Personeelsbeleid; Hoe personeelszaken structurele personeelsproblemen oplost

Personeelsbeleid ook wel personeelsmanagement genoemd, is onderdeel van je organisatiebeleid. In dit beleid staan alle zaken beschreven die direct gerelateerd zijn aan je personeel zoals de werving, selectie, arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingsmogelijkheden van je medewerkers. Enerzijds zorgt het beleid ervoor dat je als bedrijf voldoet aan de regel- en wetgeving met betrekking tot werknemers, anderzijds los je er terugkerende personeelsproblemen mee op. Denk hierbij aan een hoog verzuimcijfer, lage motivatie van werknemers en hoog personeelsverloop. Omdat een goed personeelsbeleid is afgestemd op jouw bedrijfsdoelen draagt het inherent bij aan het succes van je onderneming. Personeelsbeleid is de vertaling van jouw bedrijfsdoelen naar concreet beleid, acties en activiteiten met betrekking tot personeel die jou(w bedrijf) helpen om die doelstellingen te behalen.

Voor je geld en tijd investeert in personeelsbeleid wil je natuurlijk eerst weten waarom je dat zou moeten doen.

Waarom investeren in personeelsbeleid?

Dit zijn 7 belangrijke redenen om te investeren in een goed personeelsbeleid:
1. Zekerheid over het voldoen aan wetten & regelgeving. (Hierdoor voorkom je boetes en onnodige kosten)
2. Grotere tevredenheid van werknemers. (Tevredenheid zorgt voor gemotiveerde en betrokken medewerkers)
3. Hogere productiviteit van medewerkers. (Productiviteit zorgt voor meer omzet)
4. Minder verzuim onder je personeel. (Lager verzuim betekent minder kosten)
5. Lagere personeel-gerelateerde kosten onderaan de streep. (Minder kosten zorgen voor meer winst)
6. Betere Employer Brand en Employee Experience. (Een sterk werkgeversmerk zorgt voor minder verloop en soepelere werving)
7. Duidelijker waarneembare bijdrage van je bedrijf aan maatschappelijke thema’s voor de buitenwereld. (Verbetert je bedrijfsimago en trekt klanten / medewerkers aan)

Er zijn nog meer redenen om te investeren, maar dit vat de belangrijkste motivatie om ermee aan de slag te gaan samen. Denk jij op dit moment: “Personeelsbeleid is toch alleen voor grote organisaties?” lees dan snel de alinea hieronder.

Is personeelsbeleid relevant voor het (M)KB?

Ja, personeelsbeleid is relevant voor het KB, MKB, grootbedrijf én organisaties. Een grote misvatting is dat personeelsmanagement alleen van belang is voor grote organisaties. Een strategisch personeelsbeleid integreren in je bedrijfsvoering is namelijk als (M)KB bedrijf een uitgelezen kans om structurele personeelsproblemen op te lossen, de productiviteit van medewerkers te verhogen, verzuim terug te dringen en personeel-gerelateerde kosten en boetes te voorkomen. De impact van deze factoren is vaak nóg groter voor een (M)KB bedrijf. Een goed personeelsbeleid verlaagt dus veel personeel-gerelateerde risico’s en vergroot je financieel rendement.

Goed personeelsmanagement vraagt om een investering in personeelsplanning, personeelsadministratie en het creëren van een werkomgeving waar plezier op het werk centraal staat.

Wie moet ik betrekken bij personeelsmanagement?

Net als elk ander plan voor je organisatie slaagt personeelsmanagement of personeelsbeleid alleen als je er draagvlak voor krijgt binnen je bedrijf. De grootste valkuil is plannen bedenken als manager of directie voor wat ‘personeel wel leuk gaat vinden’, dat werkt meestal averechts. Een succesvol beleid begint juist bottom-up (vanaf de werkvloer), waarbij teamleiders, managers, HR(M) medewerkers, P&O werknemers en de (onder)directie het vormen van het personeelsbeleid in de juiste banen sturen op basis van medewerkers-input. Je werknemers zoeken namelijk naar erkenning en waardering, ze willen gehoord worden en zien dat jij hen serieus neemt. Dat doe je niet door beleid op te leggen, maar door het samen met je personeel te vormen. Kleine nuance, groot verschil.

Een andere veelvoorkomende valkuil..

Personeelsbeleid is vaak ‘het kindje van de HR-afdeling’, voelt dat in jouw bedrijf ook zo? Dan is het tijd voor actie. Ook dat is beleid dat voor je personeel voelt alsof het wordt opgelegd van boven.

