Personeel ontslaan: alles wat je moet weten als werkgever

In dit artikel geven we je de belangrijkste informatie over personeel ontslaan als werkgever, van gegronde redenen voor werknemers ontslaan tot valkuilen voorkomen, tips bij de ontslagprocedure en zaken zoals de transitievergoeding en andere kosten rondom ontslag. Ook beantwoorden we veelgestelde vragen van werkgevers rondom het ontslaan van medewerkers. Na het lezen van dit artikel heb jij als ondernemer (of manager) alle informatie die je nodig hebt om het ontslag van een werknemer in goede banen te leiden.

Weinig tijd?

De 5 belangrijkste inzichten uit dit artikel over personeel ontslaan:

  1. Wettelijke gronden: Je kunt een medewerker niet zonder gegronde reden ontslaan. Geldige redenen omvatten onder meer slechte prestaties, bedrijfseconomische omstandigheden of een verstoorde arbeidsrelatie.
  2. Ontslag met wederzijds goedvinden: Dit is vaak de voorkeursmethode omdat het minder kosten met zich meebrengt en conflicten kan vermijden. Beide partijen komen overeen het dienstverband te beëindigen, vaak met een compensatie voor de werknemer.
  3. Ziekte en re-integratie: Het ontslaan van een vaak zieke werknemer is mogelijk, maar alleen onder strikte voorwaarden (en pas na 2 jaar), zoals aantoonbaar nadelige gevolgen voor het bedrijf en het volgen van een juiste re-integratieprocedure.
  4. Kosten van ontslag: Naast de mogelijke transitievergoeding kunnen er ook andere kosten van toepassing zijn, zoals juridische kosten en kosten voor het vervangen van de werknemer. Een goede aanpak van ontslag kan deze kosten verlagen.
  5. Belang van goede documentatie: Een goed bijgehouden personeelsdossier is belangrijk, zowel voor het ondersteunen van de redenen voor ontslag als voor het beschermen tegen mogelijke juridische uitdagingen. Dit dossier moet prestatiebeoordelingen, waarschuwingen en andere relevante communicatie omvatten.

Wat lees je in dit artikel over personeel ontslaan?

• Laten we beginnen bij het begin, wanneer mag je een werknemer ontslaan? 
• Wat moet je als werkgever weten over ontslag met wederzijds goedvinden? 
• Mag je een medewerker die vaak ziek is ontslaan? 
• Hoe verloopt de re-integratieprocedure? 
• Wanneer mag ik een medewerker ontslaan? 
• Wettelijke grondslagen voor ontslag in het kort: 
• Hoe ontsla je een medewerker? 
• Wat kost een medewerker ontslaan? 
• Hoe ziet de ontslagprocedure er uit? 
• Alternatieven van personeel ontslaan 

Laten we beginnen bij het begin, wanneer mag je een werknemer ontslaan?

Mag je een medewerker zonder reden ontslaan?

Nee, je mag geen werknemer ontslaan zonder wettelijk gegronde reden. Het ontslaan van vast personeel is daarom het moeilijkst. Bij een medewerker met flexibele contracten kan je ervoor kiezen om een contract niet te verlengen. Houdt in dat laatste geval wel rekening met de voorwaarden van de WWZ (Wet werk en zekerheid). Zo moet je minimaal 1 maand vooraf aangeven aan je werknemer dat zijn contract niet verlengd wordt. Let op: afhankelijk van de jaren dat een medewerker in dienst is kan dit oplopen tot een minimale opzegtermijn van 4 maanden. Je moet dan dus minimaal 4 maanden vooraf communiceren dat je het contract gaat beëindigen.

Tip: Zeg een tijdelijke bijeenkomst bij voorkeur niet tussentijds op, de medewerker heeft in veel gevallen (tenzij anders vermeldt in het cao/contract) geen recht op WW tot de einddatum van zijn tijdelijke contract. Dit betekent in de praktijk haast ‘vragen om een procedure’.

Mag je een medewerker ontslaan omdat hij zelf weg wil?

Ja, je mag een medewerker ontslaan als hij zelf weg wil. Als jij het eens bent met het vertrek van de medewerker heb je het over ontslag met wederzijds goedvinden. Je ontslaat de medewerker dan met zijn instemming. Om dit te doen maak je een vaststellingsovereenkomst op voor jou en de medewerker. Hier hoeft geen UWV of kantonrechter aan te pas te komen, dat scheelt dus weer kosten.

Ons advies? Als een medewerker aankaart dat hij weg wil, ga er dan altijd mee akkoord. De kosten staan namelijk niet in verhouding tot een ontevreden medewerker die zich ziek meldt en/of ziek uit dienst gaat.

Wil je uit eigen beweging een medewerker ontslaan? Dan komt daar een externe partij bij kijken. Als werkgever krijg je dan een zogenaamde ‘preventieve toets’ van het UWV of de kantonrechter. Een van deze partijen beoordeelt dan of er een redelijke grond is voor het ontslag.

Wat moet er in de beëindigingsovereenkomst staan?

Deze 6 onderdelen moeten opgenomen worden in de beëindigingsovereenkomst:

  1. Namen en adressen van beide partijen.
  2. Duidelijke reden voor de beëindiging van het dienstverband.
    – OF bij wederzijds goedvinden: Bevestig dat er geen dringende reden voor ontslag is en dat het ontslag met wederzijds goedvinden plaatsvindt.
  3. Zorg ervoor dat de reden voor beëindiging duidelijk is en gebaseerd op eerdere gesprekken over prestatieproblemen. Dit moet expliciet vermeld worden in de overeenkomst.
  4. Overeengekomen beëindigingsdatum en datum van de uiteindelijke afwikkeling.
  5. Details over de opzegtermijn, eventuele transitievergoeding, en vakantiedagen.
    – Initieer jij het ontslag als werkgever, dan moet je transitievergoeding berekenen en vermelden.
    – Bij ontslag met wederzijds goedvinden vermeld je de overeengekomen ontslagvergoeding.
  6. Informatie over eventuele resterende verplichtingen van beide partijen.

Teken samen met de medewerker de overeenkomst. Communiceer dat de medewerker twee weken de tijd heeft om eventueel nog terug te komen op de overeenkomst. Communiceer ook dat na deze periode van twee weken de overeenkomst definitief wordt geaccepteerd. In deze periode heeft de werknemer voldoende tijd om de voorwaarden nogmaals door te lezen, zijn overweging te maken en waar hij het nodig acht  juridisch advies in te winnen.

Wat moet je als werkgever weten over ontslag met wederzijds goedvinden?

Dit zijn de belangrijkste zaken om te weten als werkgever rondom ontslag met wederzijds goedvinden:

  1. Definitie en overeenkomst: Wederzijds goedvinden houdt in dat zowel de werkgever als de werknemer akkoord gaan met de beëindiging van het dienstverband. Deze overeenstemming wordt vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst die de details van het ontslag bevat. Deze bespreek je met de medewerker en onderteken je samen. Daarna volgt een heroverwegingsperiode.
  2. Heroverwegingsperiode:
    • De werknemer krijgt 14 dagen de tijd om de overeenkomst te heroverwegen en kan binnen deze periode de overeenkomst zonder opgaaf van redenen ontbinden.
    • Indien de werknemer besluit binnen deze termijn terug te komen op de overeenkomst, wordt deze nietig verklaard.
    • Is deze periode voorbij? Dan treden de juridische binding en voorwaarden in werking.
  3. Juridische binding en voorwaarden:
    • Als de werknemer niet binnen de 14 dagen terugkomt op de overeenkomst, wordt deze na de heroverwegingsperiode juridisch bindend.
    • De werkgever moet de opzegtermijn respecteren bij het bepalen van de einddatum van het dienstverband in de overeenkomst. Als dit niet gebeurt, kan dit invloed hebben op de directe uitkering van de WW-uitkering aan de werknemer.
  4. Financiële overwegingen:
    • Hoewel de werkgever niet wettelijk verplicht is een ontslagvergoeding te betalen, is het gebruikelijk om dit wel te doen als onderdeel van de overeenkomst
    • De werknemer kan na beëindiging van het dienstverband in aanmerking komen voor een WW-uitkering, afhankelijk van bepaalde voorwaarden zoals de naleving van de opzegtermijn.
  5. Vervolgacties:
    • Het is aan te raden om een vervolgafspraak te plannen om eventuele resterende vragen of zorgen te bespreken 3.
    • Alle relevante documentatie en deadlines moeten duidelijk worden gecommuniceerd tijdens dit proces 3.

