Personeel aannemen

Het aannemen van personeel is een belangrijke fase tijdens de bedrijfsgroei van iedere onderneming. Het is het moment waarop jouw eenmanszaak zich uitbreidt naar een klein-bedrijf (KB), misschien groei je zelfs door tot een midden- en KleinBedrijf (MKB), grootbedrijf of organisatie?

Maar.. Eerst verandert de ‘je’ van ZZP in een ‘ons’ als KB. Je werkt nu als een team of stuurt deze aan. Hoe langer je onderneemt hoe meer nieuwe medewerkers je aanneemt. Dat blijft spannend, want het aannemen van elke nieuwe werknemer brengt voor jou en je team nieuwe kansen en uitdagingen met zich mee.

Daarom is het belangrijk zorgvuldig te navigeren door het proces van het aanwerven van personeel en later het behouden van diezelfde arbeidskrachten. Het bedrijf draait nu immers niet meer enkel om jouw kwaliteit, maar om de kwaliteiten van de individuen binnen dat team en jouw team als geheel.

Goed personeel aannemen is in welke (groei)fase jouw bedrijf zich ook bevindt, een belangrijk factor voor het succes en de stabiliteit van je onderneming.

Personeel aannemen; daar komt dus wel wat bij kijken

Van het begrijpen van de basics van een arbeidsovereenkomst tot het kennen van je verplichtingen op het gebied van de loonbelasting en de Arbowet. Bij personeel aannemen komt heel wat kijken. Door te letten op de details van deze zaken zorg je enerzijds voor een soepele integratie van nieuw personeel binnen je bedrijf, anderzijds voorkom je problemen die effect kunnen hebben op jou als ondernemer of je bedrijf.

Dit artikel is bedoeld als complete gids voor ondernemers die zich aan het verdiepen zijn in het proces van personeel aannemen. Zo vindt je hieronder de stappen voor het aannemen van personeel, wettelijke vereisten en regelingen, het vastleggen van arbeidsvoorwaarden zoals CAO en minimumloon, de administratie en loonheffingen die met nieuwe aanwervingen gepaard gaan en lees je over het waarborgen van een veilige en gezonde werkomgeving.

Ook kwesties als het opstellen van een werkgeversverklaring, het conforme werktijden volgens de wet, de belangrijkheid van een identiteitsbewijs bij aannemen personeel, het inzetten van tijdelijke contracten en het ondernemen van een risico-inventarisatie worden behandeld. Ons doel is om te zorgen dat u, als ondernemer, voorzien bent van de nodige kennis om de personeelskosten efficiënt te managen en tegelijkertijd te voldoen aan alle relevante wetgeving.

We beginnen zoals bij elk artikel weer bij het begin.

Waarom personeel aannemen?

Het aannemen van personeel biedt voordelen voor ondernemers die hun bedrijf willen laten groeien en ontwikkelen. Een van de primaire voordelen is dat je als ondernemer niet meer alleen staat. Het delegeren van taken aan medewerkers stelt jou in staat om meer tijd te besteden aan strategische taken binnen je bedrijf. Denk hierbij aan het bepalen van de groeistrategie van je bedrijf.

Aannemen van personeel zorgt voor meer zakelijke slagkracht

De medewerkers die je aanneemt brengen hun eigen talenten en ervaringen mee, waardoor jouw bedrijf in staat is om een breder scala aan diensten aan te bieden en de klanttevredenheid te verhogen. Daar zoek je de nieuwe werknemers waarschijnlijk ook op uit. Een sterker team dat meer taken en activiteiten aankan, kan inherent leiden tot sterkere en duurzamere klantrelaties.

Personeel aannemen boost een innovatiecultuur en bedrijfsgroei

Door het aannemen van personeel komen er gesprekken op gang. Want jij praat met je medewerkers, maar je werknemers spreken ook onderling met elkaar. Zo komen er behoorlijk wat interessante gesprekken op gang. Ideeën worden nu vrijelijk uitgewisseld binnen je bedrijf. Dat draagt bij aan de innovatie binnen je bedrijf. Tenminste, als je er wel voor zorgt dat je dit in goede banen leid en wat doet met de feedback. Het loont om hier zinvol mee bezig te zijn, net als het volgende punt.