Daarnaast zoekt een goede HR-afdeling zelfs graag de verbinding met de werkvloer. Als directeur of manager kan jij ze bij die ambitie helpen. Dit doe je door bijvoorbeeld een brownpaper-sessie of een door HR(M) georganiseerde bijeenkomst te organiseren voor je medewerkers. Je wilt je werknemers natuurlijk zo min mogelijk van hun werk afhouden, maar twee keer een ochtendje samen sparren met je personeel? Dat kan je heel waardevolle inzichten opleveren. Deze verdienen zich vaak terug in korte tijd én blijven nog lang daarna renderen. Het voordeel is dat je daarnaast door deze aanpak zorgt dat personeelsbeleid ‘een kindje van de organisatie’ wordt.

Moet ik HR, HRM of P&O betrekken bij personeelsbeleid?

Het liefst betrek je al deze partijen, want personeelsbeleid vorm je samen. Het verkleint ook de kans op miscommunicatie en -interpretatie achteraf. Heb je op dit moment nog geen HR(M) afdeling? Geen zorgen, zorg er dan voor dat je er als directie bij bent, tenminste, als je bekend staat om een open houding. Toets dat vooraf wel even via-via, want een medewerker gaat je dat niet snel zeggen. Is dat niet het geval? Zorg er dan voor dat je sessie laat organiseren door kundige medewerkers die jij geschikt acht, welke onder het personeel het meest geroemd zijn als (semi-)vertrouwenspersoon waar ze alles aan durven te melden. Immers: Hoe opener de houding van het personeel, hoe beter de output.

Hoe je de afdeling noemt en wat de inhoudelijke taken zijn, dat verschilt per onderneming. In de praktijk worden vaak Human Resources (HR) / Human Resource Management (HRM) en P&O door elkaar gebruikt. Het is dus wel handig als je de juiste partijen betrekt of liever nog indien van toepassing, beide partijen!

Pro tip: besef je dat in de praktijk jouw visie als werkgever of manager vaak haaks staat op die van HR(M). Ik durf je echter te garanderen dat blij personeel je meer oplevert, maar die opbrengsten zijn vaak indirect meetbaar. De verborgen kosten voor ontevreden personeel ook. Stel jezelf en HR gerust door rond de tafel te gaan en te bepalen hoe je het effect van veranderingen (op financieel gebied) meetbaar maakt. Houd daarbij wel rekening met het feit dat een goede meting zeker 1-3 jaar nodig heeft. Ter inspiratie: zet bijvoorbeeld de afname in verzuim en ziekmeldingen of de stijging in productiviteit af tegen een verandering in de tevredenheid-score van je medewerkers en toets deze ieder kwartaal of half jaar.

Wat is het verschil tussen HR(M) en P&O?

Er zijn een aantal verschillen tussen Human Resource Management (HRM) en Personeel & Organisatie (P&O). In de tabel hieronder zie je de kenmerken op een rijtje.

Personeel & Organisatie (P&O) Human Resource Management (HRM)
Voornamelijk operationeel gericht Strategisch, tactisch en operationeel gericht
Focus op personeelsadministratie Focus op het managen van alle personeelszaken
Gericht op korte termijn Gericht op lange termijn en duurzaamheid
Ziet personeel als kostenpost Ziet personeel als strategische waarde
Beperkte betrokkenheid bij bedrijfsvoering Integrale rol in bedrijfsvoering en beleid
Reactief: reageert op problemen Proactief: anticipeert en plant toekomstige behoeften

Tip: Het is handig om beide partijen te betrekken omdat ze unieke invalshoeken kunnen geven. De weg van idee naar implementatie wordt ook korter doordat voors- en tegens snel afgewogen kunnen worden. Je voorkomt er ook mee dat je te maken krijgt met een wij-versus-zij cultuur, waarbij de ene afdeling zich gepasseerd voelt. Geef iedereen dus ruim de input voor zijn feedback, verzoek ze wel om te denken in oplossingen ‘nee, dat gaat niet want..’ moet veranderen in ‘we zouden het wel kunnen doen door..’. Is een medewerker eerst skeptisch, maar stelt hij dan zijn mening bij en denkt hij in oplossingen? Complimenteer hem! Dit motiveert anderen ook weer.

Bereid je voor op je medewerkers betrekken in de beleidsvorming

Een sessie zonder richtlijnen organiseren? Dat is de perfecte set-up voor een ochtend weggegooide tijd. Bedenk daarom vooraf activiteiten en koppel er concrete doelen aan. Hoe lang gaat een activiteit duren? Wat is het doel van de activiteit? Past het bij jouw personeel? Is het realistisch haalbaar en praktisch genoeg? Een lego-brainstorm sessie is bijvoorbeeld superleuk voor je personeel, maar beter geschikt voor een kleine groep deelnemers die werken aan de creatieve oplossing van één probleem. Een brownpapersessie? Die past waarschijnlijk beter bij een grotere groep om snel ideeën te genereren, voors- en tegens te verzamelen en problemen en kansen te achterhalen.

Tip: Maak ter voorbereiding een tijdlijn van de in- tot door- en uitstroom van een medewerker. Zo weet je zeker dat elk punt van on- tot offboarding aan bod komt. Laat HR op je opzet schieten, ongetwijfeld kunnen zij nog wat punten aanvullen.

