Het hele jaar door rennen we als logistieke sector zijnde. Maar.. De maanden na de kerst is het rustig. Té rustig, volgens sommigen. Het eerste wat ons oerbrein zegt als we een volle werkvloer zien, terwijl er weinig orders zijn is: “Stuur ze maar naar huis”. Maar na het lezen van dit blog denkt u daar wellicht heel anders over.

Gaat het namelijk om; logistieke processen verbeteren, kosten besparen en personeel behouden? Dan laten we juist in deze rustige periode onbewust veel kansen schieten, waarmee we de kosten van deze uren in veelvoud kunnen terugverdienen. Als bonus verbetert de tevredenheid van het personeel, is je organisatie beter bestand tegen arbeidsmarkt krapte en heb je al ingewerkt personeel in drukkere periodes.

Als je je nu afvraagt: “Hoezo?” Lees dan snel welke kansen het zijn, waarom je ze wilt zilveren en hoe je dat doet.

Fase 1: Korte gesprekken met je medewerkers.

Deze zijn goed te combineren met de evaluatiegesprekken. Normaal evalueer je het functioneren van de medewerker (dat kan nu ook), maar.. Je laat als ware de medewerker jou, zijn collega’s, teamleads / leidinggevende en zijn werk(proces) evalueren.

Doel: snel grote thema’s, uitdagingen en oplossingen in kaart brengen. Vroegtijdig signaleren van kansen en uitdagingen rondom personeel. Het bouwen aan een persoonlijke band, waardoor personeel loyaler wordt.

Stel vragen als:
• Hoe ervaar jij ons als organisatie?
• Hoe ervaar jij jouw werk?
• Hoe ervaar jij de samenwerking met jouw collega’s?
• Hoe ervaar jij jouw leidinggevenden?
• Waardoor zou je nog heel lang bij ons willen blijven werken?
• Wat zijn – of zouden – voor jou redenen zijn om ander werk te zoeken?
• Wat zijn jouw doelen en ambities binnen en buiten ons bedrijf? (Hoe kunnen wij je helpen?)
• Als jij één ding mocht veranderen op de werkvloer, wat zou dat dan zijn en waarom?

Resultaat: Alleen al door de laatste vraag krijg je snel zicht op welke zaken er op de werkvloer spelen. Dat is waar je focus ligt de komende tijd. Hier kan jij op inspringen als people manager. De antwoorden? Die hangen samen met o.a. medewerkerstevredenheid, kostenefficiëntie en het verlagen van doorstroom en verzuim.

De uitkomsten categoriseer je bijvoorbeeld: planning, communicatie, proces, competenties/verantwoordelijkheden, menselijk aandacht, enz.

Dit is tevens handige input voor fase 2.

Welke kansen zijn er om te verzilveren?
Binnen de logistiek zijn er veel kansen te verzilveren. Analyseer hiervoor simpelweg de uitdagingen rondom: processen, mensen, de afdeling en organisatie die je het hele jaar door ervaart. Een groot deel van de kansen valt onder: “de dingen die normaal blijven liggen”.

Dat is ook logisch. Want op dat moment ben je veel te druk met het behalen van targets, het managen van de afdeling en het logistieke proces. Nu is er tijd.

Laten we dus eerst eens kijken naar wat functionele werkzaamheden en activiteiten.

Werkzaamheden en taken die juist nu uitgevoerd kunnen worden:
• Grondige schoonmaak en opruimen.
• Herinrichting van het magazijn en stellages.
• Inventariseren van de schappen / voorraad.
• Het voeren van evaluatiegesprekken.
• Het opleiden of trainen van personeel (voor bijv. heftruck, EHBO, taal of nieuwe functie).
• Reparaties en onderhoud.

Handig, functioneel, maar dit had u zich waarschijnlijk al bedacht.

Dus laten we een stapje verder gaan.

Hoe kan deze rustige periode je bijvoorbeeld helpen bij:
• Last van krapte op de arbeidsmarkt te voorkomen?
• Ziekteverzuim terug te dringen in het komende jaar?
• Te zorgen dat medewerkers bij je blijven werken?
• Stress te reduceren bij de eerstvolgende drukke momenten?
• Kosten te besparen door het jaar heen?
• Foutpercentages te verlagen?

