Strategieën voor succesvol personeelsmanagement: Een praktische benadering van HRM

Na dit artikel weet jij alles over praktische strategieën voor effectief personeelsmanagement, met praktische tips. Leer alles over het ontwikkelen, implementeren en evalueren van HRM strategieën die niet alleen aansluiten bij je bedrijfsdoelen, maar ook de productiviteit, motivatie en betrokkenheid van je personeel verhogen.

Wat is Human Resource Management (HRM)?

Human Resource Management (HRM) is het onderdeel van bedrijfskunde dat zich richt op arbeid en personeelszaken. Dit wordt ingezet bij het werken aan bedrijfsdoelstellingen, de ontwikkeling van het bedrijf of juist bij veranderingen door een reorganisatie of koerswijziging.

Wat valt er allemaal onder Human Resources Management (HRM)?

Onder Human Rescources Management vallen HR-onderdelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De werkzaamheden waar op ingezet wordt per niveau, plus de aandacht dat ieder niveau krijgt verschilt per bedrijf of organisatie. De HR-activiteiten worden afgestemd af op de specifieke situatie, het bedrijf en haar bedrijfsdoelstellingen. Ook de mate waarin medewerkers en leidinggevenden betrokken worden bij de ontwikkeling en uitvoering van HR-activiteiten verschilt per bedrijf.

Is HRM hetzelfde als personeelsbeleid?

Nee, Human Resource Management (HRM) en personeelsbeleid zijn sterk met elkaar verbonden, maar ze hebben in theorie elk hun eigen focus en toepassingsgebied binnen een organisatie. Ik benadruk ‘in theorie’, omdat in de praktijk de termen zoals HR-beleid en personeelsbeleid door elkaar gebruikt worden. De betekenisgeving aan deze woorden wordt per individu extra beïnvloed doordat er veel verschil zit in de activiteiten en focusgebieden per HR-afdeling van individuele bedrijven of organisaties.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen HRM en personeelsbeleid?

Dit is een overzicht met de belangrijkste verschillen:

Human Resource Management (HRM)

Breed toepassingsgebied: HRM omvat veel uiteenlopende functies en processen gericht op het optimaal benutten van menselijk kapitaal binnen een bedrijf of organisatie. HRM gaat niet alleen om het managen van personeel, maar ook om het strategisch afstemmen van personeelsbeleid, -functies en -competenties op de lange termijn doelen van de organisatie.

Strategisch en tactisch: HRM is gericht op strategisch en tactisch niveau. Op strategisch niveau richt HRM zich op Human Resources inzetten om de bedrijfsdoelstellingen te behalen en het tijdig anticiperen op de toekomstige personeelsbehoefte. Dit wordt vertaald naar beleid, hierin komen ook zaken aan bod die te maken hebben met het dagelijks beheer van personeelszaken zoals werving, selectie, onboarding, training en ontwikkeling, personeelsbehoud, beloningsbeleid en offboarding (uitstroom).

Integratie met bedrijfsstrategie: HRM richt zich op het ontwikkelen, implementeren, monitoren, evalueren en bijsturen van een Human Resources Strategie die bijdraagt aan de algemene strategie van een organisatie of bedrijf. Hierbinnen vallen onder andere: HRM helpt op die manier de organisatie bij actuele thema’s in het bedrijf zoals: bedrijfsgroei, veranderingen, reorganisatie of specifieke uitdagingen zoals een effectievere personeelsplanning, personeelstekort, een hoog personeelsverloop of (ziekte)verzuim.

Focus op ontwikkeling en groei: HRM benadrukt de professionele ontwikkeling van werknemers en de groei van de organisatie door middel van voortdurende opleiding, prestatiebeheer, en carrièreontwikkeling. Op die manier kunnen competenties beter gematcht worden met de (veranderende) behoefte van het bedrijf, maar kan tegelijkertijd het personeel ook gemotiveerd en gebonden worden aan het bedrijf.

Personeelsbeleid

Specifieker toepassingsgebied: Personeelsbeleid is meer gericht op de regels, normen, en procedures die de basis vormen voor hoe personeelszaken worden behandeld binnen een organisatie. Personeelsbeleid is een onderdeel van HRM dat specifieke richtlijnen biedt voor de omgang met werknemers.
Operationeel en regelgevend: Personeelsbeleid heeft vaak een operationeel karakter, met regels die de dagelijkse interactie tussen werkgever en werknemers reguleren. Dit omvat zaken als werktijden, verlofbeleid, disciplinaire procedures, en andere HR-gerelateerde standaarden.
Naleving van wet- en regelgeving: Personeelsbeleid is sterk gericht op het zorgen voor naleving van lokale en nationale wetgeving. Dit omvat alles van arbeidswetten tot veiligheidsnormen en gelijke behandelingsvoorschriften.
Focus op regelgeving en controle: Personeelsbeleid wordt ontwikkelt om consistentie en orde binnen de organisatie te bevorderen door duidelijke regels en procedures te stellen. Deze dienen te worden gevolgd door alle werknemers.

Verschilt personeelsmanagement bij kleinere bedrijven ten opzichte van organisaties?

Ja, in de praktijk heeft de afdeling Human Resources bij kleinere bedrijven vaak een meer operationele of administratieve rol. Ofwel het is meer ingericht als Personeel & Organisatie (P&O), met vaak een korte termijn focus als uitgangspunt.