Waarom betrek je medewerkers in het vormen van je personeelsbeleid?

Wanneer je samen met je personeel spart over hoe je enerzijds hen blij maakt en anderzijds jouw organisatiedoelen kan bereiken, werkt dat motiverend voor je medewerkers. Ze krijgen een (hopelijk terecht) gevoel van controle. Je krijgt daarmee direct draagvlak vanaf de start. Logisch ook, want personeelsbeleid gaat immers over zaken die direct betrekking hebben op hen. Zij weten precies wat er speelt en wat zij als medewerker fijn vinden. Wanneer je genoeg medewerkers betrekt bij het vormen van je personeelsbeleid van verschillende functies krijg je een representatief beeld, mits je niet zelf in de valkuil stapt om sturend te werken.

Pro tip: ik durf je te garanderen dat een van de eerste zaken die (grappend) genoemd gaat worden een loonsverhoging krijgen is. Een gemiste kans om daar niet vooraf al goed over na te denken. Dit is namelijk een mooie inhaker, als jouw winst flink omhoog gaat, kan je immers de medewerkers best een iets hoger loon geven. Een best-practice is een wat hogere loonsverhoging te noemen, welke je opknipt en verbindt aan mijlpalen (doelen) voor de afdeling of organisatie. Bijvoorbeeld: een hogere productie, minder verzuim, een bepaalde omzet behalen of een hogere efficiëntie. Des te groter is de motivatie van je medewerkers om goed mee te denken en het plan te laten slagen. De tussentijdse mijlpalen dienen als prikkel om door te blijven gaan. Een enkele mijlpaal over een jaar voelt voor teveel medewerkers als een ‘ver van hun bed show’.

Er geen betere bron om je informatie vandaan te halen voor een goed plan, dan van je werknemers zelf. Wanneer je beleid vorm gaat krijgen is het wel belangrijk om het te blijven toetsen naarmate het zich ontwikkelt. Houd contact met je medewerkers, zorg voor een accurate opvolging, communiceer en stuur waar nodig samen met je personeel bij. Het gebeurt in de praktijk vaak dat na zo’n eerste sessie HR of of  ‘je eigen plan te trekken’, waarbij je de verbinding met de werkvloer – en dus het draagvlak voor je beleid – in zijn geheel verliest.

Tips: Zorg altijd dat de medewerkers de credits krijgen voor hun input. Er is niets zo’n verschrikkelijke domper op je personeelsbeleid als een HR-medewerker of manager die voor het gevoel van de medewerkers ‘gaat lopen’ met hun ideeën. Laat medewerkers los gaan als ze geïnspireerd zijn. Geef ze alleen als criteria mee dat ze hun ideeën goed onderbouwd moeten zijn, waarbij ze rekening houden met 1. draagt dit bij aan de doelstellingen en  2. wat het oplevert versus de kosten. Gebruik vervolgens een ideeënbus die je na afloop van de sessie laat staan waarin ze nog 2 weken hun ideeën kunnen deponeren. Zo houd je een wenselijke druk op de ketel. Verloot eventueel een prijs onder alle ingeleverde ideeën. Stap in dat geval niet in de valkuil om “het beste idee flink te belonen”, dat doet weer afbreuk aan het idee en draagvlak.

Wat valt er onder personeelsbeleid? (Ofwel: over welke zaken kan je personeel meedenken)

Onder personeelsbeleid vallen alle activiteiten die betrekking hebben tot personeel van in-, door- tot uitstroom. Kortom al je personeelsaangelegenheden. Hieronder vallen:
• Naleving van regel- en wetgeving m.b.t. personeel, arbeidsvoorwaarden en veiligheidseisen (bereid dit zelf voor, vraag wel naar verbeteringen in werkomstandigheden die het werk makkelijker zouden maken)
• Naleving van de CAO
• Arbeidsorganisatie
• Werving
• Selectie
• Participatie
• Onboarding
• Arbeidsvoorwaarden
• Administratie
• Verzuim- en ziektebeleid
• Functioneringsgesprekken
• Ordegesprekken
• Beloningsbeleid
• Personeelsontwikkeling (cursussen, trainingen, opleidingen, ontwikkeling- en doorgroeimogelijkheden)
Ontslag
• Exitgesprekken

In jouw personeelsbeleid moet minimaal staan hoe jij er middels voorzieningen, acties, activiteiten, gedrag, (arbeids)voorwaarden en richtlijnen voor zorgt dat je als bedrijf voldoet aan de wettelijk gestelde eisen rondom personeel. De rest is een vrije invulling, maar het rijtje hierboven geeft je inspiratie.