Personeel kan je bedrijf vertegenwoordigen en feedback verzamelen

Een ander significant voordeel is de vertegenwoordiging van je bedrijf door medewerkers. Omdat in contact staan met klanten horen en zien ze meer dan jij alleen kan. Geef medewerkers daarom altijd de opdracht feedback te verzamelen over klanttevredenheid als ze er toch zijn. Dankzij deze verzamelde informatie kunnen ze actief meedenken over de koers van je bedrijf. Omdat zij vaak de eerste contactpunten voor klanten en zakenpartners zijn, krijg je informatie die gebaseerd is op klantwensen, -behoeften en -feedback. Die info is enorm waardevol als je gaat innoveren, je beleid wilt aanpassen, je klanttevredenheid wilt vergroten of simpelweg naar kansen zoekt om een nieuw product of dienst te lanceren.

Tip: Natuurlijk zijn je medewerkers ook een perfecte bron voor het formuleren van een goed personeelsbeleid.

Loyaliteit van het nieuwe personeel

Het aannemen van personeel in vaste dienst kan je zien als een vorm van loyaliteit, diezelfde loyaliteit is vaak wederzijds is. Dat geldt natuurlijk wel alleen als jij je als goed werkgever opstelt. Werknemers die weten dat ze voor langere tijd deel uitmaken van een bedrijf en doorgroei-kansen krijgen, zullen waarschijnlijk een hogere betrokkenheid en loyaliteit tonen, wat voor jou belangrijk is voor het opbouwen van een stabiel en toegewijd team. Het is daarin wel de kunst om de medewerkers te binden en boeien.

Is het aannemen van personeel een grote stap?

Ja, het aannemen van personeel kan inderdaad een grote stap zijn. Vooral kleinere ondernemers maken zich zorgen over de mogelijke risico’s en de administratieve rompslomp. Echter, de voordelen zoals groeimogelijkheden, loyaliteit, en de ontwikkeling van waardevolle ervaringen wegen vaak op tegen deze uitdagingen. Het is wel belangrijk om de mogelijkheden zorgvuldig te verkennen. Op basis van die analyse bepaal je wanneer en hoe personeel het beste kan worden aangenomen, of dit nu tijdelijke krachten of vaste medewerkers betreft.

Hoe kun je het risico als werkgever verkleinen?

Voor je medewerkers in vast dienst neemt kun je eerst werken met flexibele krachten. Andere alternatieven zijn werken met medewerkers op payroll- of detacheringsbasis, uitzendkrachten of freelancers en ZZP-ers. Het uitzendbureau, detacheringsbureau of payrollbedrijf is dan de juridische werkgever. Dat scheelt jou een boel rompslomp en administratie. Wanneer je voor langere tijd hebt vastgesteld dat er voldoende behoefte is aan personeel binnen je bedrijf, kan je ervoor kiezen zelf medewerkers in dienst nemen. Veel organisaties en bedrijven hanteren een en-en constructie (vast en een deel flexibel personeel), zo wapenen ze zich tegen onverwachte schommelingen in werkbehoefte. De flexibele schil kan dan eerst afgeschaald worden voor je medewerkers moet ontslaan.

Stappen voor het aannemen van personeel

Let op, voor je de onderstaande stappen volgt dien je jezelf eerst als werkgever aan te melden bij een belasting kantoor.

1. Voorbereiden en plannen

Allereerst bepaal je de vereisten voor de functie, dat doe je door een grondige functieomschrijving op te stellen. In deze omschrijving definieer je de noodzakelijke vaardigheden, ervaring en kwalificaties waar de kandidaat over moeten bezitten. Het is belangrijk om realistisch te zijn over de eisen; overweeg of strikte criteria zoals meerdere jaren ervaring in een specifieke sector echt noodzakelijk zijn.

Tip: Is dit je eerste keer dat je personeel gaat aannemen? Dan is het zinvol hulp te vragen of het uit te besteden aan een recruitmentbureau of werving- en selectiebureau. 

2. Opstellen en plaatsen van vacature(s)

De volgende stap is het opstellen en publiceren van een duidelijke en aantrekkelijke vacature. Gebruik platforms zoals Indeed, Monsterboard of Nationale vacaturebank. Vaak heb je de mogelijkheid om voorselectie-vragen in te stellen. Zo zorg je ervoor dat alleen kandidaten die aan de basisvereisten voldoen, kunnen solliciteren. Dit helpt om het aantal ongeschikte sollicitaties te verminderen.

Voorbeelden van dergelijke selectievragen zijn: “Beschik je over een heftruck certificaat” of “Bezit je een geldig rijbewijs B”

3. Filteren en selecteren van geschikte sollicitaties

Na ontvangst van je eerste sollicitaties is het aan te raden om niet direct te beginnen met selecteren. Geef het wervingsproces enige tijd, bijvoorbeeld een week. Meestal verzamel je in die periode een behoorlijk aantal sollicitaties. Vaak wil je niet alle kandidaten uitnodigen. Je gunt jezelf hiermee ook wat tijd om sollicitaties effectiever te vergelijken. Gebruik methoden zoals de stoplichtmethode om sollicitaties te categoriseren. Focus je tijd op de 5-10 meest veelbelovende kandidaten. Nodig deze sollicitanten vervolgens uit.

