Personeelsadministratie

In dit artikel lees je alles over personeelsadministratie. 

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is de verzamelnaam voor alle administratieve taken die nodig zijn om het personeel van een organisatie effectief te beheren. Onder personeelsadministratie vallen zowel salarisadministratie (loonadministratie) als administratie met betrekking tot verzuim en andere werkgerelateerde verplichte en optionele administratieve lasten. Personeelsadministratie is eigenlijk de naam voor alle administratie rondom werkzame mensen bij een bedrijf of organisatie.

Omdat het om de administratie met betrekking tot personeel gaat (Human Resources), wordt personeelsadministratie ook wel HR-administratie genoemd. Personeelsadministratie is een belangrijk onderdeel van elke (M)KB onderneming, ieder bedrijf en elke organisatie met personeel. Personeelsadministratie helpt bij het vastleggen en bijhouden van personeelsinformatie. Onder deze gegevens vallen zowel persoonlijke als fiscale gegevens van medewerkers, plus gegevens die betrekking hebben tot het functioneren van de werknemers.

Vaak wordt er door kleinere bedrijven weinig andere zaken gedocumenteerd naast de loonadministratie, daarom worden ten onrechte de termen personeelsadministratie en salarisadministratie door elkaar gebruikt. Echter omvat personeelsadministratie veel meer documentatie en administratie.

Waarom is personeelsadministratie belangrijk?

Personeelsadministratie is als eerste belangrijk voor de correcte naleving van arbeidswetten en -voorschriften. Als tweede zorgt het ervoor dat werknemers op tijd en correct betaald worden. Ook helpt een goede personeelsadministratie bij het vastleggen van prestaties, verlof, verzuim en andere belangrijke HR-gegevens. Deze gegevens kan je als werkgever gebruiken voor een beter onderbouwde besluitvorming en strategische planning. Op deze manier draagt personeelsadministratie bij aan de algehele gezondheid, veiligheid en prestaties van het bedrijf of de organisatie.

Taken binnen personeelsadministratie

Personeelsadministratie omvat uiteenlopende taken, waaronder:

  • Salarisadministratie: Het beheren van loonbetalingen en belastingaangiften. Dit omvat ook de verwerking van loonheffingen.
  • Verlofadministratie: Het bijhouden van vakantiedagen, ziekteverlof en andere vormen van afwezigheid.
  • Onboarding: Het proces van het integreren van nieuwe medewerkers in het bedrijf na nieuw personeel aan te nemen. Hetzelfde geldt voor medewerkers die ontslag nemen, ontslag krijgen of uit dienst gaan. (Offboarding)
  • Urenregistratie: Het vastleggen van gewerkte uren voor correcte loonbetaling.
  • Verzuimadministratie: Het beheren en bijhouden van verzuimgegevens en het voorkomen van verzuimboetes.

Tip: Je kan als bedrijf ook kiezen voor payrolling van je medewerkers. Payroll is het uitbesteden van loonadministratie van je personeel aan externe partijen. Middels payrolling verminder je als organisatie je administratieve lasten .

De rol van personeelsadministratie in werving en selectie van medewerkers

Personeelsadministratie speelt een ondersteunende rol in het wervings- en selectieproces. Het helpt bij het vastleggen van sollicitaties, het organiseren van interviews en het beheren van contracten voor nieuwe medewerkers. Werving en selectie zijn beide belangrijke onderdelen van de personeelsadministratie. Een goede administratie nu voorkomt problemen of onduidelijkheden met betrekking tot contracten en afspraken later.

 Tip: Personeelsadministratie kan ook helpen bij het vinden van arbeidskrachten met de juiste competenties op de arbeidsmarkt. Een best practice is de benodigde competenties en vaardigheden voor functies te verwerken in vacatureteksten, vervolgens kun je deze competenties bij de nieuwe medewerker toetsen met een nul-meting. Daarna vervolg je door de ontwikkeling van deze competenties bij medewerkers te monitoren. Dit laatste is weer handig voor functionerings- en evaluatiegesprekken. 

Digitale personeelsadministratie

Met de opkomst van technologie wordt personeelsadministratie steeds meer gedigitaliseerd. Software zoals HRM-systemen en cloud-oplossingen helpen bij het efficiënter beheren van personeelsgegevens. Hierdoor kan je fouten verminderen en de productiviteit verhogen van je afdeling personeelsadministratie (of personeelsmanagement).

Tips: Dankzij digitalisering kan je meerdere personeel gerelateerde prestatiefactoren met gemak meten, maak daar gebruik van. Er zijn aardig wat digitale tools op de markt die je personeelsadministratie efficiënter maken. Let bij je keuze op jouw specifieke behoefte, maar ook op het naleven van de AVG-richtlijnen.