Bij grotere organisaties heeft de HR-afdeling een middel- tot lange-termijn visie. Ze hebben meer uren beschikbaar om zich hier op tactisch en strategisch niveau op voor te bereiden.

Onder deze voorbereiding vallen onder andere: HR-strategieën en -plannen ontwikkelen, monitoren, evalueren en bijsturen.

Een voorbeeld hiervan is dat zij actiever HR-trends monitoren en implementeren.

Moet je nu als (M)KB’er je Human Resource Management (HRM) ‘dan maar links laten liggen’? Nee!
Als kleine(re) organisatie of bedrijf kan je doormiddel van Human Resource Management namelijk veel voordeel behalen op deze gebieden: productiviteit, motivatie en betrokkenheid van je personeel, het aantrekken van nieuw personeel en het verminderen van personeelsverloop en (ziekte)verzuim.

De eerste tip: Betrek medewerkers en leidinggevenden vanaf de start bij de ontwikkeling en uitvoering van een HR-strategie en HR-plan. Op deze wijze is het optimaal afgestemd op de daadwerkelijke behoefte van je personeel. Een bijkomend voordeel is dat door bottom-up (startend bij de werkvloer) een HR-strategie, plan en activiteiten te ontwikkelen, het draagvlak vanaf de start groter is bij de ontwikkeling en uitvoering.

Wat moet je weten over de 3 niveaus van Human Resource Management (HRM)?

Als werkgever is het belangrijk om te weten waar de Human Resource Management (HRM) naar refereren, wat hun doelen zijn en welke activiteiten je ervoor kan uitvoeren. De 3 niveaus zijn: strategie (strategische niveau), tactiek (tactisch niveau) en operatie (operationeel niveau).

Bekijk deze afbeelding om te zien hoe dat er ongeveer in de praktijk uitziet.

HRM op strategisch niveau (alles gericht op de komende 3-10 jaar)

In essentie is het doel van HRM op strategisch niveau het ontwikkelen van lange termijn plannen die aansluiten (aligneren) met de algemene bedrijfsstrategieën en organisatiedoelstellingen. HRM op strategisch niveau helpt bij het vormen van een basis voor het werven, behouden en ontwikkelen van een medewerkersbestand dat de organisatie kan ondersteunen in haar groei, ontwikkeling en de daarbij behorende veranderende activiteiten, rollen en competenties binnen het bedrijf.

Activiteiten en taken op strategisch niveau:

Ontwikkelen van HR-strategieën: Het ontwikkelen van plannen om de doelen van de organisatie te bereiken doormiddel van human resources.
Afstemmen van medewerkersbestand op de toekomstige personeelsbehoefte: Analyseren van huidige en toekomstige personeelsbehoeften op basis van de bedrijfsdoelstellingen.
Managen van talent: Ontwikkelen van strategieën voor talent-acquisitie, -ontwikkeling, -behoud, en successieplanning.
Sturen van organisatieontwikkeling: Veranderingsmanagement initiatieven en cultuurverandering strategieën ontwikkelen en implementeren.
Stimuleren van diversiteit en inclusie: Strategieën ontwikkelen voor het creëren van een diverse en inclusieve werkomgeving.
Tip: Heb je geen concrete visie, missie en doelen? Houd een brainstormsessie en stel hierin samen grofmazig doelen die je als bedrijf wilt bereiken over 1, 2, 5 en 10 jaar. Waarom deze verdeling?

Doelen voor over jaar 1 en 2: Geven je zicht op waar je direct of binnen komend jaar op moet acteren. 
Doelen voor over 5 jaar: geeft je een idee waar je al rekening mee moet gaan houden bij je werving, selectie en overige personeelsbeleid. 
Doelen voor over 10 jaar: geven je een visie voor veranderingen die tijd nodig hebben en bijvoorbeeld grotere investeringen die je moet maken.

HRM op tactisch niveau (alles gericht op de komende 1-2 jaar)

Het tactische niveau van HRM draait om strategieën vertalen naar concrete acties, het inrichten van systemen en processen, ontwerpen van programma’s die geïmplementeerd worden op de werkvloer en activiteiten gericht op middellange termijn (1 jaar vanaf nu). Een deel van deze strategieën, processen en activiteiten worden direct geïmplementeerd, maar een groot deel ook (gefaseerd) op middellange termijn.

Activiteiten en taken:

Werven en selecteren van personeel (recruitment): Het ontwikkelen van effectieve wervingsstrategieën en het uitvoeren van het selectieproces om de juiste talenten aan te trekken die passen bij de strategische doelen van de organisatie.
Stimuleren van medewerkerstevredenheid (Employee relations management): Het onderhouden van goede werkrelaties, oplossen van conflicten en zorgen voor een hoge(re) medewerkerstevredenheid.
Verbeteren van prestaties geleverd door personeel (Prestatiemanagement): Het ontwikkelen en implementeren van evaluatiesystemen die de prestaties van medewerkers monitoren, waardoor de vaardigheden, competenties en productiviteit objectiever te analyseren en verbeteren is.
Bieden van ontwikkeling- en trainingsmogelijkheden: Het organiseren van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s die gericht zijn op het verbeteren van de vaardigheden, competenties en capaciteiten van werknemers. Vaak gericht op veranderende taken, functies of situaties binnen de organisatie.
Ontwikkelen van een beloningsbeleid: Het ontwerpen van beloningsstructuren en secundaire arbeidsvoorwaarden die competitief zijn en werknemers motiveren.
Tips: Veel bedrijven hebben moeite met bepalen wat er hoort op tactisch niveau. Tip 1: vergeet de labels, de uitvoering telt. Tip 2: Maak bij een brainstormsessie 3 vakken op het bord. “Strategie”, “Tactiek” en “Operationeel”. 



