,- naar €41.500,- in 2023.

Als we dat vertalen naar een procentuele stijging van €36.500 naar €41.500 is dat ongeveer 13,7%. Daarom kunnen we stellen, dat op basis van de meest recente cijfers, de kosten voor verzuim die eerder €405,- waren, nu gemiddeld €460,485 (€460,49) per dag bedragen (405*1,137 ofwel een stijging van 13,7%).

2. De kosten variëren sterk per bedrijf. Maak altijd een eigen berekening voor je verzuimkosten. Houd in je berekening rekening met directe én indirecte verzuimkosten. De laatste worden vaak vergeten omdat ze minder tastbaar zijn.

Waarom variëren de kosten voor ziekteverzuim per bedrijf of organisatie?

Er zijn veel factoren die invloed hebben op het ziekteverzuim zoals de bedrijfsgrootte en het gemiddelde verzuimpercentage. De grotere verschillen in verzuimkosten tussen bedrijven zitten vaak in de details en het (micro)beleid. Dit zijn dingen waar je dus extra op let wanneer je jouw kosten berekent:
• Loonvrije dagen: Geen, 1 of 2 wachtdagen bij verzuim.
• Verzuimbonus: Wel/geen verzuimbonus.
• Bedrijfscontinuïteit bij ziekte: Lopen processen of opdrachten vertraging op, vallen ze geheel stil of kan je klanten kwijtraken? Al deze zaken kunnen zorgen voor extra (indirecte) kosten.
• Vervanging: Afhankelijk van de onderneming zal het ene bedrijf een externe vervanger moeten werven, waarbij extra wervingskosten van toepassing zijn, terwijl een andere organisatie dit intern kan opvangen.
• Kortdurend verzuim: Wat is de mate van kortdurend verzuim en wat voor impact heeft dit op je kosten?
• Langdurig verzuim: Wat is de mate van langdurig verzuim en wat voor impact heeft dit op je kosten? Bij langdurig verzuim speelt bijvoorbeeld wel / geen afgesloten verzuimverzekering een grote rol.

Tips:
• Gebruik de verzuimkosten calculator van verzuimkosten.nl
• Schat je verzuimkosten hoger in! (Volgens onderzoek van de Baken Adviesgroep (maart, 2016) schat 71% van de organisaties de verzuimkosten te laag in. Houdt hier ook rekening mee bij je overweging om wel of geen verzuimverzekering af te sluiten.
• Houdt er rekening mee dat de impact van verzuim bij een kleinere onderneming gemiddeld groter is.

Pro tip: Combineer een verzuimbonus met loonvrije dagen en baaldagen. Communiceer hierbij de loonvije dagen een stok achter de deur zijn voor onterechte ziekmeldingen, waar je natuurlijk niet vanuit gaat bij jouw nieuwe medewerker. Geef aan dat je liever als werkgever baaldagen aanbied om dat op te lossen. Zo hoeft de werknemer ook geen vervelend gevoel te hebben over onterecht verzuim als hij een keer echt een rotdag heeft en vrij wil zijn. Geef aan dat iedereen natuurlijk een keer ziek wordt, maar dat je voor de rest van de tijd een bonus geeft bij geen ziekteverzuim. Des te meer redenen om proactief aan je gezondheid en blijheid te werken toch 😉 Communiceer tot slot direct: wij denken hiermee goed te doen, maar heb jij ideeën hoe wij het nóg beter kunnen doen, laat het ons dan zeker weten. Zo geef je direct vertrouwen in dat je meedenkt. Je leest over dit alles meer bij maatregelen die je kan nemen tegen verzuim verderop in dit artikel.

Een andere manier om je risico’s af te dekken is door een verzuimverzekering af te sluiten.

Moet ik als werkgever een verzuimverzekering afsluiten?

Je hoeft wettelijk gezien geen verzuimverzekering af te sluiten, maar in veel gevallen is het wel raadzaam. Weeg voor jezelf de risico’s af want verzuim kan snel in de kosten lopen. Wees net als bij elke verzekering extra alert op de kleine lettertjes in de contracten. Het voordeel van een verzuimverzekering is dat je meer zekerheid krijgt over kosten en risico’s afdekt. Het nadeel is dat je standaard meer geld kwijt bent.

Naast jezelf verzekeren loont het ook om goed op de hoogte te blijven van wat er op dit moment speelt. Kennis is macht, doordat jij deze kennis hebt kan je (pro)actief inspelen op zaken die nu spelen bij je personeel.