Deze stappen zorgen ervoor dat het proces van ontslag met wederzijds goedvinden transparant en respectvol verloopt, waarbij zowel de belangen van de werkgever als de rechten van de werknemer worden gewaarborgd.

Geraadpleegde bronnen: UWV, rechtswijzer, ontslag-krijgen, CNV en juridisch platform.

Tips: Over het algemeen is ontslag met wederzijds goedvinden de beste optie voor ontslag. Je kan zelf afspraken maken en hebt geen kosten van derde partijen. Beloon de medewerker voor zijn tijd bij jou, deze kosten hoef je nu niet elders te maken. Het voorkomt in veel gevallen ook dat je op vervelende voet afsluit. In dat geval kan je anders alsnog te maken krijgen met derde partijen, procedures, extra kosten en onrust bij andere werknemers. Je moet dan waarschijnlijk veel meer betalen. Door de werknemer te belonen en op positieve voet af te sluiten laat je aan andere medewerkers zien dat je hen nog steeds dankbaar bent als ze ooit vertrekken. Dat is handig want veel medewerkers zijn standaard sceptisch over hoeveel ze betekenen voor jou als werkgever. Een ‘ontslag’ is dus tevens een unieke kans om te werken aan je employer branding. Vergeet ook niet belangrijke vragen te stellen als een medewerker vertrekt zoals of zijn vertrek voorkomen had kunnen worden, waar hij/zij denkt dat je op het gebied van medewerkerstevredenheid, processen en andere zaken nog winsten kan boeken of kansen laat liggen. Een medewerker die toch al weg gaat spreekt vaak veel opener over deze zaken.

Mag je een medewerker die vaak ziek is ontslaan?

Ja, je mag een medewerker die vaak ziek is ontslaan wanneer het serieuze gevolgen heeft voor jouw bedrijf. Denk hierbij aan dat het werk voor klanten niet gedaan kan worden of het productieproces komt stil te liggen. Dit wordt door het UWV ook wel veelvuldig of frequent verzuim genoemd. Let op: jij mag als werkgever niet de reden zijn dat een medewerker vaak verzuimd, je werkgeverschap en werkcondities moeten dus in orde zijn. Je moet ook kunnen aantonen dat jij al het nodige hebt gedaan om dit te voorkomen en op te lossen.

Beste tips:
1. Ga proactief met je personeel in gesprek over hun tevredenheid over het werk en de arbeidsomstandigheden. Probeer lichte tot stevige veranderingen door te voeren op basis van de feedback die je krijgt. Dit laat medewerkers zien dat jij hen serieus neemt. Hierdoor reken je direct af met een van de meest genoemde redenen voor vertrek en ontevredenheid (namelijk: geen erkenning of waardering voelen als werknemer). Een bonus is dat het verbeteren van deze omstandigheden al goedkoper dan 1-2 medewerkers die ziek uit dienst gaan. Daarnaast laat je, mocht het toch ooit van toepassing zijn, zien dat je actief werkt aan het terugdringen van verzuim.

2. Ga actief in gesprek met medewerkers die vaak verzuimen. Ga bij deze gesprekken er niet ‘met het gestrekte been in’. Dit werkt 100% averechts. Irriteer jij je teveel? Laat een ander dan het gesprek voeren. In dit gesprek ga je op de meest open en empathische manier achterhalen wat de redenen voor het verzuim zijn. Dit doe je niet door vragen als: “Je bent echt veel te vaak ziek, hoe zit dat?”, maar door vragen te stellen op een vriendelijke manier zoals “Goh, ik heb opgemerkt dat je in het afgelopen jaar regelmatig ziek bent geweest. Is daar misschien een reden voor? Gaat alles wel goed thuis en met de kids of ligt het misschien aan iets wat ik doe?” De toonzetting nodigt uit om feedback te geven, hiermee kan jij vervolgens iets doen.

3. Voorkom “drempelverhogend werken”. Het lijkt haast een modewoord “Drempelverhogend werken”, ofwel: de druk houden op iemand die verzuimd om zich niet ziek te melden. Echter is drempelverhogend werken een symptoom van een groter probleem, ontevredenheid op de werkvloer waardoor het verzuim in de eerste plaats ontstaat. Drempelverhogend werken brengt daarnaast veel kosten met zich mee zoals alle telefoontjes, verslaglegging en kosten voor de bedrijfsarts. Het kan een medewerker door een toename in stress letterlijk zieker maken. In veel gevallen is het veel beter en goedkoper om in te zetten op employer branding en medewerkerstevredenheid. Dit verhoogt tevens bewezen de productiviteit van medewerkers, een win-win dus.

Wat heb je nodig om een medewerker die vaak ziek is te ontslaan?

Om een medewerker die vaak ziek is te ontslaan heb je een deskundigenverklaring van het UWV nodig. Er wordt gecheckt of er voldaan wordt aan de onderstaande voorwaarden van het UWV. De rechter beoordeeld deze redenen. Je mag een medewerker ontslaan als:

1. De werknemer regelmatig, maar niet langdurig ziek is.
2. Het niet komt omdat je als werkgever niet zorgt voor goede arbeidsomstandigheden.
3. De werknemer niet binnen 26 weken (in aangepaste vorm) aan het werk kan.

Punt 1 en 2 spreken denk ik voor zich. 3 ziekmeldingen in een jaar is niet frequent, maar pech. Zelfs als die ziekmeldingen weken duren. 30 ziekmeldingen van 2 dagen? Dat is wél frequent.

Maar wat betekent punt 3 voor jou als werkgever? Simpel gezegd, je mag de medewerker wél ontslaan als je verwacht dat het ‘hetzelfde liedje blijft’, terwijl jij er alles aan hebt gedaan om dit te voorkomen. Kan jij de medewerker echter net wat andere taken geven of een beetje met hem meedenken, waardoor de medewerker minder verzuimd? Dan is er geen reden voor ontslag.

Tip: zet liever in op verzuim voorkomen dan oplossen. Verzuim kost geld, ook ontevredenheid kost geld (door lagere productiviteit), dat geldt niet alleen voor de medewerker(s) in kwestie, maar telt door als factor bij al je personeel. Tevredenheid en proactief handelen voorkomt deze kosten en

Mag je een zieke medewerker ontslaan?

Je mag een zieke medewerker pas ontslaan nadat hij twee jaar ziek in dienst is bij jouw bedrijf, waarbij je in die twee jaar alles hebt gedaan om dit op te lossen. In de tussentijd moet jij (een deel van) het loon doorbetalen. Je moet de medewerker op realistische wijze helpen te re-integreren bij jouw bedrijf of als het de wens is van een medewerker, bij een ander bedrijf.

Tip: Voorkom ongemakkelijke situaties. Vraag niet om de medische gegevens of situatie, dit mag je namelijk niet doen als werkgever. Ben er voor de medewerker. De bedrijfsarts mag deze wel verzoeken, maar hij mag ze ook niet afdwingen. De medewerker heeft het recht om zijn gegevens niet te delen.

Hoe verloopt de re-integratieprocedure?

• Meldt als werkgever z.s.m. bij de bedrijfsarts of arbodienst dat je medewerker ziek is.

• Binnen 4 dagen na de ziekmelding geef je dit door aan het UWV t.b.v. de ziektewetuitkering voor de werknemer (als hij hier recht op heeft)

• Binnen 6 weken start je met de aanleg van een re-integratiedossier. Hierin staan de stappen die je samen met de werknemer wilt nemen om hem te helpen te re-integreren. (Let op: Dit is je bewijslast voor later dat jij als werkgever er alles aan hebt gedaan om de medewerker te helpen).

• Binnen 6 weken schakel je de bedrijfsarts in om de medewerker te beoordelen op wat hij wel en niet kan. De bedrijfsarts maakt dan een zogenaamde ‘probleemanalyse’. Hier staat OF de medewerker kan werken, en zo ja, wat realistisch is voor zijn herstel. Houdt hier dus rekening mee bij je re-integratie stappenplan. (Tip: zet liever iets lager in dan het advies, het is beter om een medewerker rustiger zijn uren op te laten bouwen. Doordrukken zorgt juist voor meer stress, een grotere kans op herhaald uitval en het zijn ook minpunten voor je bewijslast op langere termijn wanneer het aankomt op een juridische procedure.

