Wanneer kies je als logistieke werkgever voor payroll?

Wil je zelf werven en selecteren maar is de administratie te veel werk? Payrolling neemt je het juridische werkgeverschap uit handen. Wat payrolling is, wat de verschillen zijn met uitzenden, wat het verschil met loondienst is, wat de voor- en nadelen zijn van payroll en hoe een uitzendbureau je hierbij kan ontzorgen nemen?

Dat nemen we door in dit blog.

Ieder bedrijf , klein of groot, is bezig met het bouwen aan de organisatie. Personeel is jouw kapitaal. Hoe zorg je dat zij hun talenten optimaal kunnen benutten voor jouw bedrijf? 

Denk je wel eens: “Waarom ben ik of  mijn team zo veel tijd kwijt met allerlei administratieve rompslomp?”

Heb je kopzorgen als jouw salarisadministrateur weg is? Of heb je moeite om op de hoogte te blijven van de nieuwste wetgeving? Of erger jij je eraan, dat al die tijd en verloren creativiteit hierdoor, veel beter ingezet zou kunnen worden i.p.v. het te besteden aan loodadministratie en verzuimbegeleiding?

Met payroll krijg jij meer focus, lees snel verder!

Wat is payrolling?

Payrolling is een vorm van personeelsdienstverlening waarbij een payrollbedrijf het juridisch werknemerschap overneemt. De inlener of opdrachtgever neemt de  medewerker aan, heeft afspraken gemaakt over het loon en secundaire voorwaarden, en stuurt de werknemer op dagelijkse basis aan. De uitlener (het payrollbedrijf of uitzendbureau) zorgt voor het opstellen en afsluiten  van het contract, pensioenen, de verloning, verzuimbegeleiding en betaling van werkgeverslasten.

Wat betekent juridische werkgeverschap dan?

Juridisch werkgeverschap betekent dat het uitzendbureau of payrollbedrijf de wettelijke verantwoordelijkheid heeft over de werknemer. Medewerkers die in dienst zijn bij het payrollbedrijf hebben exact dezelfde rechten en plichten als  medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij jou als opdrachtgever.

Soms zie je payroll staan en soms payrolling. Payroll en payrolling zijn synoniemen.

Waarom moet ik als bedrijf kiezen voor payrolling?

Waarom je moet kiezen voor payrolling hangt enerzijds af van wat jij graag wilt als bedrijf. Anderzijds is er wel wat te zeggen over het type bedrijf wat vaker gebruikt maakt van payrolling en welke minder vaak.

Welke type bedrijf kiest vaak voor payrolling?

Startups en scale-ups, het midden en klein bedrijf (MKB) zijn typisch bedrijven die vaker kiezen voor payrolling. Verder kunnen significante seizoensinvloeden een impact hebben op de administratie.

Grote bedrijven met HR afdelingen hebben vaak al systemen, kennis en capaciteit in huis om efficient te werken.

Waarom zouden juist startups, scale-ups en het MKB of bedrijven met stevige seizoensinvloeden kiezen of moeten kiezen voor payrolling? Een aantal redenen:

• Groei: met name startups en scaleups willen zich volledig focussen op groei. Dan is het prettig `dat een partner je het werk uit handen neemt.
• Flexibiliteit: het op- en afschalen gaat gepaard met veel administratieve rompslomp. Verder wil je de risico’s en het beheer erom heen voor die groep flexkrachten mogelijk zelf niet dragen. Vaak wordt ook gebruik gemaakt van uitzendkrachten om die tijdelijke pieken op te vangen.
• Kostenbesparing: naast groei is payrollen van je personeel vaak veel goedkoper in de situatie waar je in zit. Geen salarisadministrateur in dienst, geen dure systemen, geen administratieve lasten voor het beantwoorden van allemaal vragen, regelen van pensioenen, inschakelen van een arbodienst, verlof in de gaten houden en al van dat soort zaken.
• Kennis: een payrollbedrijf heeft veel juridische kennis als het gaat om personeelszaken. Ze kunnen jou proactief begeleiden en adviseren

Wat doet een payrollbedrijf?