De vertaling van je personeelsbeleid

Je wilt niet dat je personeelsbeleid in de kast verdwijnt, maak het daarom een prioriteit zo snel mogelijk te beginnen met de implementatie ervan, eventueel gefaseerd. Maak beloftes waar uit je (brownpaper)sessie. Vertaal het beleid naar concrete implementaties in je arbeidsvoorwaarden en op de werkvloer, geef leidinggevenden, je personeel en andere (in)direct betrokkenen heldere richtlijnen en concrete handvatten om mee te werken. Zij zijn de dragers van je beleid, gebeurt er te lang niks voor het gevoel van de medewerkers? Dan raak je het draagvlak snel kwijt, plan dus vooruit.

Een flauw, maar realistisch voorbeeld. 

Je bent samen met je personeel tot de conclusie gekomen dat leidinggevende en teamleaders veel tijd kwijt zijn aan diensten ruilen en ziekmeldingen. Iedereen staat ervoor open om dit digitaal te doen. Daarom heb je direct een systeem aangeschaft dat de tijd flink gaat reduceren. De software maakt verzuim meetbaar, meldt een medewerker zich ziek via het systeem? Dan krijgen anderen direct een melding om te komen, waardoor je bezetting direct geregeld. De zieke medewerker krijgt een push-melding op zijn telefoon wat zijn verwachtte ziekte-verzuimtijd is en krijg geautomatiseerde berichten om zich weer beschikbaar te melden. Per-fect! Dat kost praktisch geen tijd meer!

Maar..

Een week later wordt een medewerker ziek. Waar jouw “hypermoderne verzuim-systeem” gevonden kan worden? Dat is de medewerker vergeten. Dus.. Belt hij zijn leidinggevende met zijn ik-ben-zo-ziek stem, zo empathisch als jouw teamleider is meldt hij de medewerker ziek, maar niet in het systeem, maar gewoon op papier.. En dat is nu precies een slippery-slope naar een falend personeelsbeleid.

In plaats van één melding door je medewerker, waarna alles automatisch verloopt heb je nu kosten voor:
• De zieke medewerker.
• De tijd die de manager belt en een ouderwetse ziekmelding maakt.
• De tijd die de manager bezig is met vervanging regelen.
• De opvolging van de ziekmelding.
• Het beter melden.

Had voorkomen kunnen worden..

Tip: Zit er als werkgever in het beginstadium van nieuwe implementaties even ‘goed bovenop’. Herinner medewerkers en betrokkenen aan de gezamenlijke doelen en beloningen die daar tegen-overstaan tot nieuwe acties en gedrag een routine is geworden.

Succes vereist commitment

Als je personeelsbeleid eenmaal draagvlak heeft bij je personeel dan is het belangrijk dat er ook commitment van zowel teamleiders, managers, de directie, HR(M) en P&O is. Zij zijn de belichaming van je personeelsbeleid met hun gedrag en acties.

Zoals je hierboven al las zijn zij de make-or-break factor voor je personeelsbeleid. Zorg dus dat ze goed op de hoogte zijn van het beleid en dat ze regelmatig communiceren aan de hand van de richtlijnen in het personeelsbeleid.

Soms is dat even wennen voor de betrokkene, geef ze voldoende ruimte om te vallen en weer op te staan, maar houdt altijd een vinger aan de pols en stuur bij. Houdt er rekening mee dat een gemiddelde verandering 12-13 weken nodig heeft om te veranderen in een routine, mits er actief op gestuurd wordt.

Doe je dat niet? Dan wordt personeelsbeleid waarschijnlijk een plan dat in de kast verdwijnt.

Tip: Veranker je personeelsbeleid stevig in je onboarding. Zo raken nieuwe medewerkers direct vertrouwd met je personeelsbeleid. Het voorkomt een boel overbodige kosten van ze daarna nieuw gedrag moeten aanleren. Daarnaast voorkomt het fouten, begeleiding en de (in)directe kosten die daar bij komen kijken.

Waar is personeelsbeleid voor bedoeld?

Personeelsbeleid is bedoeld om inzicht te krijgen in alle zaken rondom je personeel in elke fase, waarbij er middels concrete activiteiten en richtlijnen optimaal bijgedragen wordt aan de organisatiedoelstellingen.

Hiermee bedoel ik dat er een personeelsbeleid is voor fases vanaf: werving en selectie van een nieuwe medewerker tot de uitdiensttreding (ontslag of vertrek), maar ook alle fases daartussen zoals onboarding, personeelsbehoud en doorstroming. Het primaire doel van je personeelsmanagement is voldoende geschikte en competente medewerkers in dienst te krijgen en houden. Daarnaast richt het beleid zich op het tevreden maken en houden van personeel en het motiveren en stimuleren van medewerkers.

Ter aanvulling is het in mijn optiek belangrijk dat medewerkers middels jouw ondersteunde beleid, de balans vinden tussen de doelstellingen van jouw organisatie en die van hen zelf. Als medewerkers hierin een goede balans vinden ervaren ze minder werkdruk. Dit in combinatie met werken op een veilige werkvloer en in prettige werksfeer helpt de ziekmeldingen en verzuimcijfers te verminderen.