• Vóór week 9 (uiterlijk week 8). Maak een re-integratieplan samen met de werknemer, je hebt dit 2 stappen terug al voorbereid. Tip: laat de medewerker wanneer hij dit wil actief meedenken. Een medewerker is vaker gemotiveerd om zijn eigen plan uit te voeren dan dat van een ander, ook dit verkleint de kans op herhaaldelijke uitval. Is de medewerker te ambitieus? Complimenteer hem dan, maar bescherm hem voor de valkuil van ’te snel willen gaan’. In dit plan moet ook jouw visie staan (ofwel je verwachting) bij de re-integratie.

Extra tip: laat ook je medewerker zijn visie opschrijven, vraag hem wat hij graag wil bereiken en wat hem de beste aanpak lijkt. Aan een gezamenlijk doel werken geeft een wederzijdse commitment, hiermee valideer je ook of jullie verwachtingen overeenkomen. Is dat niet het geval? Dan is het beter om je aanpak bij te sturen, zo vergroot je het succes dat de medewerker succesvol re-integreert. Hij is tenslotte degene die moet re-integreren.

• Na 6 weken voer je iedere 6 weken een voortgangsgesprek met je medewerker en leg je hier verslag van, weest objectief en zorg dat de werknemer dit verslag ook ondertekent.

• Week 42: meldt de medewerker als hij nog ziek is als langdurig ziek bij het UWV via de verzuimmelder.

• Week 44: Je ontvangt van het UWV een bevestiging en krijt informatie over de activiteiten die ondernomen moeten worden in het tweede ziektejaar.

• Week 91: Je werknemer moet een WIA-aanvraag indienen bij het UWV als de terugkeer naar werk niet lukt, het UWV beoordeelt dit.

• Na 1 jaar: Evalueer samen met de medewerker de gemaakte stappen. Stuur het plan van aanpak in samenspraak met de medewerker bij waar nodig.

• Na ruim 1.5 jaar: Als de medewerker op dit punt (nog) niet volledig aan het werk is, dan vul je samen met hem de eindevaluatie in voor de re-integratie. Deze evaluatie voeg je bij in het re-integratieverslag. Dat verslag wordt namelijk gebruikt voor de beoordeling van een mogelijke WIA-uitkering aanvraag van de werknemer.

In het re-integratieverslag voeg je als werkgever deze 5 documenten toe:

1. Probleemanalyse en eventuele bijstellingen (bijstelling probleemanalyse)
2. Re-integratie plan van aanpak
3. (Eerstejaars)evaluatie
4. Actueel oordeel bedrijfsarts of arbodienst
5. Eindevaluatie

De medewerker moet zelf actief meewerken aan zijn re-integratie. Let op: geeft een bedrijfsarts bijvoorbeeld aan dat de werknemer in de eerste 12-18 weken nog niet klaar is voor re-integratie? Voorkom dan dat je druk legt op de medewerker, dat werkt juist averechts. Het wil niet zeggen dat de medewerker ‘niet wil’, maar simpelweg om welke medische reden dan ook nog niet klaar voor is. Hoe frustrerend het ook voor een werkgever moge zijn, besef je dat ziek zijn of arbeidsongeschikt voor een medewerker een nog grotere impact heeft op de (mentale gezondheid van de) medewerker zelf. Het advies van de arts blijft daarnaast natuurlijk ook leidend.

Je weet nu wat je kan doen als een medewerker vaak ziek is, ziek wordt of zelf wil vertrekken. Dit zijn veelvoorkomende situaties voor ontslag. Toch zijn er ook andere redenen. Misschien frustreer jij je omdat de medewerker niet goed presteert, liggen jullie vaak met elkaar overhoop of zit je momenteel in financieel zwaar weer.

Moet je een langdurige zieke medewerker een transitievergoeding betalen?

Ja, je moet een langdurige zieke medewerker nog steeds een transitievergoeding betalen als werkgever. Wel is het zo dat je mogelijk in aanmerking komt voor de “compensatie transitievergoeding” van het UWV. Je moet deze dan wel betalen, maar kan de vergoeding terugkrijgen. Dit is een (kleine) compensatie voor het doorbetalen van loon tijdens ziekte.

Hoe bereken je de transitievergoeding voor de medewerker die je ontslaat?

Je berekent de transitievergoeding door de uitkomsten van deze 3 formules bij elkaar op te tellen:

  1. Vermenigvuldig het aantal dienstjaren maal 1/3 van de hoogte van een maandsalaris.
    Voorbeeld: maandsalaris = €3.000,-, aantal jaren in dienst 5. Dus 5 x €3.000,- x 1/3 = €5.000,-.
    Bereken niet volledig gewerkte jaren naar rato. Bijv. 10 van de 12 maanden = 10/12 x €3.000,- x 1/3 = €833,33
  2. 1/36 maandsalaris voor de resterende volle maanden van tot het einde van het dienstcontract.
    Voorbeeld bij nog 3 maanden dus: €3.000 x 3 x 1/36 = €250,-
  3. 1/1095 maandsalaris voor eventueel resterende dagen.
    Voorbeeld wanneer er bijvoorbeeld nog 4 extra dagen zijn: €3.000 x 4 x 1/1095 = €10,96

Belangrijk informatie voor werkgevers over de transitievergoeding

  • Definitie en recht op transitievergoeding:
    Werknemers hebben recht op een transitievergoeding, ook bekend als ’transitievergoeding’, wanneer hun arbeidscontract wordt beëindigd door jou als werkgever of na afloop van een tijdelijk contract. Deze vergoeding is bedoeld om de financiële impact van het baanverlies te verzachten en de overgang naar een nieuwe baan te ondersteunen.
  • Berekening van de transitievergoeding:
    De transitievergoeding wordt berekend op basis van het maandsalaris en de duur van het dienstverband. Specifiek, 1/3 van het maandsalaris per volledig dienstjaar, 1/36 van het maandsalaris voor de resterende volle maanden, en 1/1095 van het maandsalaris voor eventueel resterende dagen.
    Het maximumbedrag voor de transitievergoeding is € 94.000 of het jaarloon. Dit is afhankelijk van wat hoger is, verdiende een medewerker per jaar bijvoorbeeld €104.000,-? Dan moet je dat bedrag aanhouden als maximum.
  • Uitzonderingen en specifieke voorwaarden:
    • Je bent als werkgever de werknemer geen transitievergoeding verschuldigd als:
    – Het ontslag van de werknemer het gevolg is van ernstig wangedrag
    – De werknemer jonger dan 18 jaar is en gemiddeld minder dan 12 uur per week werkte
    – De werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt.
    – As je door faillissement de deuren moet sluiten als de werkgever ben je de medewerker geen transitievergoeding verschuldigd.
    – Als de beëindiging van het contract geregeld wordt met wederzijds goedvinden, is er eveneens geen transitievergoeding verschuldigd. (Let er dan wel op dat je de medewerker een degelijke ontslagvergoeding biedt)
    • Je kan als werkgever de transitievergoeding in termijnen betalen binnen een periode van maximaal zes maanden. Dit is van toepassing wanneer je niet in staat zijn het volledige bedrag ineens te voldoen.

Wanneer mag ik een medewerker ontslaan?

Dit zijn alle geldige redenen voor ontslag op een rij:

1. Vanwege bedrijfseconomische redenen.

Onder bedrijfseconomische redenen voor ontslag vallen:

• slechte financiële situatie van een bedrijf;
• structurele werkvermindering of omzetvermindering binnen een bedrijf;
• bedrijfsorganisatorische redenen (bijvoorbeeld reorganisaties);
• beëindiging van (een deel van) de activiteiten van een bedrijf;
• technologische veranderingen, zoals automatisering van werkzaamheden;
• bedrijfsverhuizing.”

Let op: bij bedrijfseconomische redenen moet je als werkgever eerst ingehuurd personeel zoals uitzendkrachten en ZZP’ers ontslaan. Dit is een regel die zorgt voor extra veiligheid voor vaste werknemers.

Andere regels bij bedrijfseconomisch ontslag

Je moet als werkgever een ontslagvolgorde voor je personeel aanhouden met een afspiegelingsbeginsel, payrollmedewerkers worden hierin ook meegeteld als medewerkers.