In het vak strategie zet je: alle doelen, visies, wensen en behoeften. Voelt een idee abstract aan en weet je niet hoe je hier een plan voor zou moeten schrijven? Zet het dan ook hier met de kanttekening nader te onderzoeken.



Voorbeelden op strategisch niveau:
• Over 5 jaar is onze omzet met X gegroeid

• Door medewerkers beter te motiveren het personeelsverloop te verlagen

• Door medewerkerstevredenheid te verhogen het ziekteverzuim verlagen

• Doormiddel van automatisering de planning- en administratiekosten verlagen
• Formuleren van een HRM strategie met bijbehorende doelstellignen

Bij al de bovenstaande onderdelen moet namelijk eerst stevig (haalbaarheid)onderzoek uitgevoerd worden. Vervolgens kan er een actie uitgezet worden op tactisch niveau, zoals het ontwikkelen van een plan of beleidsstuk.



In het vak tactisch zet je: alles waar meer regelwerk en coördinatie bij komt kijken ofwel, dat wat ‘meer moeite kost’ om te implementeren, waar plannen voor ontwikkeld moeten worden, coördinerende activiteiten en/of activiteiten waar meerdere mensen aan moeten werken.

Voorbeelden op tactisch niveau:
• Ontwikkelen van een verzuimprotocol of onboarding procedure

• Coördineren van de implementatie van een nieuwe WMS-systeem of Planningstool

• Het samenstellen van een team gericht op een nieuw soort dienstverlening binnen je bedrijf

• Ontwikkelen van een op medewerker-competenties en -vaardigheden gebaseerde planningsaanpak ontwikkelen

• Begeleiden van het werving- en selectieproces voor een openstaande functie



In het vak operationeel komt te staan: alles wat één afgebakende taak is, veel taken hiervan zijn binnen 1-2 uur uit te voeren. Het zijn relatief concrete acties die uitgevoerd worden of richtlijnen die gevolgd worden, welke onderdeel zijn van de implementatie of uitvoering van tactische acties.

Voorbeelden op operationeel niveau:
• Voeren van een sollicitatiegesprek of een exitgesprek
• Uitdelen van materialen aan nieuwe medewerker en hem begeleiden op zijn eerste dag volgens de opgestelde richtlijnen.
• Evaluatiegesprekken voeren en door HR ontworpen beoordelingsformulieren invullen
• Maken van het wekelijkse planningsrooster en eventueel aanpassingen maken
• Monitoren van de prestaties van medewerkers gedurende de dag, bij-/aansturen waar nodig en complimenten geven.

HRM op operationeel niveau (alles gericht op morgen tot 1 jaar vanaf nu)

Bij HRM op operationeel niveau gaat het vooral om het managen van dagelijkse HR-taken en -processen die noodzakelijk zijn voor de effectieve uitvoering van de door tactisch en strategisch niveau opgestelde plannen.

Activiteiten en taken:

Voeren van personeelsadministratie: Beheer van werknemersgegevens, verlofregistraties, ziekteverzuim en andere dagelijkse personeelszaken.
Uitvoeren van HR-beleid: Zorgen dat alle HR-beleidsregels en -procedures consequent worden toegepast en nageleefd binnen de organisatie.
Uitvoeren van concrete onboarding en offboarding activiteiten: Het begeleiden van nieuwe werknemers door het inwerkproces, het afhandelen van de uitdiensttreding van personeel, plaatsen van een vacature op de website van Prestatie of voeren van een exitgesprek.
Zorgen voor gezondheid en veiligheid: Het beheren van gezondheids- en veiligheidsprotocollen en het zorgen voor een veilige werkplek.
Beantwoorden van HR gerelateerde vragen: Het ondersteunen van werknemers bij vragen over HR-zaken zoals vakantiedagen, loonstrookjes en arbeidsvoorwaarden.

Tips voor alle drie de niveaus: 

Tip 1. Betrek als werkgever je medewerkers en leidinggevenden bij beslissingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Zo zorg je voor meer betrokkenheid, draagvlak en een gerichtere vertaalslag tussen ieder niveau. Je voorkomt hierdoor op voorhand veel bottlenecks bij de implementatie. Zonder deze aanpak worden er plannen geschreven die in de praktijk wellicht moeilijk uitvoerbaar blijken te zijn, dat zou dubbel werk (terug naar de tekentafel) of weggooide tijd betekenen, dat is zonde.

Tegelijkertijd weet door de leidinggevenden en medewerkers te betrekken ook iedereen waarom een taak uitgevoerd wordt, dat vergroot de autonomie en het redenerend vermogen van een leidinggevende of medewerker bij afwijkende situaties.
Tip 2: Stel een multidisciplinair team samen dat zicht houdt op de ontwikkeling, implementatie, uitvoering, evaluatie en bijsturing van de HR-strategie, het beleid en de activiteiten. Zorg dat het team in ieder geval bestaat uit mensen die de verschillende lagen en afdelingen uit de organisatie vertegenwoordigen.