• Loonadministratie: de belangrijkste taak, het betalen van je medewerkers.
• Belastingafdrachten: Alle relevante belastingen worden berekend en ingehouden op de lonen van medewerkers. Die belasting worden betaald aan de belastingdienst. Verder zijn er ook werkgeverslasten die betaald moeten worden.
• Uitgifte van loonstroken: Een medewerker heeft recht op een loonstrook zodat alles goed nagekeken kan worden. Hierop staat het salaris, alle inhoudingen, de reiskosten, verlofsaldi en opgebouwde reserveringen.
• Ziekteverzuim beheer en begeleiding: een payrollbedrijf of uitzendbureau houdt bij wie er ziek is, wat er doorbetaald moet worden, begeleidt de medewerker bij ziekte.
• Arbeidscontracten beheer:  Dit omvat het opstellen en beheren van arbeidscontracten, het volgen van de duur en de voorwaarden van deze contracten, en het zorgen voor verlengingen of beëindigingen waar nodig.
• Pensioenbijdragen: Het payrollbedrijf draagt zorg voor een adequaat pensioen vergelijkbaar of gelijk aan die bij de opdrachtgever.
• Compliance en juridische ondersteuning: Payrollbedrijven zorgen ervoor dat uw bedrijf voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, waaronder arbeidswetten, belastingwetten en privacywetten.
• Transparantie: middels rapportages zijn de kosten gelijk inzichtelijk. Niet alleen de loonkosten maar ook ziekteverzuim en andere relvante statistieken.
• Onboarding en offboarding van werknemers: een payrollbedrij of uitzendbureau heeft in sommige gevallen specialistische kennis over de sector en kan zowel bij inhoudelijke onboarding als het administratieve proces ondersteunen.

Hoe werkt payrolling?

Payrolling werkt als volgt:

1. Jij als logistiek bedrijf gaat aan de slag met de werving van een nieuwe medewerker.

2. Zodra je afspraken hebt gemaakt over het salaris kan je de medewerker aanmelden bij het payrollbedrijf of uitzendbureau. Vaak hebben ze online digitale systemen waarbij dat vlot voor elkaar is.

3. Het payrollingbedrijf stelt een contract op. Dat is op naam van het payrollbedrijf aangezien deze juridisch verantwoordelijk is.

4. De medewerker wordt aangemeld voor het pensioen. Is het pensioen hetzelfde als medewerkers die direct in dienst zijn? Ja, er zijn eigenlijk 2 opties.
4a. De medewerker neemt deel aan de pensioenregeling van de inlener.
4b. Het payrollbedrijf zorgt voor een adequate pensioenregeling.

5. Na de eerste maand volgt natuurlijk het salaris. Alle reserveringen worden opgebouwd en werkgeverslasten worden betaald.

6. Overige zaken. Wil een medewerker vakantie dan dient de medewerker dit ook aan te geven bij het payrollbedrijf zodra de verlofadministratie goed bij gehouden kan worden.

Is de medewerker ziek, dan geldt het zelfde. Het payrollbedrijf is aangesloten bij een arbodienst en neemt de verzuimbegeleiding over.

Payrolling lijkt heel erg op uitzenden. Dat is in feite ook zo, maar wat zijn de verschillen?

Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden?

Het werven van de medewerker en matchen met een opdrachtgever is het verschil. Bij uitzenden is het uitzendbureau verantwoordelijk voor dit proces.

Werk jij bijvoorbeeld met een gespecialiseerd logistiek uitzendbureau dan is de kans groot dat zij beschikken over een grote pool aan logistieke krachten. Een heftruckchauffeur, transportplanner of expediteur kan best lastig te vinden zijn.

Door het brede netwerk , logistieke kennis en focus die een gespecialiseerd logistiek uitzendbureau heeft kan deze sneller tot een juiste match komen. Bij payroll zorg jij zelf voor de werving.

Wellicht wil je graag de controle behouden en heb je het gevoel dat jij het DNA van jouw team beter kan bewaken door dit zelf te doen.

Het kan ook zijn dat je HR professionals en marketeers in huis hebt die ruimte hebben en breder inzetbaar zijn. Uiteindelijk draait het niet alleen om de kosten maar ook om wat je zelf prettig vindt.

Wat is het verschil tussen loondienst en payrolling?

Het juridische werkgeverschap. Als iemand in loondienst is bij jou dan regel je alles. Dus ben je ook verantwoordelijk voor betaling van salaris, pensioenen, werkgeverslasten en sociale premies.