Hieronder lees je 7 grote trends met betrekking tot verzuim:

1. Populariteit van preventief personeelsbeleid en gezonde werkomgeving neemt toe.

Werkgevers begrijpen steeds beter dat je een burn-out en psychische klachten beter kan voorkomen dan genezen, psychische klachten leiden doorgaans tot langdurige ziekte. “Volgens onderzoeksbureau TNO is verzuim wegens ‘werkstress’ – met als mogelijke gevolgen overbelasting, improductiviteit, uitval en burn-out – de duurste reden van uitval met 43 procent van de totale verzuimkosten.” aldus het artikel Verzuim voorkomen is beter dan genezen van de ABN Amro (datum: 15/08/2023)

Tip: Gebruik de input uit dit artikel en onze andere artikelen om preventief aan de slag te gaan met een personeelsbeleid en personeelsverloop en -verzuim terug te dringen.

2. Personeelstekort zorgt voor hoge werkdruk.

Tips: Werk aan een sterk werkgeversmerk en customer experience. Een goed werkgever zijn en hun ervaring van het werk verbeteren helpt, maar het verlicht niet de werkdruk wanneer deze gecreëerd wordt door een personeelstekort. Een sterk werkgeversmerk helpt je indirect wel weer makkelijker personeel aan te trekken.
Om de druk te verlichten kan je inzetten op: een flexibele schil met personeel om de werkdruk (tijdelijk) te verlichten of inzetten op taken die veel tijd kosten te automatiseren.

4. Vergrijzing plus een hoge werkdruk zorgt voor verzuim bij oudere medewerkers.

Stress van oudere werknemers door het niet bij kunnen benen van automatisering en digitalisering op het werk speelt daarin een grote rol, het niet (efficiënt) kunnen uitvoeren van deze taken zorgt voor meer druk op andere werknemers. 

Tip: Zorg als werkgever (pro)actief voor training of zorg voor alternatieve werkzaamheden.

5. Long COVID blijft aanhouden

Hoewel het aantal mensen dat long COVID heeft afneemt, blijft het een grote boosdoener als het gaat om verzuimklachten. Doordat de fysieke én mentale conditie wordt beïnvloedt kunnen medewerkers die getroffen worden voor een lange periode hun werk niet of minder goed uitvoeren. Denk met de medewerkers mee over aangepaste werkzaamheden en -tijden.

6. Verzuim door psychische druk van mantelzorg met werk combineren.

Het is stressvol voor medewerkers om (soms emotioneel geforceerd) de zorg voor mantelzorg te dragen van een geliefde. Toch is er soms geen andere keuze of een emotionele verplichting. 

Tip: Maak hiervoor afspraken met medewerkers, denk met ze mee. Soms is het handig om flexibele uren te bieden om bijvoorbeeld eerder naar huis te gaan, later op het werk te komen of een gedeelte van de werkzaamheden thuis uit te voeren. Elke situatie is uniek, dus vraag de medewerker zelf om input.

7. Geldtekort en geldproblemen zorgen voor stress.

“van de huishoudens heeft het afgelopen jaar te maken gehad met 1 of meer betalingsproblemen.” (Nibud, 2024) in het rapport “Rapport Geldzaken in de praktijk (2024)” blijkt ook dat 32% van de Nederlandse huishoudens moeilijk kunnen rondkomen. 

Tip: Ga in gesprek met medewerkers. Stress over primaire zaken zoals financiën is geen goede basis voor productiviteit, maar wel een basis voor een vormende overspannenheid. Een loonsverhoging geven kan soms meer opleveren dan een medewerker die uitvalt door stress. Hiermee kun je direct bouwen aan je werkgeversmerk en de loyaliteit van medewerkers vergroten.

Wat is verzuimfrequentie?

Verzuimfrequentie verwijst naar het gemiddeld aantal ziekmeldingen in een afgebakende periode, denk hierbij aan een kwartaal of seizoen. Hoe bereken je de verzuimfrequentie in je bedrijf? Je berekent de verzuimfrequentie door het aantal ziekmeldingen in een periode te delen door het totaal aantal medewerkers in diezelfde periode.

Waarom wordt verzuimfrequentie vaak per periode berekent in plaats van per jaar?

De verzuimfrequentie wordt vaak per periode berekent omdat ziekte seizoengevoelig is (ofwel: afhankelijk van het weer en periodes waarin bijvoorbeeld ‘de griep heerst’). Ook kan de hoeveelheid personeel per seizoen of periode sterk verschillen in een bedrijf, bijvoorbeeld omdat je te maken hebt met pieken en dalen in werkaanbod (lees hier meer tips). Dit zie je bijvoorbeeld veel in agrarische en logistieke bedrijven. Zo kan er meer personeel nodig zijn om te oogsten of bijvoorbeeld meer personeel nodig zijn om post te bezorgen in de periode met blackfriday en in aanloop naar sinternklaas en kerst.