“Huh, wat?” Het klinkt moeilijker dan het is. Het betekent letterlijk dat je medewerkers in een bepaalde volgorde ontslaat, en ‘evenveel van ieder’. Dat beschermt wederom de eerlijke kansen van je personeel. Dit is met name relevant wanneer je te maken krijgt met collectief ontslag (het moeten ontslaan van 20 of meer medewerkers binnen een tijdsbestek van 3 maanden).

De ontslagvolgorde werkt zo.

Je ontslaat medewerkers in deze volgorde:
• AOW-gerechtigden
• Oproepkrachten
• Werknemers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst met een loop van nog maximaal 26 weken

Wanneer de flexibele krachten en AOW-gerechtigden al ontslagen zijn, moet je in de vorm van een afspiegelingsbeginsel ontslaan.

Dat wil zeggen: je verdeelt het ontslag op gelijke wijze onder je personeel. Dat betekent een zoveel mogelijk evenredig aantal mensen van de vergelijkbare functies. Personeel dat als laatste is aangenomen, wordt nu als eerste ontslagen. Dit beschermt de medewerkers het langst bij je werken. Dat is eigenlijk goed, want ze werken er waarschijnlijk het langst met een reden. Het zijn loyale werknemers.

De verdeling is dus een evenredig ontslag over volgende leeftijdsgroepen, waarbij steeds ‘de laatst aangenomen medewerker’ als eerst ontslagen wordt. Dit zijn de leeftijdsgroepen die je moet hanteren:

• 15 tot 25 jaar.
• 25 tot 35 jaar.
• 35 tot 45 jaar.
• 45 tot 55 jaar.
• 55 jaar en ouder.

Voorbeeld: Stel dat je maar 3 medewerkers hoeft te ontslaan dan is er dat dus 1 tussen 15 en 25 jaar, 1 tussen de 25 en 35 jaar en 1 tussen de 35 jaar. Moet je 10 medewerkers ontslaan? Dan zijn het er 2 uit elke leeftijdsgroep. Wanneer je slechts enkele mensen hoeft te ontslaan beschermt dit in veel gevallen oudere medewerkers die wellicht meer moeite hebben met aan een baan komen.

Mag je afwijken van het afspiegelingsbeginsel?

Ja, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. Dit zijn de regels van Rijksoverheid rondom het afwijken van het afspiegelingsbeginsel:

• het bedrijf of bedrijfsvestiging gaat sluiten;

• er een unieke functie komt te vervallen. Dat is een functie die alleen door 1 werknemer wordt ingevuld;

• er een categorie uitwisselbare functies in zijn geheel komt te vervallen;

• dit in de cao staat. Het afspiegelingsbeginsel uit de cao wordt dan gebruikt.

In een aantal bijzondere situaties kan de werkgever van het afspiegelingsbeginsel afwijken:

• Werkgevers kunnen een beroep doen op de hardheidsclausule als zij werknemers onder toezicht en leiding van een derde laten werken. De hardheidsclausule geeft de mogelijkheid om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. Dit kan alleen als het toepassen van het afspiegelingsbeginsel tot de volgende situatie leidt:
bij de opdrachtgever moet een uitzendkracht worden geruild voor een andere uitzendkracht. Maar de opdrachtgever wil de uitzendkracht die al bij hem werkt niet kwijt.

• Als een werkgever een onmisbare werknemer heeft. Dit is een werknemer met kennis en bekwaamheden die belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf. In zijn plaats moet een andere werknemer voor ontslag worden voorgedragen. De werkgever moet stukken toevoegen bij de ontslagaanvraag waaruit dit blijkt.

• Bij een werknemer met een ziekte of handicap die hierdoor zijn werk niet of minder kan doen.

• Als voor een werknemer een opzegverbod geldt. In dat geval mag de werkgever deze werknemer overslaan. Ook al komt hij volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking. Binnen dezelfde leeftijdsgroep wordt dan de eerstvolgende werknemer voor ontslag voorgedragen.

• Als de werkgever een werknemer wil ontslaan voor wie de loonkostensubsidie is vervallen.

Ook wanneer er in een CAO expliciet ander regels vermeldt staan mag er afgeweken worden. Je mag als werkgever 10% afwijken van het afspiegelingsbeginsel als dit erin is opgenomen. Ook de ontslagvolgorde mag anders zijn als dit in het CAO staat. Dat moet dan wel eerst voorgelegd en vastgelegd zijn door een onafhankelijke en onpartijdige cao-commissie.

Voor uitzendkrachten specifiek geldt een ander soort redelijke grond voor ontslag.

” Bij het beëindigen van een inleenopdracht, bestaat een redelijke grond voor opzegging van de arbeidsovereenkomst wegens bedrijfseconomische omstandigheden, indien aannemelijk is dat de werknemer niet binnen de periode van 26 weken, bedoeld in artikel 669, derde lid, onderdeel a, van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, bij die derde dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden zal kunnen verrichten en de uitzendwerkgever zich gedurende een periode gelijk aan de redelijke termijn, bedoeld in artikel 10, heeft ingespannen om de werknemer te herplaatsen in een passende functie.” Aldus wettten.overheid.nl

Voor payrollmedewerkers zijn er nog wat meer haken en ogen, bekijk ze in de wet Ontslagregeling.

2. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid.

Hopelijk is je zieke medewerker na twee jaar weer gereïntegreerd, is dat niet het geval? Dan kan je na 2 jaar in overleg met de medewerker een ontslag met wederzijds goedvinden een optie. Lukt dat niet? Dan zal je een ontslagvergunning bij het UWV moeten aanvragen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer een medewerker in de komende 26 weken zijn (aangepaste) werk nog niet kan uitvoeren.

Let op: heb je niet genoeg gedaan om de medewerker te laten re-integreren? Dan kan je een loonsanctie opgelegd krijgen.

3. Bij een bedrijfsovername.

In sommige gevallen mag je bij een bedrijfsovername personeel ontslaan, maar niet ‘zomaar’. In dit blog over wat er gebeurt met je personeel bij een bedrijfsovername gaan we er dieper op in.

4. Bij een reorganisatie.

Bij een reorganisatie mag je medewerkers ontslaan, maar ook hier moet je voldoen aan bepaalde regels en voorwaarden. Dit mag wanneer je bedrijfseconomische redenen kan aanvoeren.

5. Wanneer je bedrijf gaat sluiten.

Ook wanneer je bedrijf ophoudt met bestaan mag je personeel ontslaan. Dit doe je middels een ontslagaanvraag bij het UWV via een ontslag op basis van bedrijfseconomische redenen. De werknemer heeft dan wel recht op een transitievergoeding omdat jij het ontslag initieert. Let op, dit geldt bij het stoppen van je bedrijf niet bij het verkopen ervan (bedrijfsovername).

6. Bij frequent verzuim (veelvuldig kortdurend zieke medewerker)

Bij frequent verzuim mag je een medewerker ontslaan. Hier hebben we aan het begin van dit artikel al uitgebreid bij stilgestaan.

7. Bij het niet functioneren van een medewerker

Wanneer een medewerker niet (goed) functioneert kan dat een gegronde reden zijn voor ontslag. Let op: je moet dan wel aantonen dat je de medewerker genoeg ruimte en tijd hebt gegeven om verbetering te laten zien. Moet de medewerker andere skills aanleren? Dan moet je hem daar handvatten zoals training voor hebben aangeboden. Lukt dat niet? Dan moet je ook waar mogelijk vervangend werk hebben geboden. Lukt dat allemaal niet? Dan is het een gegronde reden voor ontslag.

8. De medewerker misdraagt zich (onbehoorlijk gedrag)

Als een medewerker zich misdraagt wordt dat ook wel verwijtbaar gedrag of verwijtbare nalatigheid genoemd. Bijvoorbeeld als een medewerker bewust afspraken met klanten niet nakomt, contracten niet nakomt, informatie naar buiten brengt die hij niet naar buiten mag brengen, papieren en diploma’s vervalst, dronken of onder invloed van drugs op het werk komt, jou als werkgever of collega’s bedreigt of simpelweg anderen in gevaar brengt door zijn gedrag. In deze situaties mag je de medewerker ontslaan.