Tip: Het is wel handig om middels een automatisch mailtje aan te geven dat mensen op een bepaalde datum wat te horen krijgen. Het liefst binnen 1-2 weken, mensen die actief solliciteren houden natuurlijk niet van wachten. Ze zoeken naar een baan. Hiermee laat je aan jouw toekomstige werknemer ook zien dat je mensen serieus neemt.

4. Voeren van sollicitatiegesprekken

Het voeren van gestructureerde sollicitatiegesprekken is belangrijk. Zorg bij elk sollicitatiegesprek voor dezelfde gespreksopbouw. Je wilt alle kandidaten immers dezelfde vragen stellen, met enkele uitzonderingen daargelaten. Het stellen van dezelfde vragen zorgt voor een eerlijke en objectieve beoordeling. Betrek directe collega’s of afdelingsmanagers bij de gesprekken, aangezien zij nauw zullen samenwerken met de nieuwe medewerker.

Tip: Zet niet iedereen tegenover een kandidaat aan tafel. Dit geeft een zij-versus-mij gevoel. Het is fijner voor een kandidaat om iemand naast hem te hebben en twee mensen tegenover hem.

5. Afnemen van testen en assessments

Overweeg het afnemen van psychometrische tests om de cognitieve vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken van kandidaten te beoordelen. Deze tests bieden waardevolle inzichten die verder gaan dan wat uit een cv of interview kan worden gehaald. Ben je bijvoorbeeld een IT of marketingbedrijf? Leg de medewerker dan een (fictieve) case voor en vraag om zijn feedback en aanpak. Een dergelijke opdracht geeft je een beeld van de logica en beredenering van kandidaten.

Tip: Organiseer gesprekken in twee rondes die kort na elkaar volgen. In week 1 houd je de eerste gesprekken met kandidaten. in week 2 voer je de tweede gesprekken met de 2-3 beste kandidaten uit ronde 1. Geef aan de kandidaten aan dat na het laatste gesprek de beslissing volgt en hoe deze gecommuniceerd wordt.

6. Beslissen en de arbeidsovereenkomst vastleggen

Na de interviews en tests selecteer je de beste kandidaat en bied hem een arbeidsovereenkomst aan. Zorg ervoor dat de arbeidsvoorwaarden duidelijk zijn gecommuniceerd. Zorg dat beide partijen alle voorwaarden uit de overeenkomst begrijpen voordat de overeenkomst wordt ondertekend. Dit omvat salaris, werktijden, secundaire arbeidsvoorwaarden en eventuele andere belangrijke details zoals de proeftijd en de duur van het contract.

6.1 Opstellen van een arbeidsovereenkomst

Bij het aannemen van personeel is het belangrijk om een duidelijke arbeidsovereenkomst op te stellen. Dit contract legt de basis voor de relatie tussen werkgever en werknemer. Het is aan te raden om de arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen, zodat beide partijen duidelijkheid hebben over hun rechten en plichten. In het contract dienen ten minste de volgende gegevens opgenomen te worden: de naam en woonplaats van zowel werkgever als werknemer, de plaats waar de werkzaamheden uitgevoerd worden, functieomschrijving, datum van indiensttreding, duur van het contract, werktijden, salaris en uitbetalingsperiode en eventuele proeftijd.

Tip: Let op, wanneer er voor jouw bedrijf een cao van toepassing is, gelden die regels en voorwaarden voor je nieuwe medewerker. Je mag bij je personeel aannemen alleen in het voordeel van de nieuwe werknemer afwijken van het cao.

6.1.1. Belangrijke punten die in het arbeidscontract moeten staan

Een arbeidsovereenkomst bevat belangrijke voorwaarden die je als ondernemer zorgvuldig moet overwegen:

  • Startdatum en functiebeschrijving: Duidelijkheid over de rol en de verantwoordelijkheden van de werknemer.
  • Salaris en eventuele bonussen: Naast het basissalaris kunnen er afspraken gemaakt worden over bonussen of andere vormen van variabel loon.
  • Vakantiedagen en vakantiegeld: Specificatie van het aantal vakantiedagen en de uitbetaling van vakantiegeld.
  • Duur van het contract en opzegtermijnen: Voor tijdelijke contracten de einddatum en voor onbepaalde tijd de opzegtermijnen.
  • CAO: Indien van toepassing, de toepasselijkheid van een collectieve arbeidsovereenkomst.
6.1.2. Rechten en plichten van de werknemer

De arbeidsovereenkomst specificeert niet alleen de verplichtingen van de werknemer, zoals het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden en het volgen van redelijke instructies van de werkgever, maar ook de rechten zoals het ontvangen van een passend loon en een veilige werkomgeving. Het is belangrijk dat de werknemer goed geïnformeerd wordt over deze aspecten. Daarnaast moet de werkgever zorgen voor naleving van de Arbowet en het bieden van een gezonde en veilige werkplek.