Welke onderwerpen moet je zeker opnemen in je personeelsbeleid?

Het is sterk aanbevolen deze beleidsthema’s te adresseren in je personeelsbeleid en hier een goed beleid voor te ontwikkelen:

• Verzuimcijfers, ziekmeldingen en duurzame inzetbaarheid. (Ziekte en verzuim zijn grote kostenposten, duurzame inzetbaarheid helpt bij het verlagen van de kosten)
• Werkgeluk en medewerkerstevredenheid. (t.b.v. behoud en retentie van medewerkers)
• Employee experience en employer branding. (Je onderscheidende vermogen)
• Arbeidsmarktcommunicatie. (De marketing en communicatie rondom jouw bedrijf en vacatures, hangt sterk samen met employee experience en employer branding)
• Arbeidsvoorwaarden. (De basis van je concurrerende vermogen)
• Onboarding en off-boarding. (De meest gemiste kansen voor verbetering)
• Personeelsverloop en personeelstekort. (Jouw offensief tegen arbeidsmarktkrapte)
• Omgaan met verandering, digitalisering en automatisering. (De van AI en andere digitale oplossingen op banen, functies en werkzaamheden binnen je bedrijf)
• Inclusiviteit en diversiteit. (Groot maatschappelijk thema)
• Verwachtingsmanagement. (Goed werkgeverschap, hangt samen met employer branding en employee experience)
• Grote maatschappelijke trends en werkgerelateerde (micro)trends. (Monitor deze want het kunnen zowel kansen en bedreigingen zijn, waarbij snel anticiperen loont)

Natuurlijk zijn er nog meer thema’s die op de agenda staan. Zie ook afbeeldingen hieronder uit het onderzoek van Performa’s HR met thema’s gerankt in 2022 t/m verwachtte thema’s in 2024. Je ziet dat veel van de thema’s nagenoeg op dezelfde positie blijven staan.

HR beleidsthema 2023 2024 personeelszaken 2022 2023 personeelsbeleid thema 2023 2022

Bron afbeeldingen: “Performa’s onderzoek HR-Trends 2023-2024”

Is personeelsbeleid verplicht?

Nee, een personeelsbeleid hebben als werkgever is niet verplicht. Om die reden krijgt het vaak ook geen prioriteit, zeker niet bij het KB en MKB. Het begint in de praktijk vaak pas te leven naarmate de organisatie groeit. Zijn er eenmaal HR medewerkers werkzaam? Dan wordt er vaak pas gesproken over een personeelsbeleid. Dat is eigenlijk best zonde, want je maakt dan met terugwerkende kracht vaak aanpassingen die geld kosten. Tegelijkertijd had een goed personeelsbeleid direct vanaf de start deze en andere onnodige personeelskosten kunnen voorkomen. Doormiddel van een goed beleid bouw je ook aan een extra laag zekerheid voor je bedrijf, je dekt namelijk de risico’s af rondom terugkerende thema’s en kan proactief anticiperen op situaties in de (nabije) toekomst. Met name wanneer je als klein(er) bedrijf verwacht te groeien is het daarom zinvol om er nu al in te investeren.

Door tijdig in te zetten op een goed personeelsbeleid bespaar je later een boel kosten. Je kan er zelfs direct profijt van hebben en kosten op korte termijn voorkomen. Hoe langer je consistent aan een goed personeelsbeleid werkt, waarbij je medewerkers betrekt.Hoe groter het rendement wordt.

Waarom is een strategisch personeelsbeleid belangrijk?

Een strategisch personeelsbeleid is belangrijk voor elke onderneming. Waarom? Omdat het direct bijdraagt aan het realiseren van de kerndoelen van de organisatie. Het maakt een proactieve planning mogelijk. Zo worden niet alleen de huidige, maar ook toekomstige behoeften aan personeel efficiënt aangepakt. Dit beleid helpt bij het optimaliseren van de bijdragen van werknemers aan de organisatiedoelstellingen, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de arbeidswetgeving en -regelgeving.

Doormiddel van een strategische personeelsplanning kunnen bedrijven anticiperen op veranderingen in de markt en de (lokale) demografie. Dat is van belang voor het handhaven van een competitieve arbeidsmarktpositie. Besef je goed dat je bedrijf nu vele malen beter vergeleken kan worden met andere werkgevers en niet alleen op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

Daarom wordt jouw imago ook belangrijker. Gelukkig verbetert een strategisch personeelsbeleid niet alleen de werknemerstevredenheid, maar versterkt het ook de goede reputatie van een bedrijf als een voortreffelijke werkgever (sterk werkgeversmerk). Dit maakt een onderneming aantrekkelijker voor zowel nieuw talent als ervaren vakmensen. Het is ook de reden dat je werknemers bij je willen blijven.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van personeelsbeleid?