9. De medewerker heeft ernstige gewetensbezwaren

Als jouw medewerker vanwege zijn geloof of geweten écht niet bepaalde werkzaamheden wil uitvoeren, dan moet je hem passende vervangende werkzaamheden bieden. Wanneer hij ook dat niet wil en er geen ander werk is, dan kan dit een gegronde reden voor ontslag van de werknemer zijn.

10. Bij een verstoorde arbeidsrelatie

Soms kan je echt niet meer met een medewerker door een deur. Het kan ook zijn dat een medewerker vaak conflicten heeft met een of meerdere andere collega’s of leidinggevenden. Natuurlijk probeer je deze problemen eerst op te lossen en erover te praten, komen jullie er samen echt niet uit? EN is de arbeidsrelatie op geen enkele wijze meer te redden? Dan is dit een geldige reden voor ontslag.

11. Bij illegaal verblijf of opname in de gevangenis van de medewerker. 

Verblijft je medewerker op illegale wijze in Nederland of komt hij in de gevangenis te zitten? Dan zijn dat gegronde redenen voor ontslag.

Tot slot is er ook nog zoiets als een combinatie van ontslagredenen. Je mag de medewerker ontslaan bij een combinatie van ontslagredenen. Bedrijfseconomische redenen, langdurige ziekte en ernstige gewetensbezwaren van de medewerker mogen daarbij niet meetellen.

Minstens even vaak hebben werkgevers de vraag wanneer mag ik medewerkers niet ontslaan?

Wanneer mag je een medewerker niet ontslaan?

• Tijdens de eerste 2 jaar dat hij ziek of arbeidsongeschikt is;
• Wanneer je als werkgever tijdens de eerste 2 jaar dat de medewerker ziek is te weinig hebt gedaan aan de re-integratie van de medewerker.
• Als een medewerker zwanger is of met bevallingsverlof;
• In de eerste 6 weken na het bevallingsverlof van de werkneemster;
• In de eerste 6 weken na een arbeidsongeschiktheid die het gevolg is van zwangerschap of bevalling;
• Als de medewerker lid is van de ondernemingsraad, vaste commissie van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
• Wanneer hij zijn dienstplicht moet vervullen in zijn land van herkomst;
• Op basis van zijn godsdienst, ras, geslacht, leeftijd, handicap (discriminatie);
• Omdat de medewerk(st)er ouderschapsverlof wil opnemen;
• Omdat de werknemer lid is van een vakbond;
• Omdat de medewerker lid is van een bepaalde politieke organisatie;
• Omdat je het bedrijf laat overnemen;
• Omdat de werknemer niet op zondag wil werken.

Om het in het kort samen te vatten zijn dit de belangrijkste highlights die je moet weten over ontslag vanuit een juridisch perspectief, daarna gaan we over op ‘hoe je ontslag aanpakt als werkgever’. Dat begint bij een goed personeelsdossier opbouwen.

Wettelijke grondslagen voor ontslag in het kort:

  1. Ontslagprocedures:
    • Kantonrechterprocedure: Deze procedure is van toepassing bij ontslagen om andere redenen dan economische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid.
    • UWV-procedure: Geschikt voor ontslagen vanwege economische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid. Deze procedure vereist goedkeuring van UWV voor de beëindiging van het arbeidscontract.
  2. Directe beëindiging:
    • Een werkgever kan het contract met onmiddellijke ingang beëindigen als er sprake is van een dringende reden, zoals ernstig wangedrag van de werknemer.
  3. Bescherming van werknemers:
    • Er zijn specifieke situaties waarin een werkgever een werknemer niet mag ontslaan, zoals tijdens ziekte, zwangerschap, bevallingsverlof, of binnen twee jaar na het ziek worden.
    • Uitzonderingen op dit ontslagverbod zijn onder meer ernstig wangedrag, proeftijd, en wanneer het bedrijf ophoudt te bestaan.
  4. Regels bij economische Redenen:
    • Bij ontslag om economische redenen moet een werkgever eerst de contracten met externe werknemers en flexwerkers beëindigen.
    • De leeftijdsstructuur van de werknemers in de betreffende afdeling moet in acht worden genomen.
    • Er moeten inspanningen worden gedaan om de getroffen werknemers te herplaatsen binnen het bedrijf.

Deze wettelijke grondslagen bieden een kader voor werkgevers die een werknemer moeten of willen ontslaan, waarbij respect voor de rechten van de werknemer centraal staat. Het begrijpen en correct toepassen van deze regels is cruciaal om het ontslagproces rechtvaardig en volgens de wet te laten verlopen.

Geraadpleegde bronnen: UWV en rijksoverheid.

Hoe ontsla je een medewerker?

Een medewerker ontsla je op basis van een wettelijk gegronde reden. Dit doe je middels ontslag op staande voet (in uitzonderlijke situaties zoals diefstal of fraude), via ontslag met wederzijds goedvinden in overeenstemming met de medewerker of via het UWV of de kantonrechter. Wanneer het ontslag loopt via het UWV of de kantonrechter is het belangrijk dat je een goed personeelsdossier van de medewerker hebt opgebouwd. Ook is het belangrijk dat jij als werkgever laat zien dat je er alles aan gedaan hebt om dit te voorkomen. Je kiest dus bij voorkeur voor ontslag met wederzijds goedvinden, kom je er samen niet uit? Dan

Waarom moet je als werkgever een personeelsdossier opbouwen?

In essentie helpt een personeelsdossier je als over medewerkers geordend bij elkaar te houden. Je kan hierdoor ook goed meten wat de prestaties van een werknemer zijn én hoe hij presteert ten opzichte van een eerdere periode. Wanneer een medewerker plots minder presteert kan dat een signaal zijn dat het thuis even niet lekker gaat. Het is dan zinvol om persoonlijke aandacht aan de medewerker te besteden. Wellicht kan jij hem helpen, waardoor zijn productiviteit ook weer stijgt. Is de medewerker juist vooruitgegaan? Complimenteer hem! Het lijkt zo simpel, maar juist daarom wordt het vaak vergeten. Het missen van erkenning en waardering is echter een van de grootste redenen waarom medewerkers vertrekken of slechter presteren. Met een welgemeend compliment maak je dus een medewerker blij, je motiveert hem om zijn best te blijven doen (of zelfs nog meer zijn best te doen) én je dringt het personeelsverloop ermee terug. In vervelende situaties wanneer het aankomt op ontslagprocedures kan een goed personeelsdossier ook doorslaggevend zijn bij het winnen van een rechtszaak. Zorg daarom ook dat je bij elk gesprek beide de documenten tekent. Geef tijdens evaluatiegesprekken waar nodig duidelijke en meetbare verbeterpunten aan, stel deze vast in overleg met de medewerker.

Waarom een ontslagdossier opbouwen?

Wanneer het op juridische ontslagprocedures aankomt heb je als werkgever een gegronde reden nodig om je personeel te ontslaan. Om die reden te onderbouwen heb je harde bewijzen nodig. Dat kan bewijs zijn van ernstige misdragingen, frequent verzuim, van voortdurende slechte prestaties of het niet meewerken aan een oplossing. Bij misdragingen heb je bijvoorbeeld bewijs in de vorm van opnames of ondertekende rapporten nodig. In de praktijk krijg je echter vaker te maken met slechte prestaties of een hoog verzuim.

In het geval van slechte prestatie moet jij als werkgever ook bewijs leveren. Zo moet je aantonen dat:
• Het ontslag van de medewerker onvermijdelijk was
• De medewerker herhaalde redelijkerwijs gestelde regels en voorwaarden niet gevolgd heeft
• Dat de werknemer voldoende eerlijke kansen heeft gehad om zijn prestaties te verbeteren (meestal doormiddel van tijd, plus concrete verbeterpunten, in sommige gevallen door het bieden van training, bijvoorbeeld als het gaat om competenties)
• Dat de wanprestaties van een medewerker niet te verwijten zijn aan slechte werkgeverschap (bijvoorbeeld slechte arbeidsomstandigheden, mismanagement of pesterijen).

Wat is het verschil tussen een personeelsdossier en ontslagdossier?

Het verschil tussen een personeelsdossier en ontslagdossier is dat je een personeelsdossier continu opbouwt, een ontslagdossier bouw je gericht op voor het ontslag, maar het personeelsdossier is daar een onderdeel van.