7. Zorg dat de wettelijke vereisten en regelingen toegepast worden.

7.1. Controleer de identiteit van de werknemer

Bij het aannemen van personeel moet je de identiteit van de werknemer zorgvuldig controleren. Dit omvat het verifiëren van echtheidskenmerken en geldigheid van het identiteitsbewijs, zoals het Nederlandse paspoort, identiteitskaart of verblijfsdocument. Het is belangrijk dat alle persoonsgegevens, inclusief het burgerservicenummer (BSN), duidelijk zichtbaar zijn op een goed leesbare kopie die bewaard wordt in de administratie. Deze kopie moet tot minstens 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaard blijven voor eventuele controles door bijvoorbeeld de Nederlandse Arbeidsinspectie. Je mag geen medewerkers aannemen die geen geldig ID of paspoort hebben, dit kan leiden tot serieuze boetes en straffen.

7.2 Zorg voor betaling van het minimumloon

Werkgevers zijn verplicht om hun werknemers minstens het wettelijk vastgestelde minimumloon te betalen, dat tweemaal per jaar kan worden aangepast. Het is belangrijk om te controleren of het loon nooit onder deze grens valt, zelfs als de cao een hoger minimumloon voorschrijft. Het niet naleven van deze regelgeving kan leiden tot sancties van de Arbeidsinspectie, zoals boetes wegens onderbetaling.

7.3. Administratie en loonheffingen

Het opzetten van een efficiënte loonadministratie is belangrijk voor elke werkgever. Dit begint met de beslissing of de salarisadministratie intern wordt beheerd of dat deze wordt uitbesteed aan professionals. Kleine ondernemers vinden deze taak vaak ingewikkeld en kiezen daarom regelmatig voor uitbesteding aan een boekhouder of administratiekantoor. Deze keuze zorgt voor een betrouwbare naleving van de wettelijke vereisten en minimaliseert de kans op fouten.

7.3.1. Opzetten van een goede loonadministratie

Een goede loonadministratie vereist nauwkeurige en consistente bijhouding van werknemersgegevens, waaronder persoonsgegevens, arbeidsvoorwaarden en loongegevens. Het aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst is een eerste stap, waarbij een loonheffingsnummer wordt verkregen. Moderne softwarepakketten zoals Nmbrs® kunnen helpen de processen te automatiseren. Deze systemen bieden mogelijkheden voor het beheren van personeelsdossiers, verlofadministratie en het automatisch genereren van loonstroken.

7.3.2. Afdracht van loonheffingen

Het correct afdragen van loonheffingen is een wettelijke plicht die nauwlettend moet worden gevolgd. Werkgevers dienen maandelijks loonaangifte te doen bij de Belastingdienst en zorgen voor de afdracht van verschuldigde bedragen. Het gebruik van actuele loonbelastingtabellen en het Handboek Loonheffingen is essentieel om de juiste bedragen te berekenen en te betalen. Jaarlijks moet ook een jaaropgave aan werknemers worden verstrekt.

De keuze voor het zelf beheren of uitbesteden van deze taken hangt af van de capaciteit en kennis binnen de onderneming. Voor veel kleine bedrijven biedt uitbesteding een waardevolle oplossing die zorgt voor compliance en efficiëntie, terwijl grotere ondernemingen mogelijk de voorkeur geven aan een interne afdeling die gespecialiseerd is in deze complexe en essentiële bedrijfsfunctie.

7.4 Regel de sociale verzekeringspremies

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van de premies voor zowel de werknemersverzekeringen als de volksverzekeringen. Dit omvat de premies voor de Werkeloosheidswet (WW), Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO), en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Daarnaast dient de premie voor de volksverzekeringen, zoals de Algemene Ouderdomswet (AOW) en de Wet langdurige zorg (Wlz), ingehouden te worden op het loon van de werknemers en overgedragen aan de Belastingdienst. Het is belangrijk om de juiste bedragen te hanteren zoals vastgesteld in het Handboek Loonheffingen en ervoor te zorgen dat deze tijdig worden betaald om sancties te vermijden.