HR software en apps

Er zijn verschillende HR-software en apps beschikbaar die helpen bij het stroomlijnen van personeelsadministratie. Deze tools bieden functionaliteiten zoals urenregistratie, verlofaanvragen, salarisadministratie, en prestatiebeheer. Ze maken het ook mogelijk om gegevens van medewerkers veilig op te slaan in the cloud, waardoor toegang op verschillende locaties mogelijk is.

Tip: Dergelijke tools kunnen je met gemak helpen 10-15% te besparen op personeelsadministratiekosten.

Let op de veiligheid en privacy

Bij het digitaliseren van personeelsadministratie is het belangrijk om te voldoen aan de AVG en andere privacywetten om de gegevens van medewerkers te beschermen. Het vastleggen van personeelsdossiers in de cloud moet veilig en betrouwbaar zijn om aan alle wettelijke eisen te voldoen. Dit is essentieel voor het waarborgen van de privacy van werknemers en om als bedrijf boetes te voorkomen natuurlijk.

Sociale zekerheid en verzekeringen

Een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie is het beheren van sociale zekerheden en verzekeringen voor werknemers. Hieronder vallen zaken zoals pensioenregelingen, ziektekostenverzekeringen, en werkloosheidsverzekeringen. Het bijhouden van deze informatie helpt bij het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van werknemers. Als werkgever helpt een goede documentatie van deze administratie je veel problemen te voorkomen. Als werkgever ben je verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de wettelijke vereisten. Je dient de premies correct af te dragen.

Impact van goed georganiseerde personeelsadministratie op productiviteit

Een goed georganiseerde personeelsadministratie kan de productiviteit van een organisatie aanzienlijk verbeteren. Tijdige informatie helpt bij een goed onderbouwde besluitvorming. Dit draagt bij aan een betere personeelsplanning en een efficiënter gebruik van human resources. Door strategische planning en evaluatie kunnen organisaties hun processen optimaliseren en bijdragen aan de gerichte ontwikkeling van competenties en vaardigheden van medewerkers.

Tip: Doormiddel van templates, digitalisering en goede processen kan je de tijd die besteed wordt aan de administratieve lasten zelf ook aanzienlijk vermindere

    Personeelsadministratie en wetgeving

    Het naleven van arbeidswetten en -voorschriften is een belangrijk onderdeel van personeelsadministratie. Dit behoort tot de kern van personeelsadministratie (salarisadministratie). Het omvat ook zaken met betrekking tot loonadministratie zoals: loonheffingen, identificatieplicht, en het bijhouden van personeelsdossiers. Werkgevers moeten zich houden aan de wetten en regelgeving om boetes en juridische complicaties te vermijden.

    Loonheffingen en belastingdienst

    Bedrijven moeten correct loonheffingen afdragen aan de belastingdienst en zorgen voor accurate loonstroken en jaaropgaven voor hun werknemers. Het niet naleven hiervan kan leiden tot verzuimboetes en andere juridische complicaties.

    Arbeidsrecht en contracten

    Bij personeelsadministratie hoort ook het opstellen en beheren van arbeidscontracten. Deze moeten voldoen aan de geldende arbeidswetten. Dit omvat ook het correct afhandelen van ontslagprocedures en het vastleggen van secundaire arbeidsvoorwaarden. Arbeidsrecht is een complex vakgebied waar werkgevers zich goed van bewust moeten zijn. Veel

    Tip: Hulp nodig? Wij helpen je graag! Vind je complex ’te complex’ of heb je geen zin in gedoe, overweeg dan je salarisadministratie uit te besteden. We bieden hiervoor ook payrolling aan.

    Onboarding en offboarding

    Het onboarding-proces is belangrijk voor het succesvol integreren van nieuwe medewerkers in het bedrijf. Daar komt ook best wat communicatie en administratie bij kijken, hetzelfde geldt voor het offboarding-proces. Bij het vertrek van medewerkers moet je ervoor zorgen dat alle administratieve taken correct worden afgerond. Her en der komen er ook berekeningen aan te pas zoals de transitievergoeding. Dergelijke zaken kun je daarom het beste automatiseren om ongemak en foutjes te voorkomen.

    Gebruik van cloud-oplossingen voor personeelsadministratie

    Het gebruik van cloud-oplossingen maakt het eenvoudiger om personeelsgegevens centraal te beheren en toegankelijk te maken, terwijl de beveiliging en privacy van deze gegevens makkelijker worden gewaarborgd. Heb je meer diensten in de cloud? Dan biedt cloud-software ook mogelijkheden voor integratie met andere bedrijfsprocessen en systemen, zoals de boekhouding en planning. Deze integraties helpen bij het soepel verwerken van zaken zoals reiskostenvergoedingen, premies en andere (loongerelateerde) verstrekkingen. Dit soort integraties zorgen ook weer voor winst in tijd en minder kosten op andere afdelingen.