De antwoorden? Die liggen bij je medewerkers! Zij staan immers elke dag op de werkvloer. Ze ervaren dus elk denkbare bottleneck. Ook degene waar wij als manager mogelijk geen weet van hebben. Ze hebben meestal al lang ideeën over ‘hoe ze dit anders zouden doen’.

Is elk idee even waardevol? Nee natuurlijk niet, maar met een handjevol praktisch uitvoerbare ideeën of twee handen vol richtlijnen, kan je makkelijk een flinke besparing realiseren. De extra uren van deze activiteiten? Die verdien je vaak nog binnen hetzelfde jaar terug,

Uw personeel betrekken heeft daarnaast nog meer voordelen.

Het mooie is dat je door het personeel actief te betrekken:
• Automatisch meer draagvlak creëert voor veranderingen.
• Oprecht voldoet aan de behoefte ‘belangrijk gevonden te worden’ van de medewerker.
• (Verborgen) (manager- en leidinggevende) talenten ontdekt.
• Veranderingen kan testen en doorvoeren met het personeel. Zo is bijv. een nieuw proces en gewenst gedrag al een routine op het moment dat het wél weer druk is.
• Personeel een sterkere band krijgt met de organisatie – en onderling.
• Medewerkerstevredenheid verhoogt, waardoor personeel inherent beter presteert. Deze medewerkerstevredenheid hangt ook samen met minder uitval en ziekte.
• Er later minder tijd nodig is om personeel in te werken.

Met een aantal basale berekeningen kan je snel berekenen wat het effect hiervan is:
• Zoals snelheid / orders per uur van nieuwe medewerkers versus huidige medewerkers.
• Foutpercentages van huidige medewerkers versus nieuwe medewerkers.
• Kosten in tijd van nieuwe medewerkers inwerken versus huidige medewerkers behouden.

Oke top, maar hoe ga je daar mee aan de slag?

Dat doe je in 3 fases: korte gesprekken, een brownpapersessie en het invullen van een matrix.

Fase 2: Verzamel m.b.v. een brownpapersessie de input van je medewerkers.

Je kan een brownpaper sessie voor vrijwel alles inzetten: van het optimaliseren van een proces tot een uitdaging rondom een specifiek thema/onderwerp én zelfs over hoe het perfecte personeelsfeest eruitziet.

M.b.v. een brownpaper sessie krijg je snel zicht op; frustraties, irritaties, inefficiënties, uitdagingen en kansen. Zicht op deze zaken krijgen? Dat betekent inzichten krijgen m.b.t. oplossingen die kosten besparen en geld opleveren.

Het vaststellen van bottlenecks, in welke vorm dan ook, is het doel van deel 1 van de brownpaper sessie.

Waar let je op bij een brownpapersessie?

Om uitdagingen snel zichtbaar te maken maak je gebruik van de menselijke eigenschap om te klagen bij ontevredenheid.

Kanttekening vooraf: Slik je ego in als het gaat om de sessie begeleiden. “Huh, wat bedoel je? Waarom zou mijn ego gekrenkt worden?” Je gaat ongetwijfeld (veel) dingen horen waar je niet blij van wordt. Logisch. Je vraagt er zelfs bewust naar.

Mensen hebben van nature een beschermmechanisme, het klaag mechanisme. Functioneel gezien helpt het ze om te dealen met vervelende situaties, zonder deze daadwerkelijk te (kunnen) veranderen.

Dat doen ze overigens, normaal gezien, liever tegen collega’s dan tegen jou als manager. Want een tweede drijfveer is angst. Meestal angst om ofwel: ‘hun baan te verliezen’ OF ‘stom over te komen’.

Andere zaken waar je (emotioneel gezien) op voorbereid moet zijn:
• Je personeel reageert heftig (ze voelde zich tot nu niet misschien onbewust niet gehoord).
• Je personeel zet zijn hakken in het zand (mensen zijn van nature bang voor verandering).
• Je personeel uit zich erg negatief (ze zeggen nooit wat en nu moet alles er even uit).

Dat is niet erg. Het is heel menselijk, maar wel cruciaal voor jou om te begrijpen. O.b.v. de wetenschap van het menselijke brein kan jij hier goed mee omgaan (en je ego beschermen).

Enfin.

Hoe pak je zo’n brownpaper sessie inhoudelijk aan?