De belangrijkste onderdelen van een succesvol personeelsbeleid ontwikkelen en implementeren zijn:
• Situatie-/scenario-analyse van het huidige scenario.
• Duidelijke visie op de inzetbaarheid van personeel en het bevorderen van hun professionele groei en tevredenheid.
• Vastgelegde SMART-doelen (het doel) en KPI’s (hoe je het doel meet). (Specifieke, Meetbare, Acceptabele, Realistische en Tijdsgebonden doelen zetten aan tot actie, dit in tegenstelling tot ‘meer personeel behouden‘)
• Hoe wettelijke verplichtingen rondom personeel worden nagekomen.
• Welke middelen en activiteiten je gaat inzetten, plus hoe jet die implementatie realiseert (van aanpassingen in arbeidsvoorwaarden tot cursussen aanbieden en het beloningsbeleid.
• Het betrekken van medewerkers bij de ontwikkeling en implementatie, neem ook in je plan op hoe je dat doet.
• Planning, opvolging en evaluatie.
• Behandelen van belangrijke HR beleidsthema’s zie ook onderwerpen personeelsbeleid.

Stappenplan voor het ontwikkelen van een goed personeelsbeleid

Stap 1: Verdiep je in de wettelijke regelgeving rondom personeel of laat je adviseren

Door je te verdiepen in de regel- en wetgeving rondom personeel kan je al deze verplichtingen accuraat vertalen naar beleid. Je voorkomt boetes door in beleid te maken wat niet voldoet aan de wet- en regelgeving in Nederland.

Belangrijke onderdelen:

1. Arbeidsvoorwaarden en -verplichtingen (denk aan wet minimumloon en minimumvakantiebijslag)
2. Voldoen aan het cao en informatie verschaffen
3. Rekening houden met de arbeidsomstandighedenwet
4. Houden aan de Arbeidstijdenwet (ATW)
5. Letten op zaken uit het Burgerlijk Wetboek (BW)
6. Wet arbeid en zorg
7. Wet gelijke behandeling (anti-discriminatiebeleid)
8. Loonstrook en betalingen

Tip: Door scherp zicht te hebben op wettelijke verplichtingen kan jij als werkgever aan je personeel én potentiële werknemers laten zien waarin jij je op positieve wijze onderscheid als werkgever.

Stap 2: Zorg dat je zaken rondom veiligheid en arbeidsomstandigheden adresseert

Een leuke werksfeer en stimulerende werkomgeving is belangrijk, maar de meest primaire behoefte is een veilige werkomgeving om in te werken. Wat je in dit onderdeel adresseert hangt af van het soort werksetting. Denk bij dit onderdeel enerzijds aan de inrichting van je magazijn, kantoor en veiligheidsbeleid. Denk anderzijds aan het trainen van medewerkers om over de juiste kennis en vaardigheden te beschikken.

Belangrijke onderdelen:

1. Breng arbeidsrisico’s in kaart en handel preventief middels een Risico-Inventarisatie, implementatieplan en Evaluatie (RI&E).
2. Leid bhv’ers op. (Extra EHBO’ers is wenselijk)
3. Zorg voor duidelijke werkinstructies die risico’s met betrekking tot veiligheid waarborgen op de werkvloer.
4. Zorg dat medewerkers machines, apparatuur en voertuigen (denk aan een heftruck) veilig bedienen, bied waar nodig certificaten en training aan.
5. Zorg dat apparatuur en voertuigen (van heftruck tot lease-auto) regelmatig gecheckt worden.
6. Stel een preventiemedewerker aan. (Deze medewerker focust zich op de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Hij adviseert over arbeidsrisico’s en maatregelen, zijn doel is om samen met jou als ondernemer risico’s rondom veiligheid en gezondheid te voorkomen, beperken en op te lossen.
7. Bied een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) wanneer medewerkers hier behoefte aan hebben.
8. Beschrijf hoe je omgaat met bijzonderheden bij jou op de werkvloer, denk aan: werken op hoogte of het omgaan met het vervoeren en opslaan van gevaarlijke stoffen.
9. Voorkom een hoge werkdruk om burn-outs, ziekte en verzuim op voorhand te voorkomen.

Tip: Ben je een logistieke werkgever of zit je in een andere hands-on sector? Dan kan je een VCA training verplichten. Dat is wel zo veilig voor de medewerker en zijn collega’s. In welke sector je bedrijf ook opereert, het is altijd verstandig meerdere werknemers een EHBO-cursus te laten volgen. Elk bedrijf heeft sinds 1994 minimaal 1 BHV’er nodig. Let naast fysieke veiligheid ook op emotionele veiligheid, stel bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon aan. Zorg wel dat die persoon dus ook echt een vertrouwenspersoon is, anders is het natuurlijk vragen om ellende en juridische procedures.