    Salarisadministratie uitbesteden?

    Prestatie Personeelsdiensten kan jou als MKB’er helpen wanneer je als bedrijf jouw salarisadministratie, loonadministratie en andere personeel-gerelateerde zaken wilt uitbesteden. Wij kunnen je helpen in de vorm van werving en selectie, uitzendkrachten leveren, medewerkers voor je op payroll zetten en middels advies.

     

    Veelgestelde vragen over personeelsadministratie

    Wat zijn de wettelijke vereisten voor personeelsadministratie?

    De wettelijke vereisten voor personeelsadministratie zijn: het bijhouden van gedetailleerde gegevens over werknemers, waaronder persoonlijke informatie, arbeidscontracten, salarisgegevens, gewerkte uren, verlof en verzuim. Werkgevers moeten voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast zijn er verplichtingen met betrekking tot loonheffingen, sociale zekerheidsbijdragen en arbeidsvoorwaarden die vastgelegd moeten worden in overeenstemming met nationale en Europese wetgeving.

    Welke software kan je gebruiken voor je personeelsadministratie?

    Er zijn heel veel softwareoplossingen voor personeelsadministratie. Dit zijn een aantal bekende programma’s:

    • AFAS Software: Een uitgebreid pakket voor HR- en salarisadministratie.
    • Nmbrs: Een gebruiksvriendelijke oplossing voor salarisverwerking en HRM.
    • Loket.nl: Geschikt voor MKB’s met uitgebreide HR- en salarisfunctionaliteiten.
    • Visma Raet: Biedt integrale oplossingen voor HR en salarisadministratie.
    • Exact Online: Bekend om zijn eenvoudige interface en uitgebreide functies voor kleinere bedrijven.

    Hoe zorg ik ervoor dat mijn personeelsadministratie voldoet aan de identificatieplicht en andere wetgeving?

    Zorg ervoor dat je personeelsadministratie voldoet aan de identificatieplicht en andere wetgeving door:

    1. Documentatie: Verzamelen en veilig opslaan van kopieën van identiteitsbewijzen bij indiensttreding.
    2. Regelmatige controles: Voer periodieke audits uit om te controleren of alle documenten up-to-date en in overeenstemming met de wet zijn.
    3. HR software: Gebruik HR-software die compliance-functionaliteiten biedt en herinneringen stuurt voor updates van documenten.
    4. Training: Zorg dat HR-medewerkers getraind zijn in de relevante wet- en regelgeving.
    5. Beleid en procedures: Stel duidelijke interne procedures op voor documentatie en naleving van wetgeving.

    Vind je administratie en dergelijke procedures lastig of vervelend? Overweeg dan om je personeelsadministratie of in ieder geval je salarisadministratie (loonadministratie) uit te besteden aan ons uitzendbureau of een payrollbedrijf. 

    Wat is de beste manier om je salarisadministratie uit te besteden?

    De beste manier om je salarisadministratie uit te besteden is door deze 5 stappen te volgen:

    1. Selecteer een betrouwbare partner: Kies een payrollbedrijf met goede referenties en ervaring in jouw sector.
    2. Maak duidelijke afspraken: Maak duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden, kosten en dienstverlening.
    3. Integreer de oplossing met je eigen systemen: Zorg voor een naadloze integratie tussen jouw HR-systemen en de systemen van de payrollprovider.
    4. Communiceer regelmatig: Zorg voor regelmatige communicatie met de payrollprovider met betrekking tot updates, veranderende wensen en behoeften en andere eventuele wijzigingen.
    5. Beveiliging en privacy: Controleer of de payrollprovider voldoet aan alle relevante privacy- en beveiligingsvoorschriften. Vraag door waar zij op letten en stel ook vragen over zaken waar jij je zorgen over maakt.
    Wat is het belang van een goede personeelsdossier?

    Een goed personeelsdossier is belangrijk om meerdere redenen:

    1. Zorgt voor compliance: Het helpt bij het naleven van wettelijke verplichtingen en voorkomt juridische problemen.
    2. Prestatiebeheer: Bevat gegevens over prestaties, trainingen en ontwikkeling, wat essentieel is voor evaluaties en promoties.
    3. Gezondheids- en veiligheidsinformatie: Bevat medische informatie en verzuimgegevens die nodig zijn voor gezondheids- en veiligheidsbeheer.
    4. Referentiemateriaal: Dient als referentiemateriaal voor beslissingen over beloningen, promoties en ontslagen.
    5. Efficiëntie: Verbetert de efficiëntie van HR-processen door centrale opslag van alle relevante gegevens.

    Email Applications CSV

    ×

    Enter an email address, separate multiple emails by ",".