Voorbeeld: Bij een kleiner logistiek bedrijf is dit bijvoorbeeld iemand van HR, een locatiemanager, 1 leidinggevende en 1 medewerker van iedere afdeling: picken, packen, sorteren en voorraadbeheer. Met behulp van een multidisciplinair team kunnen er snel beslissingen gemaakt worden, implementaties aangepast worden en ideeën geopperd en getoetst worden.

Is de organisatie groter en is er een bijvoorbeeld een locatie die samenwerkt met een tweede locatie (bijvoorbeeld een locatie voor e-commerce en een locatie voor fysieke winkels), zorg dan dat op gelijke wijze ook de afdelingen van de tweede locatie vertegenwoordigd zijn.

Een multidisciplinair team helpt overigens ook uitstekend om onnodige communicatietijd te verkorten en frustratiepunten te adresseren. Het maakt namelijk direct zichtbaar tegen welke problemen iedere partij aanloopt als gevolg van de acties van een ander, zelfs wanneer deze goedbedoeld zijn. Daardoor brengt het ook oplossingen veel sneller in kaart.

Nu je weet uit elke niveaus HRM bestaat wil je natuurlijk ook weten hoe je er concreet mee aan de slag gaat. Laten we daar hieronder wat dieper op ingaan. Te beginnen bij wat een strategie eigenlijk inhoud.

Wat is een HR-strategie?

Een Human Resources Strategie of Human Resource Management strategie, is de strategie van bedrijven die bestaat uit het bewust inzetten van menselijk kapitaal binnen het bedrijf of organisatie om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Het bedrijf creëert door een optimale inzet van haar Human Resources een competitieve voorsprong op de markt ten opzichte van concurrenten.

Welke onderdelen krijgen aandacht binnen een Human Resources strategie? (HR-Strategie)

Binnen een Human Resources Strategie krijgen de onderdelen van het bedrijf aandacht die (in)direct invloed hebben op het personeel. Deze onderdelen worden optimaal afgestemd op de medewerkers en de bedrijfsdoelen realiseren. Dit zijn zowel tastbare als niet tastbare zaken, systemen, processen en concrete activiteiten.

Welke thema’s en activiteiten komen in je Human Resources Strategie aan bod?

Op strategisch niveau gaat het om vast te stellen hoe Human Resources helpen je bedrijfsdoelen te realiseren. Daar hangen op tactisch en operationeel niveau veel personeel gerelateerde zaken mee samen. Hierin kijk je ook naar hoe je jezelf als bedrijf onderscheid ten opzichte van concurrenten, voldoet aan veranderende behoefte in de markt en gebruik maakt van trends.

HR thema’s en activiteiten die je in je HR-strategie en plan verwerkt

De onderstaande 7 onderdelen met bijbehorende punten komen aan bod in je HR- strategie en plan.

1. De markt en jouw onderscheidende vermogen

• Hoe leveren je HR-inspanningen waarde aan stakeholders (denk aan klanten, leveranciers, vakbonden, maar ook aan de media)

• Hoe onderscheid jij je als werkgever t.o.v. andere werkgevers, zowel op functioneel niveau met salaris en arbeidsvoorwaarden, maar ook met je bedrijfscultuur en andere voordelen voor werknemers (in totaliteit: employer branding)

• Wie wil je zijn als werkgever zijn versus wat is je daadwerkelijke imago op dit moment (gap-analyse tussen identiteit en imago en plan om die afstand te overbruggen)

• Wat is de missie, visie en strategie van je bedrijf en hoe onderscheidt jij je als bedrijf van de markt (concurrentie)?

• Wat zijn trends, maatschappelijke ontwikkelingen en welke andere onderdelen van de DESTEP-analyse zijn relevant voor jouw bedrijfsvoering

• Moderniseren en automatiseren van activiteiten om de werkdruk van medewerkers te verlichten

2. Recruitment: Werven, selecteren en aannemen

• Competentie- en vacatureprofielen opstellen
• Job marketing en employer marketing (employability vergroten)
• Screeningsproces van kandidaten
• Sollicitatieprocedures en -gesprekken
• Onboarding

3. Training en ontwikkeling

• Skills assessment (toetsen of iemand klaar is voor andere functie of past in een team)
• Training programma’s (algemeen zoals communicatie of specifiek zoals een IT-training)
• Professionele ontwikkeling (leidinggevende skills cursus of software-certificaten).
• Performance monitoring (gericht toetsen van de ontwikkeling van vaardigheden en competenties)

4. Behouden van medewerkers (Employee Relations)

• Talentmanagement (bevorderen en behouden van talenten door uitdaging en doorgroeimogelijkheden te bieden)
• Conflict gerelateerde zaken: trainingen om conflicten te voorkomen en op te lossen
• Veilige werkplek: zowel emotioneel als fysiek (zie ook personeelsbeleid) 

• Employee engagement: erkenning en waardering van medewerkers door met ze in gesprek te gaan en ze te betrekken bij beslissingen
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

• Bevorderen van een gezonde bedrijfscultuur met gedeelde waarden en doelen

• Bedrijfsstructuur (plattere bedrijfsstructuur en meer inspraak van medewerkers) 