Tip: Heb jij een sterk wisselende bezetting? Bereken dan liever het verzuim per seizoen. Benchmark de cijfers van dit seizoen t.o.v. hetzelfde seizoen een jaar geleden. Let op: let extra op de hoeveelheid orders.

Tip: Verzuimfrequentie wordt vaak gebruikt voor metingen, maar zorg dat je ook je verzuimduur in je berekening meeneemt. Om te chargeren 5 ziekmelding van 10 weken kost gemiddeld meer dan 10 ziekmeldingen van 5 dagen omdat er extra kosten bij langdurig verzuim komen kijken en er meer risico is op andere indirecte verzuimkosten.

Welke maatregelen kan je nemen om (ziekte)verzuim te verminderen?

Dit zijn 5 maatregelen die je als werkgever kan invoeren om verzuim te verminderen, plus wanneer ze het beste werken en de potentiële positieve en negatieve effecten:

1.Voer wachtdagen of loonvrije dagen in

Je mag als werkgever één of uiterlijk twee wachtdagen (loonvrije dagen) in je arbeidsvoorwaarden opnemen (of in je cao). Dat is 1 dag of 2 dagen, waarbij je als werkgever nog geen loon hoeft te betalen. Deze regel heeft doorgaans een positieve invloed op kortdurend verzuim

Positieve effecten van wachtdagen:

• Verhoogt de drempel voor medewerkers om een werkdienst af te zeggen.
• Werkt preventief.
• Verlaagt kosten bij verzuim (zeker bij frequent ziekteverzuim).

Negatieve effecten van wachtdagen:

• Toename in roze verzuim (wat kan leiden tot een toename in indirecte ziektekosten)
• Toename in langdurig verzuim (gedachte medewerkers: ‘beter 5 dagen ziek zijn, nu ik toch al ziek ben’)
• Vermindert de motivatie van medewerkers (kan als onterechte straf ervaren worden door personeel)
• Zorgt mogelijk voor meer procedures, juridische geschillen en arbeidsconflicten.
• Geeft stress aan personeel wanneer ze ziek worden

2. Geef een verzuimbonus of ‘niet ziek bonus’

Een verzuimbonus is een extra beloning die je uitkeert als medewerkers in een bepaalde periode minder ziek waren.

Positieve effecten van verzuimbonus:
• Verlaagt grijs en zwart verzuim

Negatieve effecten van wachtdagen:
• Vergroot de kans op roze verzuim
• Zorgt voor meer administratief werk

3. Geef een aantal baaldag(en)

Bijna elke werknemer heeft het weleens, zo’n maandag waarop hij liever niet naar het werk gaat. Zo’n donderdag waarop hij al weekend zou willen hebben, zo’n dag na een moeilijk gesprek thuis of op het werk. Kortom: geen zin om te werken. Dat is plusminus de kernmotivatie om te verzuimen bij zwart-verzuim of grijs-verzuim dat neigt naar zwart.

Vermoed jij dat het zwart en grijs verzuim bij jouw bedrijf hoog is?

Introduceer dan een of meerdere baaldagen en leg ze vast in je arbeidsvoorwaarden. Door medewerkers even de kans te geven om hun batterij goed op te laden kunnen ze de volgende dag weer gemotiveerd aan de slag.

Positieve effecten van baaldagen:
• Toename in gevoel van vrijheid en controle van medewerkers
• Daling van zwart verzuim (en gedeelte van grijs verzuim)
• Helpt (gedeeltelijk) overspanning en burn-outs te voorkomen

Negatieve effecten van baaldagen:
• Nadelig voor planning en deadlines in sommige gevallen

4. Voer een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit en maak een plan van aanpak

Hoewel een Risico Inventarisatie & Evaluatie en plan van aanpak verplicht zijn, lichten we het hier toch toe. Sinds 2021 moet je er een als werkgever hebben en wordt er actiever op gecontroleerd, maar door er meer aandacht aan te besteden maak je direct een groot deel je ziekteverzuim preventiebeleid.