Een korte verduidelijking: het opbouwen van een personeelsdossier is iets wat je als werkgever doorlopend hoort te doen. Met dit dossier houd je op objectieve wijze zicht op de ontwikkeling en prestaties van medewerkers.

Waar bestaat een goed personeelsdossier uit?

Dit zijn de belangrijkste componenten en overwegingen voor het samenstellen van een goed dossier:

  1. Persoonlijke gegevens:
    • Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat.
    • Bank- of gironummer, motivatiebrief, cv, kopieën van diploma’s, kopie van identiteitsbewijs, burgerservicenummer, en werkvergunning (indien van toepassing).
  2. Werkdetails:
    • Arbeidsovereenkomst met schriftelijke voorwaarden, aanstellingsbrief.
    • Werkuren, ondertekende huisregels, beleid voor vakantie en verlof, en pensioenvoorzieningen.
  3. Prestaties:
    • Functieomschrijving, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
    • Promoties, afspraken over trainingen, berispingen en waarschuwingen.

in veel gevallen vormt je personeelsdossier het grootste onderdeel van een ontslagdossier. Het verschil is dat je aan je ontslagdossier gericht verslaglegging en bewijzen toevoegt. Dit zijn zaken met betrekking tot de gegronde redenen om een medewerker te ontslaan. Denk hierbij aan screenshots van mails en Whatsapp gesprekken, tussentijdse door beide partijen ondertekende verslaglegging van bijvoorbeeld een ordegesprek n.a.v. bepaalde problemen of incidenten. Ook kunnen eventuele ondertekende klachtmeldingen van ander personeel (bij bijvoorbeeld ongewenst of intimiderend gedrag) aan HR worden toegevoegd.

Tips bij het opbouwen van een dossier:

• Maak de voortgang van werknemers meetbaar in een functionerings-gesprekformulier. Druk wat je kan uit in cijfers, gebruik een Likert-schaal (1-5, 1-7 of 1-10) of ander puntensysteem. Laat de medewerker vooraf zijn scores invullen, vul zelf zijn scores ook vooraf in en bespreek deze. Zo maak je de voortgang meetbaar, dit maakt het makkelijker concrete afspraken te maken en de ontwikkeling van de werknemer bij te houden.
• Maak doelen en verwachtingen van de medewerker tot aan zijn volgende gesprek (bijvoorbeeld het beoordelingsgesprek) realistisch en meetbaar. Ofwel: maak de verwachtingen SMART (Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdsgebonden). Zo laat je zien dat je verbeterpunten m.b.t. de prestatie van de werknemer objectief meet en hem de kans geeft realistische verbeteringen te laten zien. Zorg wel dat je waar nodig ook ondersteuning biedt. Bijvoorbeeld: maakt een medewerker veel fouten in het werken met scanners? Zorg dat hij hier begeleiding, uitleg of een cursus voor krijgt, leg hier verslag van, toets tussentijds of deze ondersteuning voldoende is of wat de medewerker zelf aangeeft nog nodig te hebben om zijn verwachting waar te kunnen maken.
• Bied de mogelijkheid tot een tegenverslag. Als je objectief verslag legt van het gesprek zal een medewerker zelden gebruik willen maken van een tegenverslag, maar wanneer een medewerker het niet eens is met jouw verslaglegging kan je hem hier beter proactief de ruimte voor bieden.
• Bespreek niet alleen de medewerker, maar ook hoe de medewerker jou, zijn leidinggevenden, collega’s en de arbeidsomstandigheden ervaart. Zo houd je zicht op wat er speelt op de werkvloer. Voer waar nodig veranderingen door. Het is wel belangrijk dat je wat doet met deze aangedragen verbeterpunten. Jouw verbeteringen laten zien dat je de medewerker erkent, waardeert en serieus neemt. Je verhoogt de tevredenheid van de medewerker(s) door in actie te komen en mocht het ooit aankomen op een juridische procedure? Dan is het een sterk punt dat je kan laten zien dat je proactief werkt aan feedback verzamelen en verbeteringen doorvoeren. Let op: leg ook verslag van de verbeteringen die je hebt doorgevoerd.
• Bespreek het verzuim van een medewerker. Stel je empathisch op, vraag niet inhoudelijk naar de medische klachten. Vraag wel of het mogelijk werk-gerelateerd is en wat jij kan doen dat hem zou helpen. Bijvoorbeeld: minder uren, minder overwerk, verandering in taken of arbeidsomstandigheden.
• Let op de privacy tijdens en na je verslaglegging. Een open deur, maar laat de beoordelingen niet slingeren op een bureau. Vermijd dat deze onnodig gemaild worden. Er zijn ook beveiligde LMS (Learning Management Oplossingen) die je kan gebruiken. In deze online tools kan je vaak ook makkelijker de voortgang van de medewerker analyseren.
• Wijs een medewerker nooit alleen op zijn fouten, complimenteer hem ook voor wat hij goed doet. Bij herhaaldelijke fouten is een medewerker zich daar waarschijnlijk al van bewust. Hamer dus niet op de gemaakte fouten, maar steek liever in op: “Heb je een idee waar dit aan ligt? Heeft het iets te maken met het werk of thuis? Wat heb je nodig om deze cijfers te verminderen? (bijv. uitleg, training, begeleiding of waar mogelijk een andere passende taak ter vervanging.)
• Voorkom dat personeelsdossiers gemaild worden i.v.m. privacy.
• Betrek liever minder dan meer mensen bij het opbouwen van een personeelsdossier.
• Vraag niet om medische gegevens (dat mag wettelijk gezien niet).

Documentatie en compliance van een personeelsdossier

  • Verzamelen van bewijs voor onderprestatie en het creëren van een verbeterplan: Het is belangrijk om concrete voorbeelden van onderprestatie vast te leggen en een duidelijk plan voor verbetering op te stellen met bijbehorende SMART-doelen.
  • Gestructureerde gesprekken voeren: Houd rekening met de tips hierboven. Zorg ervoor dat de werknemer de verwachtingen, de volgende stappen en mogelijke consequenties begrijpt.
  • Privacy en regelgeving: Zorg ervoor dat het dossier voldoet aan de privacy- en arbeidswetgeving in Nederland. Dat betekent dus géén verslaglegging van medische gegevens en zorgen dat het dossier alleen toegankelijk is voor degene waar het voor bedoeld is. Dit beschermt zowel jou als werkgever als de werknemer juridisch.

Wat zijn de voordelen van een goed opgebouwd personeelsdossier?

Dit zijn drie voordelen van een goed personeelsdossier:

  1. Juridische bescherming: Een goed gedocumenteerd personeelsdossier biedt juridische bescherming voor zowel werkgevers als werknemers en is belangrijk bij eventuele geschillen. Het laat zien dat jij voldoet aan de gestelde arbeidswetten.
  2. Beoordeling van prestaties: Dossiers vergemakkelijken de beoordeling van prestaties en het geven van feedback. Het helpt bij het identificeren van sterke punten van een medewerker, wat handig is om doorgroeimogelijkheden te toetsen of rekeningen mee te houden in de planning. Anderzijds maakt het ook verbeterpunten ten behoeve van de prestaties meetbaar.
  3. Opvolgingsplanning: Inzichten uit het dossier over vaardigheden en ervaringen van medewerkers ondersteunen werkgevers bij opvolgingsplanning. Ofwel: het uitrollen van je eigen verbeteringen en het toetsen van de punten waar de medewerker aan werkt. Zorg dat je tussentijds regelmatig toetst. “Ik heb hem een half jaar gegeven om verbetering te laten zien” zonder dat je ondersteuning geboden hebt of sturing hebt gegeven in de tussentijd, is geen sterk argument in een procedure.

Besef dat een goed up-to-date personeelsdossier de verantwoordelijkheid is van jou als werkgever. Zorg er daarom voor dat alle relevante informatie, zoals afspraken en verslaglegging van prestatiebeoordelingen, correct worden bijgehouden en regelmatig worden bijgewerkt. Plan waar nodig tussentijdse gesprekken vooruit. Bijvoorbeeld 2 weken na het gesprek, 1 maand na het gesprek, 3 maanden na het gesprek en 6 weken voor het volgende gesprek. Gaat alles goed? Dan kunnen de gesprekken kort zijn. Door deze gesprekken help je de medewerker om zijn doel te bereiken. Anderzijds dek je jezelf ook in voor een mogelijke procedure.