Daarnaast heb je ook het risico bij ziekte en neem je de verzuimbegeleiding over. Als je een payrollbedrijf inschakelt om jouw personeel te payrollen dan doet het payrollbedrijf al die zaken.

Een payrollbedrijf inhuren scheelt dus een hoop administratieve rompslomp. Daarnaast heeft het payrollbedrijf veel juridische kennis en kan jou a.d.h.v deze kennis adviseren op allerlei gebieden.

Inmiddels weet je wat loondienst, payrolling en uitzenden is en wat de verschillen zijn.

Benieuwd naar de kosten?

Wat kost payrolling?

Payrolling wordt berekend door het brutoloon te vermenigvuldigen met een factor. Die factor wordt bepaald door de branche, het type contract en de risico’s die je wil afdekken. Grofweg varieert een payrollingfactor tussen de 1.70 en 1.90. Deze factor is als volgt opgebouwd:

1. Bruto Loon: Het brutoloon is afgesproken tussen de medewerker en de inlener. Die is dus 100% of 1.
2. Werkgevers lasten: Dit zijn de sociale premies en werknemersverzekeringen, het pensioen en andere wettelijke bijdragen. Die variëren tussen de 25% en 35% ofwel 0.25 tot 0.35
3. Reserveringen: Dit omvat reserveringen voor vakantiegeld, kort verzuim, bijzonder verlof en feestdagen.  Daarnaast heb je ook nog de vakantiedagen en eventueel ATV dagen afhankelijk van de sector.  Dit varieert tussen de 25% en 35% ofwel 0.25 tot 0.35.
4. Risicokosten: Deze kosten zijn er om het werkgeversrisico af te dekken. Denk aan transitievergoeding, verzuimbegeleiding en loondoorbetaling bij ziekte. Die risicopremie hangt ook sterk samen met jouw bedrijf. Gemiddeld bedragen deze kosten 3% of 5% maar kan wel oplopen tot 10%. Grofweg onderscheiden we de volgende componenten die invloed hebben
4a. 30% van de risico-opslag wordt bepaald door het arbeidsverleden binnen je bedrijf.
4b. 20% door de zwaarte van het werk
4.c De gemiddelde leeftijd van je bedrijf, de sector waarin je actief bent en de omvang van het bedrijf tellen elk voor 10% mee
4d. Verder heb je nog de contractvorm, de locatie, het gezondheids-, veiligheids-,en HR-beleid die de rest bepalen

In feite kan je stellen dat alle tot nu toe genoemde kosten ook door jou gemaakt worden. Wel is het zo dat kortlopende contracten zwaardere werkgeverspremies met zich meebrengen. Afhankelijk van de gekozen vorm kan dit de kosten met 5% drukken. Uiteindelijk staat dat verder los van payrolling of uitzenden. Het hangt samen met vast of flexibel werk.

Administratiekosten: Dit zijn de kosten die het payrollbedrijf in rekening brengt voor het uitvoeren van de salarisadministratie en HR-taken. Dit zit gemiddeld tussen de 5% en de 10%.

Als je een besluit wil nemen vanuit kosten oogpunt om wel of geen gebruik te maken van payrolling moet je je afvragen of de kosten voor systemen, de kosten voor een salarisadministrateur enerzijds en het verlies van focus op je kernactviteiten en de onzekerheid rondom ziekte en ontslag opwegen tegen die 5% tot 10%. 

Uiteraard kan er ook een kwantitatieve keuze zijn. Er zijn wat dat betreft voordelen en nadelen aan payrolling en dat hangt samen met jouw keuze en jouw bedrijf of het werkt.

Wat zijn de voordelen en nadelen van payrolling?

Voordelen van payrolling

De voordelen liggen op het vlak van efficiëntie, flexibiliteit, compliance en kostenbesparing.