Positieve effecten van RI&E:
• Zorgt voor meer tevredenheid en motivatie van personeel
• Verbetert je bedrijfsimago (mits gedeeld en wanneer er aandacht aan is besteed)
• Verlaagt personeelsverloop
• Vermindert verzuim
• Voorkomt boetes, procedures en claims

Negatieve effecten van RI&E:
• Kost tijd (en mogelijk geld wanneer je ondersteuning vraagt)
• Kost geld voor toetsingen

5. Verbeter je (interne) communicatie

Er liggen bij vrijwel ieder bedrijf of organisatie gemiste kansen als het gaat om communicatie. Dat geldt voor zowel de communicatiestijl als wat er gecommuniceerd wordt. Niet iedereen is even sterk in communiceren en ook bij het interpreteren van informatie gaat het vaak fout. Daarom is het vaak verstandig medewerkers zowel managers als medewerkers een communicatietraining te laten volgen. Dit voorkomt veel conflicten, bevordert de werksfeer en verhoogt de productiviteit. Anderzijds wordt er (onder andere door drukte) vaak te weinig gecommuniceerd. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld niet weten van welke regelingen ze gebruik kunnen maken om hun stress te verminderen, dan zal de stress gelijk blijven of toenemen.

Positieve effecten van betere communicatie:
• Voorkomt conflicten
• Vermindert aantal fouten
• Verbetert samenwerking (in teamprocessen)
• Benut het potentieel van de huidige aanpak en beleid beter

Negatieve effecten van betere communicatie:
• Kosten voor communicatietrainingen

Bonustip: werk aan verzuim en verloop tegelijk door preventie

Het is waarschijnlijk een open deur, maar een groot deel van het zwart-grijze verzuim hangt sterk samen met de motivatie van je medewerkers, dit hangt ook weer samen met je personeelsverloop. Werk dus goed aan preventieve maatregelen rondom tevredenheid en motivatie. Beide kosten bedrijven en organisaties veel geld. Het is daarom ook handig ze beiden in je berekeningen mee te nemen en de effecten van je implementaties rondom werknemersgeluk en preventie te meten.

Hoeveel je ook aan preventie doet, soms worden goede medewerkers ziek. Wat doe je dan?

Wat moet je doen als werkgever wanneer een medewerker ziek wordt?

Je moet de medewerker (minimaal 70% van zijn) loon doorbetalen of dit aanvullen tot op zijn minst het minimuminkomen. Ook moet je als werkgever het “Stappenplan bij ziekte werknemer” van het UWV volgen. Hieronder lees je kort de stappen van dat plan inhouden voor jou als werkgever:

• Dag 1: Meld de medewerker bij bedrijfsarts of arbodienst.

• Week 6: Laat een probleemanalyse opstellen door de arbo- of bedrijfsarts. Organiseer een gesprek voor de medewerker en bedrijfsarts of arbodienst (deze voert een probleemanalyse uit en koppelt deze terug, waarbij hij medische gegevens gescheiden houdt. Een arbo- of bedrijfsarts heeft ook een beroepsgeheim en mag deze informatie niet met jou als werkgever delen.)

• Week 6-8: Maak in uiterlijk week 8 als werkgever een plan van aanpak samen met de medewerker zodat hij kan re-integreren (op basis van het verslag van de probleemanalyse). Ondersteun waar en op welke manier mogelijk de werknemer met re-integreren.

• Week 42: Doe de 42e-weeksmelding. Dit is een aangifte van langdurige ziekte via de Verzuimmelder (UWV) als de medewerker in de 42e week nog niet volledig is gereïntegreerd. Doe dit uiterlijk de eerste werkdag na 42e ziekteweek.

Tip: een vaak gemiste kans bij werken aan de preventie van ziekteverzuim is een arbo of bedrijfsarts inschakelen. Deze artsen zijn uitstekend op de hoogte van de meest recente en meest gehoorde klachten van werknemers. Op basis van deze kennis en ervaring kunnen zij goede richtlijnen bieden om te werken aan een preventiebeleid en concrete preventieve oplossingen.

Veelgestelde vragen door werkgevers over loon bij ziekte

Moet je loon doorbetalen als een medewerker ziek wordt?

Ja, je moet het loon doorbetalen als een medewerker ziek wordt. Er zit wel verschil hoogte van de uitbetaling. Wettelijk gezien moet je minimaal 70% van het loon doorbetalen voor 104 weken (2 jaar) als werkgever. Zit je medewerker met 70% van zijn loon onder het minimumloon? Dan moet je dit aanvullen tot minimaal het voor hem geldende minimumloon (of minimumjeugdloon indien van toepassing). Na 104 weken (jaar 3) hoef je de medewerker over het algemeen geen salaris meer door te betalen als je je als werkgever aan de (re-integratie) afspraken houdt, hij of zij heeft dan mogelijk recht op een WIA-uitkering of WW-uitkering.