• Medewerkers transformeren naar ambassadeurs voor je bedrijf

• Leidinggevende skills bevorderen bij leidinggevende en managers (goed voorbeeld doet volgen)

5. Compensaties, beloningen en voordelen

• Goed salaris en goede primaire arbeidsvoorwaarde
• Employee benefits management (ofwel goede secundaire en/of tertiaire arbeidsvoorwaarden)
• Beloningsbeleid: Beloningen, bonussen en commissies
• Personeelsadministratie 

• Aandacht om de wij-versus-zij cultuur tussen dag- en avondploeg en vast versus flexibel personeel te voorkomen (zoals payroll-, detacheer- of uitzendkrachten)

• Employee experience en employeer branding (aandacht voor de ervaring van medewerkers en dit uitdragen naar de buitenwereld)

6. Evaluatie en bijsturing

• Evaluatiegesprekken
• Feedback mechanismen (denk aan een systeem zoals: plan, do, check, act)
• Doelstellingen bepalen en strategie bijsturen (op organisatie-, afdeling- en individueel niveau)
• Het toetsen van de resultaten van de HR-inspanningen en -strategie

7. Door- en uitstroom, plus offboarding

• Groei- en carrièrepad bieden aan werknemers 
• Exitgesprekken en (laatste) feedback verzameling
• Alumni activiteiten (ten behoeve van netwerken)

Hoe ontwikkel je een HR-strategie en HR-plan?

Hoe je een HR-strategie het beste ontwikkelt hangt af van jouw bedrijfssetting en jouw persoonlijke voorkeur. Kies een HR-model dat het beste bij jouw bedrijf, beschikbare tijd en doel past. Ieder model heeft namelijk zijn voor- en nadelen en is ontwikkeld vanuit een andere visie.

Enkele HR-modellen die je kan gebruiken zijn:

• The Harvard framework (holistich model, tot vandaag nog steeds relevant)
• The advanced HR value chain (gericht op 3 kernonderdelen die HR-succes bepalen)
• The Dave Ulrich HR-model (vanuit mens-/rolgerichte insteek ontwikkeld)
• The 8-box model (uitgebreider model door Paul Boselie)
The Warwick model of HRM (focus op tijd en productie-efficiëntie)

Let op je kan nog genoeg andere modellen vinden op het internet. Je kan zelfs je eigen model ontwikkelen of een model uit de communicatiewereld gebruiken, deze hebben erg veel overlap met HR modellen.

Waar let je op bij het ontwikkelen van een HR-strategie en HR-plan?

Er zijn 5 belangrijke punten die wij belangrijk achten in de volgorde waarin ze aan bod komen. Bij elk puntje leggen we kort uit waarom.

1. Stellen van de juiste doelen

Een sterk HR-team, dat optreedt als een zakelijke partner, stelt drie belangrijke soort strategische doelen: 
1. Meetbaar doelen die duidelijk maken hoe HR bijdraagt aan de organisatiedoelen.
2. Doelen voor een hoge medewerkerstevredenheid (beter personeelsbehoud).
3. Doelen om bedrijfskosten onderaan de streep of op termijn te verlagen. 
4. Doelen gerelateerd aan de concurrentiepositie vergroten.

Waarom is dit onderdeel belangrijk?

Het stellen van de juiste doelen zorgt inherent dat je aan de juiste zaken werkt. Het zorgt ook dat je de voortgang beter kan monitoren en tijdig kan bijsturen. Doel 1 spreekt voor zichzelf. Doel 2, een hogere medewerkerstevredenheid draagt bij aan hogere productiviteit, minder verzuim en een lager verloop (dus minder kosten). Doel 3 dwingt tot nadenken over indirecte/onzichtbare kosten. Doel 4 dwingt tot nadenken over het onderscheidend vermogen, waardoor je merk een sterkere voorkeurspositie in de markt krijgt, zowel bij klanten als bij medewerkers.

2. Neem digitalisering en automatisering mee in je strategie

Over het algemeen wordt Nederland koploper genoemd als het gaat om digitalisering en automatisering, maar dit zijn containerbegrippen. In de praktijk halen veel bedrijven echter niet het maximale uit hun Human Resources door gebruik van automatisering en I(C)T oplossingen. Denk jij dat je meer winst kan maken doormiddel van automatisering en digitalisering? Dan heb je waarschijnlijk gelijk.

Tip: begin bij een inventarisatieronde waarin je veelvoorkomende taken die te maken hebben met: administratie, communicatie, monitoring, evaluatie, ziekmeldingen, verloop en verzuim. Kortom, alles wat te maken heeft met monitoring, meten, evalueren, terugkerende mailtjes, belletjes en standaardprocedures. Rode vlaggen waar je op kan letten zijn: meerdere excel-bestanden om dingen ‘meetbaar te maken’, meerdere systemen om een ziekmelding te verwerken of handmatige acties voor terugkerende taken.

Waarom is dit onderdeel belangrijk?

Dit onderdeel is belangrijk omdat er veel kosten en tijd bespaard worden doormiddel van automatisering en digitalisering. Het maakt het evalueren van de resultaten van je HR-inspanningen ook makkelijker.

3. Beschrijf de verdeling van taken tussen HR-managers, -medewerkers en leidinggevenden

Beschrijf een rolverdeling zodat iedereen weet wat hij moet doen en waar hij voor verantwoordelijk is.