Je legt het personeel uit dat je deze rustige momenten wilt pakken om juiste op een later moment de stress te verminderen, processen te versoepelen en zowel hen als de organisatie te helpen.

Je gaat nu gericht je personeel prikkelen om te klagen. Daardoor volgt al snel een stortvloed aan; frustraties, problemen en bottlenecks. Als goede leidinggevende verzamel en categoriseer jij ze (samen met je personeel).

Dat doe je letterlijk op een brownpaper (een groot stuk bruin papier formaat (A0 / tafel dekkend) of gewoon op een whiteboard.

Het makkelijkste is vervolgens te werken met gekleurde post-its.

Je kan aan elke kleur een thema / factor toewijzen (gebaseerd op de uitkomsten van fase 1).

Voorbeelden van de kleurenlegenda voor de post-its in een brownpaper sessie:

• Geel = Proces
• Rood = Gedrag en verantwoordelijkheden
• Blauw = Regels, protocollen en communicatie
• Groen = Middelen
• Blauw = Overige

Maak een legenda op het bord of het papier m.b.t. de kleuren.

Deel het bord / brownpaper in o.b.v. ofwel dezelfde factoren als de kleuren OF met een vraag per vlak. (Klein bord of flipover? Stel 1 vraag doen en veeg daarna het bord veeg)

Vervolgens begin je met vragen stellen aan je personeel.

Voorbeelden van vragen die je kan stellen:

• Waar loop je tegenaan bij [proces X]?
• Waar ontstaan de meeste fouten bij [onderwerp X]?
• Wat kost op dit moment volgens jou teveel tijd bij [proces X]?
• Waar erger jij je het meeste aan als het gaat om [onderwerp X]?
• Wat is volgens jou op dit moment inefficiënt aan [proces X]?

Het doel is bottlenecks/uitdagingen in logistieke processen – en thema’s op de werkvloer – zichtbaar te maken.

Laat je personeel de antwoorden kort opschrijven op een post-it. Zo voorkom je dat de antwoorden op elkaar afgestemd worden. Je wilt juist horen wat individuen vinden. Heeft iedereen zijn antwoord opgeschreven?

Laat je personeel dan hun post-its in het juiste vlak plakken. Zijn alle post-its geplakt? Tel dan op wat overeenkomt. Zo krijg je een objectief beeld van wat er echt speelt.

Snap je antwoorden niet of is verduidelijking nodig? Stel je vragen dan als sessieleider. Anders heb je na de sessie alleen een heleboel post-its die je in de prullenbak kan gooien.

Heb je alle vragen gesteld?

Nodig je medewerkers uit het bord voor 2-3 minuten te observeren.

Stel dan een vraag als:
• Welke samenhang zien jullie tussen deze antwoorden?
• Waarom komt volgens jullie antwoord X zo vaak terug?
• Welke zaken hangen er volgens jullie samen met antwoord X?

Het doel is het achterliggende probleem te verduidelijken. Hoe concreter? Hoe beter. De uitkomsten gebruik je als vragen voor deel 2 van de brownpapersessie.

Herhaal dit proces zo vaak als je nodig lijkt, tot je duidelijk met je personeel vaststelt op welke punten concreet ruimte is voor verbetering.

Deel 2 van de brownpaper sessie.

Het is handig tussen deel 1 en 2 een pauze in te lassen. Zo kan je samen met een collega rustig klankborden over hoe je deel 2 van de sessie aanpakt.

Je deelt het bord/brownpaper nu in o.b.v. de nieuwe vragen, welke je baseert op de belangrijkste uitkomsten van deel 1.

Je doet nu exact hetzelfde als in deel 1, maar stelt andere vragen. Je zoekt nu namelijk naar antwoorden over: oplossingen. Je maakt weer een (nieuwe) legenda en vakken op het bord.

Vervolgens stel je weer vragen.

Voorbeelden van vragen die je kan stellen:
• Hoe zouden we volgens jou probleem X kunnen oplossen?
• Wat moet er veranderen aan het proces om probleem X op te lossen?
• Wat heb je / hebben jullie nodig om geen / minder last te ervaren van probleem X?
• Kunnen jullie probleem X zelf oplossen en hoe willen jullie dat doen?
• Hoe kunnen wij jullie ondersteunen bij probleem X op te lossen?
• Wat kunnen we doen om probleem X (zoveel mogelijk) te voorkomen?
• Welke verschillende acties/activiteiten moeten we uitvoeren om probleem X op te lossen?