Let op: in veel cao’s staat dat (zeker in jaar 1) het doorbetaalde loon bij ziekte 100% is. In het tweede jaar geldt wederom dat je als werkgever minimaal 70% van het salaris moet doorbetalen, maar is er nu een aanvulling nodig tot het minimumloon? Dan kan de medewerker hiervoor een toeslag aanvragen bij het UWV. Als 70% van het loon hoger is dan het minimumloon, dan moet je de 70% van het salaris als minimum uitbetaling aanhouden.

Wat moet ik doen als een medewerker met een flexibel contract ziek wordt?

Als een medewerker met een flexibel contract kortdurend ziek is kan je ervoor kiezen het contract door te laten lopen. Is de werknemer nog geen 2 jaar ziek en stopt zijn tijdelijke dienstverband of de uitzendovereenkomst tijdens de periode waarin hij ziek is? Dan kan je er als werkgever voor kiezen om het contract niet te verlengen. Je hoeft in dat geval het loon niet meer door te betalen.

Attendeer je werknemer er in deze situatie op dat hij een Ziektewet-uitkering kan krijgen via het UWV. Jij moet hiervoor als werkgever de werknemer ziek uit dienst melden bij het UWV op zijn of haar laatste werkdag van het tijdelijke dienstverband. Het UWV is na die dag verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding en re-integratie omdat de medewerker niet meer bij jou in dienst is.

Uitzondering waarbij je in jaar 3 toch moet doorbetalen:

“Vindt UWV dat uw werkgever niet genoeg deed aan uw re-integratie? Dan kan hij een ‘loonsanctie’ krijgen. Hij moet u dan nog maximaal 1 jaar doorbetalen tijdens uw ziekte. U krijgt dan meestal 70% van uw loon.
U doet ander werk voor de werkgever dan u deed voordat u ziek werd. En u sprak met de werkgever af dat u dit werk in de toekomst blijft doen. U kreeg bijvoorbeeld een nieuw contract voor die andere functie. U heeft dan recht op het loon dat hoort bij dat nieuwe werk. In uw contract of cao staat hoeveel loon u moet krijgen. U heeft hier recht op totdat uw contract stopt.
U werkt minder uren dan u deed voordat u ziek werd. En u sprak met de werkgever af dat u dit lagere aantal uren zult blijven werken, bijvoorbeeld 20 uur in de week in plaats van 40 uur. U heeft dan recht op het loon dat hoort bij die nieuwe uren. In uw contract of cao staat hoeveel loon u moet krijgen. U heeft hier recht op totdat uw contract stopt.” Aldus het juridisch loket.

Waarom is het verstandig als werkgever 100% loondoorbetaling bij ziekte te geven in plaats van 70%?

Geldstress en psychische stress kan een goed herstel tegenwerken. Sterker nog, stress kan de klachten juist verergeren, waardoor medewerkers nog langer ziek thuis blijven. Daarom kiezen veel cao-partijen en werkgevers ervoor om 100% van het salaris door te betalen bij ziekte.

Wat zijn de verplichtingen van de medewerker tijdens zijn verzuim?

Een medewerker moet verplicht:
• De verzuimregels ofwel het verzuimprotocol van jou als werkgever opvolgen.
• Zich tijdig ziek melden.

Wat is de medewerker niet aan jou als werkgever verplicht?

• Je iets te vertellen over de oorzaak van de ziekte. (Je mag hier ook niet naar vragen)
• Alsnog naar het werk te komen als jij het vraagt.

Moet een medewerker altijd toegang hebben tot een bedrijfsarts?

Ja, want in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) is vastgelegd dat medewerkers hier het recht toe hebben.

Wat zijn gemiste kansen van werkgevers bij het werken met een bedrijfsarts?

Vaak vergeten werkgevers medewerkers erop te attenderen dat ze gebruik kunnen maken van een open spreekuur van de bedrijfsarts. Deze afspraken zijn volledig anoniem. Het is een gemiste kans voor werkgevers omdat je als werkgever vaak onbedoeld pas te laat signalen opmerkt van werkgerelateerde klachten. Door in te zetten op preventie voorkom je veel kosten en maak je medewerkers gelukkiger, wat weer leidt tot een hogere productiviteit.

Geen zin in gedoe over ziekteverzuim?

Als uitzendbureau werken we actief aan ons werkgeversmerk en het verlagen van verzuim. We bieden werkgevers graag de beste tips en best-practices om verzuim te verlagen, welke je direct kan implementeren op de werkvloer. Maak vrijblijvend kennis of checken de diensten van ons uitzendbureau.

PS. Werk je op dit moment al met een uitzendbureau? Check dan of overstappen naar ons uitzendbureau een goede optie is.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".