Stap 3: Adresseer verzuim en ziekte proactief

Het is voor vrijwel iedere ondernemer de grootste en pijnlijkste kostenpost. Voorkomen is letterlijk beter dan genezen in dit geval, zorg er daarom voor dat je proactief met deze zaken aan de slag gaat. Voorkom dat de werkdruk hoog wordt, zorg voor een prettige werksfeer en zet in op medewerkersgeluk (werkgeluk), employee experience en employer branding om personeelsverloop te verlagen. Neem in je beleid ook een procedure op met concrete acties over hoe je omgaat met ziekte en verzuim. Denk aan mailen, bellen (opvolgen), meldingen bij HR of doorsturen naar de ARBO-arts en het gebruik maken van systemen.

Belangrijke onderdelen:

1. Ziek melden en beter melden protocol
2. Verzuim en ziektepreventiebeleid

Tips:
• Zorg dat je niet teveel druk legt op een zieke medewerker die al ziek is, zet liever in op tussentijdse open gesprekken als je opmerkt dat een medewerker vaak ziek is of verzuimd.
• Druk zetten op zieke medewerkers is een valkuil waarbij je ongewenste effecten realiseert zoals frequent verzuim of iemand van overspannen verandert in burn-out, terwijl het vaak een symptoom is van het echte probleem. Zet liever in op het voorkomen van ziekte en verzuim.
• Vraag nooit naar medische gegevens. Oordeel niet; we refereren als mensen graag vanuit ons eigen referentiekader.

Stap 4: Doelstellingen en HR KPI’s vaststellen

Het ontwikkelen van een effectief personeelsbeleid begint met het definiëren van heldere doelstellingen en het vaststellen van KPI’s (Key Performance Indicators) voor HR. Deze doelstellingen moeten nauw aansluiten bij de bedrijfsstrategie en gericht zijn op zowel de korte als lange termijn.

Voorbeelden van HR KPI’s kunnen zijn: verlooppercentage, medewerkerstevredenheid, en tijd tot het invullen van vacatures. Het is cruciaal dat deze KPI’s meetbaar zijn, zodat de voortgang objectief beoordeeld kan worden. Betrek je personeel vanaf de start, zij vormen het gros van je draagvlak.

Belangrijke onderdelen:

• Medewerkerstevredenheid beleid
• Beloningsbeleid
• Employer branding
• Employer experience
• Opleiding- en ontwikkelingsbeleid
• Beleid voor evaluatie- en functioneringsgesprekken
• Ontslagbeleid

Tip: Mix individuele en gezamenlijke beloningen welke je koppelt aan meetbare doelstellingen. Gezamenlijke doelen stimuleren de afdeling, individuele beloningen zijn om te voorkomen dat de werknemers die harder hun best doen gedemotiveerd raken.

Stap 5: Analyse van bestaande processen

Een grondige analyse van de huidige HR-processen is noodzakelijk om inefficiënties en verbeterpunten te identificeren. Hierin bekijk je op een zo’n objectief mogelijke wijze hoe je bedrijf omgaat met werknemers, de regeling van personeelszaken en de naleving van wet- en regelgeving. Het is belangrijk om ook te evalueren of de juiste mensen op de juiste plekken zitten en hoe dit zich verhoudt tot de bedrijfsgroei.

Belangrijke onderdelen:

• Toetsen van de situatie op de werkvloer
• Toetsen van de situatie op strategisch niveau

Tips: Zorg voor 100% anonimiteit bij het verzamelen van input over de situatie, zo krijg je eerlijke feedback. Voorkom aannames, toets ze. Je beleid schrijven op basis van aannames is zonde van de tijd van het schrijven en een set-up om te falen vanaf de start.

Stap 6: Selecteren van de juiste technologie

De keuze voor geschikte technologische hulpmiddelen kan de efficiëntie van (HR-)processen aanzienlijk verbeteren. Dit kan variëren van geavanceerde HRM-systemen tot eenvoudige softwareoplossingen voor personeelsadministratie. De geselecteerde technologie moet passen bij de grootte en de specifieke behoeften van het bedrijf.

Belangrijke onderdelen:

• Toetsen van je huidige digitalisering
• Onderzoek naar technologische verbeteringen
• Implementatieplan
• Training en cursussen voor personeel

Tips:
• Een goede implementatie is key voor succes.
• Zorg voor ambassadeurs van de nieuwe systemen, dit doe je door degene die ermee moeten werken al in de onderzoeksfase te betrekken.
• Houd zicht op of de systemen wel gebruikt worden, het is voor medewerkers makkelijk om voor het comfort ‘van wat ze al kennen’ te kiezen, zeker in de beginfase.
• Houd in de eerste weken na implementatie regelmatig gesprekken. Waar lopen de medewerkers tegenaan? Moet er bijvoorbeeld nog iets opgelost of ingesteld worden t.b.v. een succesvolle implementatie?

Stap 6: Ontwikkelen van vaardigheden en kennis binnen HR

Om het nieuwe personeelsbeleid effectief te implementeren, is het essentieel dat de HR-afdeling beschikt over de juiste vaardigheden en kennis. Dit kan betekenen dat er behoefte is aan aanvullende trainingen of zelfs het aantrekken van nieuw talent met specifieke competenties.