Ter inspiratie is dit een rolverdeling die je kan gebruiken, pas hem aan op jouw bedrijfsgrootte: 

De taken van HR-managers omvatten: strategieën voor personeelsplanning, strategie voor werving, personeelsadministratie en communicatie, compensatiemanagement, personeelsontwikkeling en -behoud, prestatie-evaluatie en human resource controlling. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het adviseren over arbeidswetgeving en -regelgeving, het beheren van werknemersrelaties en het bieden van ondersteuning tijdens herstructureringen en veranderingsprocessen.

De taken van HR-medewerkers omvatten:
De strategieën op tactisch niveau vertalen en coördineren in samenspraak met de HR-managers. Overbrengen en operationaliseren van de tactische invulling voor personeelsplanning, strategie voor werving, personeelsadministratie en communicatie, compensatiemanagement, personeelsontwikkeling en -behoud, prestatie-evaluatie en human resource controlling. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het adviseren over arbeidswetgeving en -regelgeving, het beheren van werknemersrelaties en het bieden van ondersteuning tijdens herstructureringen en veranderingsprocessen.

De taken van teamleiders, leidinggevenden en managers: 
Het op operationeel niveau volgen van de tactische en strategisch richtlijnen en het uitvoeren van de activiteiten die zijn beschreven op tactisch niveau. Het terugkoppelen van feedback rondom het uitvoeren van activiteiten. Denk hierbij aan, wat werkt wel, wat werkt niet, wat kost meer tijd dan gedacht en wat zijn mogelijke oplossingen die beter zouden werken.

Waarom is dit onderdeel belangrijk?

Dit onderdeel maakt duidelijk: wie welke activiteiten activiteiten uitvoert. Door een goede taakverdeling ontstaan er geen misverstanden over het uitvoeren van noodzakelijke activiteiten, het voorkomt dat het proces stil komt te liggen omdat iemand niet weet wat hij moet doen en/of dat hij de verantwoordelijkheid hiervoor niet neemt.
Tip: stem met je team af wie wat doet op basis van wat diegene graag wil doen, maar ook of het past bij zijn haar competenties. Passie weegt als 2 punten, kennis voor 1 punt. Waarom deze puntverdeling? Omdat iemand met veel passie zichzelf op deze manier kan ontwikkelen en voldoende uitdaging voelt in zijn baan. Biedt eventueel ondersteuning of laat een ander dat bieden waar nodig.

4. Maak twee tijdlijnen en koppel hier acties aan

Maak een tijdlijn voor de HR-strategie en implementatie, maar ook voor het proces rondom een medewerker werven tot en met zijn afscheid. Beide tijdlijnen kunnen tussentijds aangepast of aangevuld worden.
 
Maak een tijdlijn voor de ontwikkeling en implementatie van de HR-strategie en het HR plan: het kunnen uitvoeren van activiteiten is vaak afhankelijk van de activiteit die vooraf dient te gebeuren. Ontwikkel daarom een tijdlijn met planning van de activiteiten met deadlines. Zorg voor een buffer na de implementatie, in de periode na een implementatie wordt pas duidelijk of deze activiteit werkt. Houdt er ook rekening mee dat in veel gevallen je personeel even moeten wennen aan veranderingen in werkwijze en processen.

Maak een tijdlijn voor de werving, instroom, behoud en uitstroom van een medewerker
Dit zijn de doorlopende activiteiten in chronologisch volgorde die steeds uitgevoerd moeten worden wanneer een nieuwe medewerker bij het bedrijf komt werken tot en met het moment dat hij weggaat.

Waarom is dit onderdeel belangrijk?

Dit onderdeel is belangrijk omdat veel taken van elkaar afhankelijk zijn. Zeker wanneer je met een team naar een tijdlijn krijgt valt het direct op of er onderdelen zijn die missen, welke dus nog toegevoegd moeten worden. Het voorkomt ook dat tussentijds het project stil komt te liggen, omdat het duidelijk is welke activiteiten er de komende tijd uitgevoerd moeten worden.

5. Integreer training en ontwikkeling in je HR-strategie en HR-plan

Training en ontwikkeling is belangrijk voor iedereen in je organisatie, het zorgt dat elke medewerker vanuit zijn rol een effectievere en efficiëntere bijdragen kan leveren aan de organisatiedoelstellingen behalen. Tegelijkertijd zorgt het versterken van vaardigheden en kennis ook voor verbeterde prestaties en productiviteit. Het aantal fouten daalt en dat vermindert weer (financiële) risico’s. Omdat persoonlijke en zakelijke ontwikkeling / training ook een personeelsbehoefte is verhoogt dit de tevredenheid van werknemers. Hierdoor daalt het personeelsverloop. Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Voorbeelden: Als de HR-afdeling nieuwe kennis, inzichten en tools heeft, profiteert de hele organisatie daarvan. Dat gebeurt middels de strategie die ze implementeren en de input die ze organisatiebreed kunnen geven over de inzet van human Resources.

De training van managers en leidinggevenden zorgt op zijn beurt voor betere afdelingsresultaten door een effectievere sturing van medewerkers.

De training en ontwikkeling van individuele medewerkers zorgt dat zij vanuit hun (specialistische) rol optimaal bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.