7.5 Tref een pensioenregeling

Een pensioenregeling is in Nederland niet wettelijk vastgesteld, tenzij het in je cao staat. Een teken van goed werkgeverschap is dat je jouw medewerkers een pensioen biedt.

8. Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving

Het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving is noodzakelijk voor zowel werkgever als werknemer. Volgens de Arbowet zijn beide partijen verantwoordelijk voor het handhaven van een veilige werkplek. Werkgevers moeten zorgen voor goede arbeidsomstandigheden om ziektes en bedrijfsongevallen te voorkomen, werknemers moeten op hun beurt binnen deze omstandigheden hun werk veilig en volgens de regels uitvoeren.

Tip: Medewerkers worden nu eenmaal ziek en ook verzuim is niet te voorkomen. Zorg er daarom voor dat je een goed ziekte- en verzuimbeleid hebt klaarliggen.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van jou als werkgever rondom de veiligheid van personeel?

Als werkgever heb je meerdere verplichtingen onder de Arbowet:

  • Beschermen van werknemers tegen risico’s op het werk.
  • Verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen en adequaat gereedschap ten behoeve van de werkzaamheden en werkomstandigheden.
  • Informeren van werknemers over de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), waarin de werkrisico’s en de maatregelen ter verkleining daarvan zijn opgenomen.
  • Voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) die kan ontstaan door werkstress, pesten, agressie, intimidatie en discriminatie.
  • Aanbieden van periodieke gezondheidskundige onderzoeken en toegang tot een bedrijfsarts.
Verantwoordelijkheden van de werknemer

Werknemers moeten ook actief bijdragen aan een veilige werkomgeving door:

  • Zorg te dragen voor hun eigen veiligheid en die van hun collega’s.
  • Hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen correct te gebruiken.
  • Veiligheidsinstructies, vooral bij het werken met gevaarlijke stoffen, strikt op te volgen.
  • Gevaren voor veiligheid of gezondheid te melden bij de werkgever of leidinggevende.
  • Deel te nemen aan cursussen over gezond en veilig werken indien nodig.

Naast de fysieke veiligheid is sociale veiligheid van groot belang. Een sociaal veilige werkomgeving waarin werknemers respectvol met elkaar omgaan en zichzelf kunnen zijn, draagt bij aan de algehele gezondheid en productiviteit. Werkgevers dienen een gedragscode op te stellen, feedback te vragen en een vertrouwenspersoon aan te stellen om deze sociale veiligheid te waarborgen.

Het zorgvuldig naleven van deze richtlijnen helpt niet alleen bij het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving, maar versterkt ook het welzijn en de tevredenheid van werknemers, wat uiteindelijk de productiviteit en groei van het bedrijf ten goede komt.

Andere veelgestelde vragen over personeel aannemen

Waar moet een ondernemer rekening mee houden bij het aannemen van personeel?

Bij het aannemen van personeel moet een ondernemer zich aan verschillende wettelijke regels houden. Belangrijke stappen zijn: de identiteit van de werknemers controleren, toekomstige werknemers screenen, de administratie aanpassen, zich aanmelden als werkgever, arbeidsvoorwaarden vastleggen in een arbeidsovereenkomst, minimaal het minimumloon en vakantiebijslag betalen, en de Arbowet naleven.

Hoe stel je een personeelshandboek samen?

Om een effectief personeelshandboek te maken, zorg je voor een heldere structuur en een passende uitstraling. Schrijf in begrijpelijke taal, gebruik een luchtige opmaak, en benader de inhoud positief. Geef werknemers de mogelijkheid tot inspraak, zorg voor goede verspreiding van het handboek en houd het document actueel.

Wat zijn de alternatieven van personeel aannemen?

De alternatieven van personeel aannemen zijn:
• Medewerkers inhuren op payroll basis.
• Werknemers inhuren op detacheringsbasis.
• Interims of uitzendkrachten inhuren.
• Freelancers of ZZP-ers inhuren.
• Outsourcen van activiteiten aan derde bedrijven of organisaties.

Kan ik als ZZP’er personeel in dienst nemen?

Als ZZP’er kun je personeel aannemen, maar het is belangrijk om je bewust te zijn van de extra verplichtingen die dit met zich meebrengt. Je bent niet alleen zakelijk, maar ook privé verantwoordelijk voor het nakomen van financiële verplichtingen tegenover je medewerkers.

Heb je op korte termijn personeel nodig?

Bekijk dan deze pagina: personeel gezocht. Wij helpen je graag de juist medewerker te vinden. We kunnen werknemers leveren in een payroll of uitzend vorm.

Email Applications CSV

×

Enter an email address, separate multiple emails by ",".