HR stimuleert de organisatie om met het beleid aan de slag te gaan, maar het is beter op diverse lagen ambassadeurs te creëren. Lees: een aantal medewerkers, aantal leidinggevenden en HR. Zorg dat je managers, leidinggevende en personeel goed op de hoogte is van je personeelsbeleid én dat ze de handvatten hebben om ernaar te handelen.

Belangrijke onderdelen:

• Start van de implementatie van je beleid
• Verstrekken van informatie en middelen
• Waar nodig training van HR OF medewerkers.

Tips: Betrek naast HR een aantal ambassadeurs van het personeelsbeleid. Door ze meer te betrekken en bijvoorbeeld mee naar trainingen te sturen, zorg je dat het beleid gaat leven en blijft leven in je organisatie.

Stap 7: Implementatie en monitoring

Na het ontwikkelen van het personeelsbeleid is de implementatie de volgende stap. Dit gaat gepaard met regelmatige monitoring en evaluatie van de resultaten. Dat doe je natuurlijk aan de hand van de vooraf gestelde KPI’s. Waarom? Omdat op deze manier je voortgang meetbaar is.

Tussentijdse en regelmatige feedback van medewerkers kan hierbij van onschatbare waarde zijn. Het helpt je jouw beleid verder te verfijnen. Soms zal je (ad-hoc) aanpassingen moeten implementeren het beleid up-to-date te houden, bijvoorbeeld bij veranderende omstandigheden zoals een nieuw systeem of een nieuwe locatie.

Belangrijke onderdelen:

• Vertalen van beleid naar concrete acties
• De volledige implementatie van je beleid
• Verstrekken van informatie en middelen
• Waar nodig training van skills en competenties van medewerkers en leidinggevenden.
• Blijf medewerkers betrekken en feedback vragen

Tips: The devil is in the details. Blijf deze details goed toetsen op de werkvloer, zo voorkom je dat je personeel de binding met het beleid kwijtraak.  Ik ga er vanuit dat je inmiddels een superbeleid hebt ontwikkeld. Het valt of staat nu met de implementatie en correcte opvolging! Let op, naarmate je organisatie groeit heb je wellicht functies en teams nodig. Denk bijvoorbeeld aan een OR (ondernemingsraad)

Toekomst van Personeelsbeleid

De toekomst van personeelsbeleid wordt gekenmerkt door een toenemende nadruk op flexibiliteit, technologie en welzijn. HR-professionals richten zich steeds meer op het gebruik van geavanceerde technologieën zoals Learning Management Software (LMS) en HR Analytics om de ontwikkeling en prestaties van medewerkers te volgen en te analyseren. Is dat voor jou relevant? Ja! Want meten = weten. Je voelt je een stuk comfortabeler bij investeren in zaken waarvan de effecten meetbaar zijn. Eens?

Er zijn ook andere redenen om in deze tools te investeren (in de nabije toekomst). Dergelijke systemen bieden namelijk waardevolle inzichten in aspecten zoals medewerkerstevredenheid, afwezigheid en professionele groei, waardoor HR-afdelingen proactiever kunnen handelen in hun strategieën.

Een andere belangrijke trend is de verschuiving naar continue feedbackmechanismen in plaats van periodieke beoordelingen. Pas dat indien je kunt nu al toe. Het versterkt jouw inzichten met betrekking tot wat er gebeurt op de werkvloer.

Tip: laat je niet verleiden door het gemak van een systeem. Open gesprekken zijn nog steeds nodig om echt te weten wat er speelt op de werkvloer. Stel je altijd empathisch en open op, straf geef eerlijke feedback af. Zo leer je meer over wat jouw bedrijf of afdeling echt nodig heeft.

Daarnaast wordt het evenwicht tussen werk en privéleven steeds belangrijker, met initiatieven die gericht zijn op het verminderen van stress op de werkplek en het ontmoedigen van activiteiten zoals het controleren van e-mails buiten werkuren.

Let echter altijd op nieuwe maatschappelijke en sector-afhankelijke trends. Zo hebben wij bijvoorbeeld specifiek voor de logistieke trends een artikel geschreven . Voor jouw bedrijf

De toekomstige HR-trends benadrukken ook het belang van flexibele werkarrangementen, waaronder opties voor thuiswerken, die hebben aangetoond de betrokkenheid en het moreel van medewerkers te verbeteren. Dit gaat hand in hand met een groeiende erkenning van het belang van mentale gezondheid en welzijn, wat leidt tot een meer holistische benadering van personeelsbeleid. Organisaties worden aangemoedigd om Industry 5.0-waarden te integreren door zich te richten op het welzijn van werknemers en HR naadloos te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering, wat uiteindelijk bijdraagt aan het aantrekken en behouden van talent.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".