De vragen maak je zelf. Dit zijn slechts voorbeeld om je een richting te geven.

Het doel is: inzichten te krijgen om het probleem op te lossen, zodat je het probleem daadwerkelijk kan oplossen. Ook abstracte en onhaalbare ideeën mogen nu genoemd worden. Ze bieden inspiratie om het probleem op te lossen Alles mag in deze fase. Het filteren komt zo.

Als de post-its weer hangen kun je vervolgvragen stellen, zorg weer dat je eerst zeker weet wat de antwoorden van hierboven betekenen. Hierna kan je verder brainstormen over de antwoorden met het personeel OF je last weer een pauze in.

Je telt weer de meest genoemde oplossingen en/of categoriseert ze.

Fase 3: De matrix maken.

Teken een groot vierkant op het bord met vier vlakken.

1. Weinig kosten/tijdsinvestering – Levert veel op
2. Weinig kosten/tijdsinvestering – Levert weinig op
3. Veel kosten/tijdsinvestering – Levert veel op
4. Veel kosten/tijdsinvestering – Levert weinig op

Leg uit dat het doel is zo actiegericht mogelijk veranderingen op de werkvloer door te voeren die het personeel en de organisatie helpen, zorgen voor meer efficiëntie en minder stress.

Leg uit dat je daarom logischerwijs begint bij weinig kosten / lage tijdsinvestering – en hoog rendement. Indien van toepassing: omdat je zo het management en de directie erin meekrijgt.

Overleg met je personeel in welk vlak zij elk antwoord vinden passen en waarom. Het is slim om per vraag één kleur post-its te gebruiken. Zo kan je de antwoorden later goed uit elkaar houden.

Van antwoorden naar actieplan.
Vervolgens vraag je ze welke acties/activiteiten er nodig zijn om de oplossing op de werkvloer door te voeren. Zorg dat je medewerkers betrekt tot in detail. Hoe meer het idee ‘vanuit hen komt’, hoe groter het draagvlak.

Je tekent een lijn van links naar rechts. Je laat hen nu de antwoorden/activiteiten in chronologische volgorde plakken. Ook over de volgorde kan je overleggen.

Bijvoorbeeld:
1. De teamlead van de avond: moet mensen die ingepland staan bij de sorter aangeven dat ze altijd een vuilcontainer van plek X naar hun werkplek moet rijden voor ze beginnen.
2. De medewerker moet zorgen dat de container naast zijn werkplek staat.
3. De teamlead moet mensen erop aanspreken als dat niet gebeurt.
4. Na afloop van de dienst moet de medewerker van de sorter zijn container weer terugzetten op plek X.
5. Medewerkers van afdeling X moeten een kwartier voor het einde van de dienst de containers leegmaken in de papierpers.
6. De teamlead controleert of de containers geleegd zijn. Als dat niet is moeten medewerkers van afdeling X terugkomen om alsnog de containers te legen.

Ook dit proces herhaal je zo vaak als nodig. Begin je net met deze werkwijze? En/of net met veranderingen doorvoeren waarbij je jouw personeel betrekt? Dan ben je al snel een paar sessies verder.

Tot slot.

Deze werkvorm wordt door de meeste managers, teamleiders en personeel als erg prettig en interactief ervaren. De eerste brown paper sessies zullen nooit de beste zijn, maar nog steeds erg waardevol.

Krijgen jij en je medewerkers er feeling mee? Dan zullen vergaderingen er al snel anders uitzien. En ideeën om de organisatie vooruit te helpen? Die worden veel makkelijker gedeeld.

Het is nu alleen nog aan jou en de medewerkers de ideeën door te voeren op de werkvloer.

Wil je liever een sessie laten organiseren of individuele gesprekken door een externe partij laten uitvoeren? Neem dan gerust contact op. Wij denken graag met je mee.

Dit Blog dient ter algemene inspiratie voor jou als klant en andere (potentiële) klanten. Heb je andere (specifieke) wensen en behoeften? Ook dan helpen we je natuurlijk graag. Onthoud: “Jij kiest het doel, wij helpen!”

P.s. stuur dit Blog gerust door of deel het met je netwerk, dat zouden we enorm waarderen!