• Efficiëntie: focus op eigen groei en de eigen business in plaats van administratieve taken. Die admin taken kunnen afleiden van waar het om gaat.
• Flexibiliteit: heb je jaarlijks te maken met seizoensinvloeden dan heeft dat een flinke impact op de HR afdeling en salarisadministratie. Het uitbesteden zorgt voor een tijdige en accurate doorbetaling. Omdat het om tijdelijk krachten gaat wil je wellicht afwijken van het standaard pad. Het payrollbedrijf neemt dan alles over van pensioenaanmeldingen tot salarisbetalingen.
• Compliance: Payrollbedrijven zijn gespecialiseerd in arbeidswetgeving en blijven up-to-date met veranderingen. Zo ben jij altijd up-to-date
• Kostenbeheersing: een salarisadministrateur kost veel geld. Daarnaast ben je afhankelijk van die persoon binnen jouw bedrijf. Verder zijn er ook de salarissystemen die je nodig hebt. Het kan dus een behoorlijke besparing opleveren

Nadelen van Payrolling:

• Verlies van controle: je geeft een deel van de werkzaamheden uit handen waardoor je daar in de uitvoering geen directe controle op kan uitoefenen.
• Binding met je personeel: personeel kan zich minerverbonden voelen doordat ze formeel in dienst zijn bij het uitzendbedrijf of payrollbedrijf
• Communicatie: je kan niet actief met je personeel communiceren over loon en andere zaken. Dat wordt geregeld door het payrollbedrijf.
• Kosten: met name voor grotere bedrijven met een eigen HR afdeling en salarisadministratie kan het een kosten opdrijvend effect hebben.

Hoe kan een uitzendbureau de logistieke sector ontzorgen met payrolling?

Uitzendbureaus hebben payrollen tot een van hun kerntaken. Daarnaast bieden ze een scala aan andere diensten. Een gespecialiseerd logistiek uitzendbureau heeft veel kennis op het gebied van logistiek. Met name in het matchingsproces, het uitgebreide netwerk en de expertise bij onboarding kunnen zij een sterke rol vervullen.

Naast payrollen zelf kunnen ze daardoor ook mensen aanbrengen voor jou als bedrijf. Zo kan je ook de werving eventueel uitbesteden.

Conclusie

Als bedrijf zijn er meerdere vormen van flexibiliteit. Voor kleinere bedrijven of bedrijven die in de groei zijn kan payrolling een aantrekkelijke optie zijn. Het brengt flexibiliteit, efficiëntie, lagere kosten en meer juridische kennis aan boord.

De kosten voor payrolling varieren sterk per bedrijf en sector. Als de kosten om het zelf te doen hoger zijn als 5% tot 10% van de brutoloonsom dan is het een aantrekkelijke optie. Hiermee zijn ook de voornaamste voordelen genoemd.

Een uitzendbureau is eigenlijk een payrolbedrijf, plus dat ze naast payrolling ook allerlei andere diensten bieden die kunnen die noodzakelijk kunnen zijn om de groei van jouw bedrijf mogelijk te maken.

Werk jij in de logistiek? Kies dan voor een gespecialiseerd logistiek uitzendbureau.

Kort over logistiek uitzendbureau Prestatie

Als logistiek uitzendbureau werken we voor veel opdrachtgevers in en rondom Zuid-Holland (denk aan Amsterdam, Delft, Den Haag, Rotterdam en Dordrecht), Utrecht en Noord-Brabant. We breiden steeds verder uit dus informeer gerust vrijblijvend naar het meest actuele aanbod en mogelijkheden.

Dankzij onze ruim 18 jaar aan kennis en ervaring als logistiek uitzendbureau, staan we voor je klaar op elke mogelijke manier. We bieden je flexibiliteit met zekerheid, zowel qua; proces, kennis als het invullen van jouw openstaande logistieke vacatures.

Je kan bij ons o.a. terecht voor: logistiek advies, detacheren, uitzenden, payrolling, ZZP-bemiddeling en het opleiden je logistieke personeel. 

Tot slot

Heb je vier tot vijftig openstaande logistieke vacatures? Dat is onze expertise. Wij gaan in dat geval graag met je in gesprek! Heb je voor nu maar 2 of 3 uitzendkrachten nodig, maar groeiambities? Geen zorgen. Wij denken graag met je mee!

Samen kijken we of we de partij zijn die het beste bij jou past. Of dat zo is? Dat beslis jij uiteindelijk geheel zelf natuurlijk! Neem vandaag de proef dan op de som en stuur een mail naar info@prestatie.eu of bekijk alle diensten van ons uitzendbureau hier.