Tip: Dankzij technologie veranderen de taken en activiteiten die bij banen en functies horen snel. Combineer dit met de trend dat medewerkers willen blijven leren, bied ze opleidingsmogelijkheden aan. Nieuwe technologieën geven je tegelijkertijd ook steeds weer een kans om plots een flinke voorsprong te krijgen ten opzichte van je concurrenten. Andersom geldt dat net zo, technologie kan ook zorgen dat een concurrent plots een aandeel van jouw markt afpakt. Het loont dus letterlijk altijd om koploper te zijn. Met simpele berekeningen kan je vaak al inschatten welke technologieën jouw organisatie onderaan de streep meer kosten schelen of meer geld opleveren.

Wat is het verschil tussen training en ontwikkeling van werknemers?

Training richt zich op het aanleren van specifieke vaardigheden of kennis aan werknemers voor hun huidige functie, meestal met een kortetermijndoel. Ontwikkeling daarentegen is een langetermijnproces gericht op de toekomstige groei en potentieel van een werknemer, waarbij vaak zowel harde als zachte vaardigheden worden betrokken. Wellicht wil je bijvoorbeeld medewerkers helpen zich te ontwikkelen op een ander vakgebied (zoals ICT/IT) als je een koers zet op meer digitalisering en automatisering binnen je bedrijf.

Laatste tip over de 3 HR-niveaus

Tot slot is het belangrijk om een goede balans te vinden tussen HR-strategie, -tactiek en uitvoerende HRM activiteiten. Zo voorkom je dat plannen alleen op papier blijven staan (teveel strategisch georiënteerd) en dat er te ad-hoc gehandeld wordt, waardoor de lange-termijn uit het oog verloren wordt (te operationeel georiënteerd).

Tips bij de integratie van training en ontwikkeling binnen je organisatie

Het betrekken van werknemers in het trainingsproces door hun behoeften en voorkeuren te begrijpen zorgt voor succes. Je wilt immers dat medewerkers gemotiveerd zijn om een cursus te volgen. Als ze een cursus volgen ‘omdat het moet’, blijft de kennis vaak niet zo goed hangen. Met weinig draagvlak bij de werknemer zal het in veel gevallen ook niet tot het optimale resultaat leiden dat je gehoopt had. Dus wat kies je dan wel?

Maak je organisatiedoelen voor de toekomst duidelijk aan je medewerkers. Geef verschillende opleidingsmogelijkheden die aansluiten op deze doelen waar ze uit kunnen kiezen. Laat hen zelf ook meedenken. Sta open voor suggesties van medewerkers die ideeën hebben die je zelf niet bedacht had. 

Als een medewerker vanuit zijn passie kan bijdragen aan jouw bedrijfsdoelstellingen, dan kan dat een groot positief effect hebben en tegelijkertijd (ziekte)verzuim en personeelsverloop verminderen. 

Praktische tip: bied cursussen in verschillende formaten aan zoals online cursussen en trainingen, maar ook workshops op locatie. Iedere werknemer heeft zijn eigen voorkeur en leert op zijn eigen manier het beste.

Tot slot nog wat laatste praktische tips over HRM

Met deze laatste praktische tips zijn we alweer aan het einde van dit uitgebreide artikel. We hopen dat het je wat praktische inzichten geeft in de do’s en don’ts van HRM, plus inspiratie voor thema’s die meer aandacht behoeven binnen je HRM aanpak.

Communiceer duidelijk de mogelijkheden en kansen richting medewerkers

Heldere communicatie over carrièrepaden, training en ontwikkelingsmogelijkheden helpt bij het aantrekken en behouden van werknemers die hun vaardigheden willen ontwikkelen. Organisaties investeren in dit thema om talent aan te trekken en te behouden, de competenties van medewerkers te ontwikkelen en werknemers betrokken en gemotiveerd te houden.

Het tegenovergestelde is ook waar. Onduidelijke of beperkte communicatie voorkomt dat je het meeste haalt uit je human resources. Het leidt tot ongemotiveerd personeel dat zich ook niet wil ontwikkelen, deze situatie kenmerkt zich door opmerkingen als ‘ja, maar ik wist niet dat dat kon’ of ‘ja, maar daar is nooit iets over gezegd.’.

Focus op deze uitdagingen met betrekking tot Personeelsmanagement

De arbeidsmarkt staat onder druk, wat een grote uitdaging vormt voor HR-professionals. In 2023 wordt verwacht dat 35% van de HR-professionals veel moeite zal hebben met deze krappe arbeidsmarkt, terwijl 58% enige moeilijkheden verwacht. Het behouden van het bestaande personeel, het aanpakken van ziekteverzuim en het verbeteren van arbeidsomstandigheden zijn topprioriteiten. Daarbij wordt de werknemerservaring, betrokkenheid en retentie steeds belangrijker.

De bovenstaande thema’s staan bovenaan op het lijstje van andere bedrijven. Staan ze dat ook op die van jou? Zo niet, evalueer dan je aanpak.

Digitale ondersteuning en hybride werkmodellen

De pandemie heeft de prioriteit voor digitale ondersteuning van HR-processen verhoogd. Hybride werkmodellen zijn een ‘algemeen goed’ geworden, waarbij 57% van de organisaties mogelijkheden biedt voor thuiswerk. Dit vereist in veel gevallen een herontwerp van banen en het aanbieden van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden om talent aan te trekken en te behouden.