Hoe goed jij en de medewerker ook je best hebben gedaan om ontslag te voorkomen, soms is er geen andere oplossing. Bijvoorbeeld omdat de medewerker geen verbetering laat zien of toch uit eigen beweging weg wil. Probeer in dat geval eerst te sturen op ontslag met wederzijds goedvinden. Je hebt dan geen UWV en kantonrechter nodig, dat scheelt veel kosten. Je hoeft ook geen transitievergoeding te betalen als de medewerker zelf weg wil, wel spreek je een ontslagvergoeding af.

Wat kost een medewerker ontslaan?

De kosten voor het ontslag per werknemer variëren enorm. Dit kan verschillen van enkele duizenden euro’s tot ruim over een ton (€100.000,-). Zo is de transitievergoeding 1/3 maand voor elk gewerkt jaar, welke sinds 1 januari 2024 kan oplopen tot €94.000,-. In een slecht geval betaal je als werkgever dus €94.000,-, plus de kosten voor een lange procedure (griffierecht, advocatenkosten, mediation-kosten), de eindafrekening (zoals vakantiegeld, pensioen en bonussen), salariskosten tijdens de procedure en de indirecte kosten zoals je eigen uren en het werven van nieuw personeel, plus inwerken van vervangend personeel. Waneer een medewerker vertrekt met veel ‘bombarie’, kan dit ook zijn weerslag hebben op de motivatie, betrokkenheid en tevredenheid van je overige personeel. Wat weer kan doorwerken op de productiviteit en andere onzichtbare kosten.

Tip: een transitievergoeding mag je gespreid betalen over een periode van 0 tot 6 maanden.

Hoe kan je de kosten van het ontslaan van personeel verlagen?

In essentie door twee dingen: 1. je personeelsverloop terugdringen (lees hier meer) en 2. per ontslag van een individuele werknemer.

De goedkoopste optie is een medewerker ontslaan met wederzijds goedvinden. Dit kost jou als werkgever slechts enkele duizenden tot tienduizenden euro’s.

Wanneer je er samen niet uitkomt is je beste optie de procedurekosten zo laag mogelijk te houden. De grootste kostenposten zijn je eigen tijd, de adviseur-/advocatenkosten en de tijd dat je een medewerker zijn salaris moet doorbetalen tijdens de procedure. Daarom is vroeg schikken in bijna alle gevallen goedkoper dan verder procederen.

Tip: Komt het aan op een procedure? Houd deze zo kort mogelijk.

Hoe ziet de ontslagprocedure er uit?

De ontslagprocedure in 10 stappen:

  1. Houd een personeelsdossier bij. Dit is stap 1, maar iets wat je doorlopend doet.
    Tip:
    • Wees er op tijd bij. Zorg voor naleving van de wettelijke kennisgevingstermijnen, waarbij de duur afhankelijk is van de lengte van het dienstverband van de werknemer. De minimale kennisgevingstermijn is altijd één maand en kan oplopen tot 4 maanden afhankelijk van de opgebouwde dienstjaren, ongeacht de aftrek van de proceduretijd bij het UWV.
  2. Plan en voer het ontslaggesprek. Probeer er altijd eerst uit te komen met een ontslag met wederzijds goedvinden, waarbij je de medewerker jouw gemaakte vaststellingsovereenkomst laat tekenen (pas deze evt. aan op basis van de feedback van de medewerker). Eindig het gesprek altijd met informatie over wat de medewerker kan verwachten. Doe dit zowel bij wederzijds goedvinden als bij een ontslagprocedure via het UWV of een procedure bij de kantonrechter). Dit neemt onzekerheid bij de medewerker weg in een toch al stressvolle situatie, jij laat jou als werkgever ook van je beste kant zien (mocht het aankomen op procederen).
    Tips:
    • Houdt er rekening mee zelfs een ondertekend document nog tot 14 dagen erna herroepen kan worden door de werknemer.
    • Bereid je heel goed voor op dit gesprek. Onderbouw de reden voor ontslag op heldere wijze en geef concrete voorbeelden. Er is niets zo vervelend dan achteraf een procedure moeten voeren omdat je dit gesprek niet goed voorbereid hebt. Verwijs waar van toepassing, ook naar de eerdere gesprekken, afspraken en dat deze niet zijn nagekomen, benoem ook de ruimte en mogelijkheden die de medewerker heeft gekregen om dit wel te realiseren.
    • Start direct met het ‘slechte nieuws’ tijdens het gesprek, laat de spanning bij de medewerker (en jezelf) niet opbouwen, dit maakt het gesprek alleen maar moeilijker en onprettiger.
    • Zorg dat de medewerker ook ‘zijn zegje kan doen’. Het is wel zo eerlijk en ook beter dat de medewerker zich in het gesprek kan ontladen. Dit is beter dan dat hij of zij met opgekropte emoties zich later wil laten gelden. Dat gezegd hebbende, het doel is natuurlijk überhaupt altijd op positieve wijze af te sluiten. De beste manier is om je begripvol en empathisch op te stellen. Let op dat je daar niet in doorschiet, je hebt je beslissing al gemaakt. Emotie is een slechte raadgever als het om een medewerker die je vraagt hem toch een 3e, 4e of 10e kans te geven.
    • Zorg ervoor dat je het gesprek voert in een afgesloten veilige ruimte. Doe het dus niet in een open kantoor waar je andere werknemers het horen om onrust te voorkomen.
    • Plan het bij voorkeur aan het begin van de middag (12:30). Je medewerker heeft dan even om alles te laten bezinken en vragen te stellen. Om dezelfde reden is een gesprek om 16:00 op vrijdag een slecht idee. Een weekend lang malen vol emoties maakt de situatie er gegarandeerd niet beter op. Communiceer dat de medewerker je de hele dag gewoon kan bereiken, binnen kan stappen en met je kan praten. Komt het nieuws hard binnen? Geef de medewerker dan de mogelijkheid om eerder naar huis te gaan, doorwerken weegt niet op tegen de onrust op de werkvloer. Vermijd om logische redenen ook je medewerker geen werk doet waarbij hij zijn volledige focus nodig heeft, omdat hij anders anderen in gevaar brengt. Ofwel: “Dan maar liever even een dagje niet in de vrachtwagen rijden of op de heftruck stappen”.
    • Geef op vriendelijke wijze alvast aan wanneer de medewerker zijn spullen in moet leveren.
    • Check vooraf de arbeidsovereenkomst goed. Wanneer de medewerker beschikt over gevoelige gegevens herinner hem dan aan de geheimhouding als dat van toepassing is en/of aan een eventuele concurrentie-/relatiebeding.
    • Probeer op positieve wijze bij te dragen aan de voortzetting van de medewerker zijn carrière. Ook wanneer hij uit dienst is blijft hij nog steeds het visitekaartje voor je bedrijf. Wanneer van toepassing kan je de medewerker helpen met een oprechte aanbeveling of referentie. Wanneer het in je sociaal plan staat kan je bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding bieden.
  3. Overleg met de medewerker. Kom je er niet uit met de medewerker en is er geen sprake is onderstaande situaties? Dan moet je toestemming via het UWV of de kantonrechter voor ontslag indienen.
    • Wanneer ontslag met wederzijds goedvinden is gelukt
    • Wanneer je met rechtsgeldige reden de medewerker op staande voet ontslaat
    • Wanneer de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (tijdelijk contract) afloopt
    • Wanneer de medewerker nog in zijn proeftijd zit of deze anders zou overgaan in een flexibel contract
  4. Bepaal wie je moet benaderen.
    • Bij ontslag met betrekking tot (langdurige) ziekte of bedrijfseconomische reden – ontslag via het UWV
    • Bij ontslag met betrekking tot andere zaken zoals functioneren en arbeidsconflicten – ontslag via de kantonrechter
  5. Dien direct het ontslagverzoek in na het ontslaggesprek bij de juiste partij. Afhankelijk van je situatie (zie punt 4) moet je ofwel het UWV of de kantonrechter een onderbouwd ontslagverzoek toesturen. Het verschil is dat het UWV het verzoek in 4 weken behandeld moet hebben, terwijl de kantonrechter het binnen 4 weken slechts in behandeling hoeft te nemen (de procedure gaat dan pas starten).
  6. Bereik een akkoord via het UWV of de kantonrechter. Is dat gelukt? Dan zal je de medewerker zijn transitievergoeding moeten betalen, want jij hebt het ontslag geïnitieerd. Heb je geen akkoord bij het UWV? Dan zal je naar de kantonrechter moeten. Heb je geen akkoord bij de kantonrechter? Dan zal je verder moeten procederen of een schikking moeten treffen. In dat geval is de arbeidsrelatie waarschijnlijk al zo erg verstoord dat er geen terugkeer van de medewerker meer mogelijk is.
  7. Betaal de eindafrekening. Alle openstaande bonussen, het opgebouwde vakantiegeld en vakantie-uren, kosten die de medewerker heeft gemaakt, overige posten waar de medewerker recht op heeft zoals pensioen en het nog niet betaalde salaris moeten betaald worden aan de medewerker. Het is gebruikelijk dit te doen bij zijn laatste verloning (laatste loonstrook)
  8. .Stuur na het ontslaggesprek de medewerker direct een getuigschrift via aangetekende post (zo kan je bewijzen dat de medewerker hem heeft ontvangen). Doe dit dezelfde dag om problemen te voorkomen m.b.t. tijd om te reageren. Je getuigschrift ziet er ongeveer zo uit (voorbeeld):[contactgegevens van jou als persoon (werkgever)][contactgegevens van de ontvanger (je medewerker)][plaatsnaam]: [datum van schrijven]