We hebben nu gezien wat er kan gebeuren, wees daarom altijd voorbereid op een mogelijke pandemie in de toekomst. Ben je niet voorbereid? Dan kan je operatie op dat moment volledig stil komen te liggen. Indirect kan het thuiswerken ook bijdragen aan een lager legitiem verzuim dat ontstaat door virus-gerelateerde klachten.

Uitdagingen in talentmanagement

De arbeidskrapte houdt aan. Daarom is het aantrekken als het behouden van talent een thema met veel prioriteit bij organisaties. Dat betekent inherent dus meer concurrentie als het gaat om talent aantrekken en behouden. Houd daarom goed de trends in de gaten, herzie waar nodig regelmatig je arbeidsvoorwaarden om marktconform te blijven en werk aan een gezonde bedrijfscultuur waar medewerkers graag een deel van uitmaken.

De feedbackcultuur en teamontwikkeling spelen een belangrijke rol bij het behouden van talent.
De rol van leiderschap is belangrijke als het gaat om het onderhouden en ontwikkelen van medewerkers en teams. Een leidinggevende die niet luistert of zijn medewerkers niet erkent? Dat is tegelijkertijd ook de grootste afknapper voor medewerkers en verhoogt het verloop.

Zet in op het voorkomen van (langdurig) Ziekteverzuim

Ziekteverzuim vormt een grote uitdaging voor organisaties vanwege hoge verzuimcijfers door mentale en fysieke ziekte. De belangrijkste oorzaak van ziekteverzuim zijn psychologische problemen veroorzaakt door hoge werkdruk en emotionele stress. Preventie is daarom nodig om dat type van langdurig ziekteverzuim te verminderen.

Blijf als werkgever op de hoogte van personeelsmanagement en HR(M) trends

Blijven aansluiten op de veranderende behoefte van werknemers, maar ook andere stakeholders is een must om talent aan te trekken en te behouden, maar ook om omzet te genereren.

Hieronder geven we een aantal trends die je als werkgever zeker in de gaten wilt houden:
• Personeelsmanagement gaat een grotere nadruk leggen op: de ervaring van de werknemer, de optimalisatie van hybride werk en de overgang naar een vierdaagse werkweek.

• Automatisering van HR-taken en het gebruik van diverse marketingtechnieken voor werving worden steeds belangrijker, evenals de relatie tussen manager en werknemer.

• De waarden, diversiteit, inclusie, zinvol werk en maatschappelijke verantwoordelijkheid van bedrijven hebben een aanzienlijke impact.

• Bedrijven besteden meer aandacht aan het welzijn van werknemers door psychologische, juridische en familiale ondersteuning te bieden, evenals sportactiviteiten en gemeenschapsinitiatieven. HR-managers moeten het dagelijks welzijn van werknemers bevorderen en burn-out en isolatie tijdig opmerken, wat extra uitdagend is met de vervagende werk-privé grenzen door de opkomst van hybride werk.

• Hybride werken zal naar verwachting toenemen, met 85% van de huidige werknemers die dit verkiezen.

• Flexibiliteitsbeleid moet worden herzien om de werk-privébalans van medewerkers te stimuleren en te behouden, terwijl teamverbindingen intact moeten blijven.

• Werkgevers worden geconfronteerd met hogere kosten en lagere productiviteit als gevolg van chronische aandoeningen, obesitas en psychologische problemen. Investeren in actieve, maar vooral ook preventieve gezondheidsoplossingen en gezondheidsprogramma’s wordt daarom belangrijker. Het Health Coach Programma, ontwikkeld door TU Delft en Aon, heeft positieve resultaten getoond bij meer dan 10.000 deelnemers.

• Digitalisering van HR-processen is volop in beweging en wordt binnenkort de nieuwe standaard.

• De toekomst van werk gaat over de toekomst van mensen, waarbij menselijke vaardigheden die machines niet kunnen repliceren, zoals empathie, creativiteit en innovatie, een groot deel van het onderscheidende vermogen zullen zijn.

• Duurzame inzetbaarheid staat bij veel organisaties bovenaan de lijst wanneer ze oudere medewerkers in dienst hebben. Zorg dat je er als werkgever tijdig voor zorgt dat oudere medewerkers tot het einde van hun carrière bij jou een zinvolle functie-invulling hebben. Hier komt vaak om- of bijscholing bij kijken, anticipeer daarom vandaag al op je situatie over 5 jaar.

• Op het gebied van werving en selectie blijkt de arbeidsmarkt door kandidaten gedreven te zijn. Creatieve recruitment-strategieën zijn nodig, maar de basis moet ook op orde zijn (het aanbieden van een aantrekkelijk pakket van primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden).

• Verandering en ontwikkeling binnen de managementlaag van organisaties zijn noodzakelijk om interne mobiliteit binnen organisaties te verhogen. Hierdoor kunnen wervingskosten en het personeelsverloop verlaagd worden (dankzij meer tevreden medewerkers). Effectiviteit van leiders en managers is daarbij van belang om een aantrekkelijke werkgever te zijn én te blijven.

• Strategische prognoses worden nóg belangrijker. Dat houdt in dat er extra aandacht moet zijn voor het overwegen welke vaardigheden je in de organisatie wilt behouden, ontwikkelen, maar wellicht ook wilt afstoten.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".