    Betreft: Getuigschrift [naam van de medewerker]

    Beste lezer,

    Via dit getuigschrift laat [jouw naam als werkgever] in naam van [jouw bedrijfsnaam] weten dat [naam medewerker], geboren op [datum] en op dit moment woonachtig te [woonplaats] binnen het bedrijf de functie van [functietitel] heeft bekleed gedurende de periode [startdatum] tot [einddatum] in een dienstverband van [X aantal] uren per week.

    Het ontslag van [naam werknemer] is op initiatief van de werkgever tot stand gekomen. De reden van het ontslag voor [naam medewerker] is [uitleg situatie / reden].

    Met vriendelijke groet,

    [naam van jou als werkgever]

    [handtekening van jou als werkgever]

  9. Bepaal wat er gebeurt met de medewerker in de tussentijd. Om onrust op de werkvloer te voorkomen of te voorkomen dat het nog een erg vervelende maand wordt voor jezelf, anderen en de medewerker, kan je ervoor kiezen hem direct op non-actief te zetten. In veel gevallen is het beter je verlies te nemen en de medewerker een paar weken vrij te gunnen, ten opzichte van drama op de werkvloer. Want dat laatste kan nog lang doorwerken nadat de medewerker weg is.
  10. Het exitgesprek. Je ontslaggesprek is het moeilijke gesprek. Het exitgesprek is een stuk makkelijker, je probeert deze een aantal dagen voor de einddatum van het contract van de medewerker te plannen. Het nieuws is inmiddels al geland. Je neemt op een gepaste manier afscheid en bedankt de medewerker, waar nodig bied je hem nog hulp om zijn carrière voort te zetten. Je spreekt de laatste dingetjes af zoals de overdracht van werkzaamheden en het inleveren van spullen. Een unieke kans is om vragen te stellen aan de werknemer over je bedrijf, de werkomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, de functie die hij uitvoerde, jou als werkgever zelf en wat er speelt op de werkvloer. Aan de hand hiervan kan je verbeteringen doorvoeren om het personeelsverloop terug te dringen, mogelijk voorkom je met deze informatie het volgende (vervelende) ontslag.

Tot slot

Raadpleeg altijd een juridisch professional om er zeker van te zijn dat je als werkgever alle lokale arbeidswetten en regelgevingen naleeft. Zo voorkom je mogelijk een heleboel onnodige kosten.

Tips voor de werkvloer bij het ontslag van een werknemer

In veel gevallen hebben medewerkers vragen of ontstaat er onrust. Zeker wanneer er niet gecommuniceerd wordt. Anticipeer hierop door direct na het gesprek kort je medewerkers (op positieve wijze) mee te delen dat de samenwerking tussen jou en de medewerker stopt. Noem beknopt de redenen. Voorkom dat je gaat hameren op slecht functioneren en vermijd natuurlijk medische gegevens delen als die genoemd zijn. Geef medewerkers de ruimte om vragen te stellen. Zo voorkom je dat de rest van je personeel afgeleid raakt door de situatie.

Handig om te weten als werkgever; de rechten van de werknemer bij ontslag

Vaak krijg je vragen van een medewerker die ontslagen wordt. Door de onderstaande info kan jij al antwoord geven op de belangrijkste vragen die je waarschijnlijk krijgt.

  • Recht op sociale voorzieningen bij reorganisatie: Werknemers kunnen aanspraak maken op bepalingen die zijn vastgelegd in een sociaal plan in geval van een reorganisatie.
  • Mogelijkheid tot aanvechten van ontslag: Als een werknemer het niet eens is met het ontslag, heeft hij of zij het recht om de beëindiging van het arbeidscontract aan te vechten.
  • Loondoorbetaling bij ziekte: De werkgever is verplicht om het salaris van de werknemer door te betalen gedurende de eerste twee jaar van ziekte, indien de werknemer minder dan twee jaar ziek is.
  • Recht op WW-uitkering: Werknemers hebben recht op WW-uitkering (werkloosheidsuitkering) als zij werkloos worden, met enkele uitzonderingen.
    • Werknemers komen niet in aanmerking voor WW-uitkering als zij zelf ontslag nemen, als de werkloosheid hun eigen schuld is, of als zij hebben ingestemd met beëindiging tijdens ziekte.
  • Wettelijke beschermingen bij ontslag:
    • Werknemers hebben recht op een opzegtermijn, een kennisgeving van ontslag, een verbod op ontslag onder bepaalde omstandigheden, een ontslagvergoeding, en het recht om ontslag aan te vechten.
  • Eindafrekening en overige rechten:
    • Werknemers moeten ervoor zorgen dat hun werkgever een eindafrekening verstrekt met alle uitstaande vakantiebetalingen en een mogelijke transitievergoeding, een referentiebrief aanvragen, en bedrijfseigendommen teruggeven.
  • Recht op inzage en correctie van gegevens:
    • Werknemers hebben het recht om hun gegevens in te zien en correcties aan te vragen als de gegevens onjuist, onvolledig of misbruikt zijn.
    • Werknemers hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens en moeten worden geïnformeerd over hun recht op gegevensoverdraagbaarheid.
  • Bewaartermijnen van gegevens:
    • Na een bepaalde periode moeten dossiers worden opgeschoond; adresgegevens van ex-werknemers mogen niet langer dan twee jaar worden bewaard, en gegevens voor de loonheffingen moeten vijf jaar na beëindiging worden bewaard 10.
  • Ondersteuning bij re-integratie:
    • Werkgevers zijn verplicht om werknemers te ondersteunen in hun re-integratieproces gedurende de eerste twee jaar van ziekte.

Alternatieven van personeel ontslaan

Ruim 8.500 woorden verder heb je nu een aardig beeld van wat er komt kijken bij personeel ontslaan. Duizelt het jou door alle regeltjes, net als andere werkgevers ook? Dan heb ik goed nieuws voor je. Er zijn namelijk alternatieven waar een stuk minder rompslomp bij komt kijken.

1. Zet in op medewerkerstevredenheid, employer branding en het verlagen van je personeelsverloop. Ofwel: zet in op personeel behouden. Zo hoef je veel minder vaak personeel te ontslaan.
2. Huur flexibele medewerkers in. Kies voor uitzenden je huurt dan (voor een gedeelte van je bezetting) flexibele medewerkers in. Je hoeft je dan alleen te focussen op de dagelijkse operatie. Dit is normaal al aanbevolen zodat je minder risico’s lijdt bij krimp en groei, maar ook alle rompslomp, administratie en juridische regels? Daar zijn wij als uitzendbureau van op de hoogte. Daar hoef jij je dus geen zorgen over te maken.
3. Zet (een aantal) medewerkers op payroll. Ben je een KB of MKB ondernemer die geen zin heeft in een boel administratie rondom personeel? Dan is payroll een goed alternatief voor medewerkers aannemen. Ook dit bespaart je een boel administratie en gedoe in het geval van ontslag.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".