Interne communicatie verbeteren? Dat betekent minder fouten en meer tijdswinst!

Interne communicatie. Het is bij veel logistieke bedrijven ‘best een dingetje’. Want er gaat ondanks al die mails en belletjes toch best wat fout. Herkenbaar? Dan is het perfecte blog voor jou. Ontdek snel het geheimen achter kostenefficiënte interne communicatie die werkt!

In dit blog behandelen we “mails als bezigheidstherapie”, er volgen nog meer blogs over andere interne communicatievormen.

Zo ziet de gemiddelde Interne communicatie eruit bij logistieke bedrijven. Herkenbaar?

Het is weer zover. Je staart naar een toch al overvolle inbox. Je klikt en zit wéér een mail te lezen die ‘eigenlijk niet voor jou bedoeld is’, je krabt je achter je oren. Pfffff..

Er schieten gedachten door je hoofd als:
• “Moet ik dit nu écht lezen?”
• “Ik heb het druk, kan ik deze mail niet gewoon negeren?”
• “Waarom heeft Jan hier niet al lang wat aan gedaan?”
• “Waarom krijg ik (nog) steeds ‘dit soort mailtjes’”?
• “Hoe heeft dit (alsnog) fout kunnen gaan!?”
• “Wat heeft hij nou (weer) nodig, ik was toch duidelijk geweest..?”
• ”Hij weet toch dat dat helemaal niet zo werkt, nu kan ik het zeker weer gaan oplossen..”

Je hoofd borrelt want je hebt echt wel wat beters te doen. Maar..

Zijn dit het soort vragen die bij jou of medewerkers omhoog komen? Dan zijn dat duidelijke tekenen dat er ergens iets misgaat in de interne communicatie.

En geloof me, je bent lang niet de enige..

Dit is eerder de standaard dan een uitzondering binnen logistieke bedrijven, maar wel een verbeterpunt. Laat ik dat toelichten.

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Goede interne communicatie bespaart veel kosten en vermindert het aantal fouten, inherent zorgt het ook voor een hogere productiviteit en (interne) klanttevredenheid.

Doordat iedereen weet “hoe”, “wat” en “met wie” hij moet communiceren, wordt de samenwerking beter en daalt het aantal fouten.

Hoe verbeter je de interne communicatie van je logistieke bedrijf?

Laat ik dat verduidelijken m.b.v. een aantal praktijkvoorbeelden en uitkomsten, gebaseerd op de implementatie van een goede interne communicatiestrategie met plan.

Het voorkomt irritaties over overbodige mails én kosten!

De aankoop van een nieuwe machine of scanners? Die voelen we als directie. De tijd die verloren gaat aan mails? Die voelen we niet zo snel, maar.. In veel gevallen zal je schrikken als je er dit simpele rekensommetje op los laat.

Dit is de input die je nodig hebt voor je berekening:

1. Hoeveel mails worden er gemiddeld per dag verstuurd?

2. Hoeveel mensen mensen worden gemiddeld in deze mail meegenomen die: “niet nu meteen op de hoogte hoeven te zijn”, maar wel deze mail lezen?

3. Hoeveel minuten is iemand kwijt aan het lezen van een mail.

4. Wat is het uurloon van de gemiddelde medewerker? (omgerekend naar minuten)

Door de 4 uitkomsten met elkaar te vermenigvuldigen weet je wat de kosten zijn voor de ‘overbodige communicatie’.

De berekening voor de huidige overbodige kosten / te behalen winst:

Mails per dag X overbodige ontvangers X gemiddelde leestijd in minuten X (uurloon / 60) = financieel verlies aan overbodige communicatie op dagbasis

Op basis van bovenstaande berekening kan je vervolgens snel weer een indicatie van de kosten op jaarbasis maken.

financieel verlies aan overbodige communicatie op dagbasis X aantal dagen per week die gewerkt worden X aantal gewerkte weken per jaar = financieel verlies aan overbodige communicatie op jaarbasis

Ik durf je te garanderen dat een goed communicatiebeleid zich terugverdiend, vaak zelfs al in een korte periode.

Hoe maak je het mailverkeer in je bedrijf kostenefficiënt?

Start met een simpel ‘communicatieprotocol’. Leg vast; “wie”, “waarover (wel/niet)”, “wanneer (wel/niet)” mailt, “met wie niet” én “wat communiceer je”. Zo voorkom je een boel overbodige CC’s.

• Wie: moet iedereen mailen of mailt één iemand bijvoorbeeld? De rest geeft dan aan diegene de info door.

Hetzelfde geldt voor mailen over bepaalde situaties / onderwerpen. Één iemand per taak is handiger dan wanneer 5 mensen door elkaar mailen over bijvoorbeeld ‘orders die missen’. 

• Waarover wel/niet: bepaal voor welke situaties mails nodig/handig zijn en voor welke niet.
1. Zaken met order nrs. etc. zijn bijvoorbeeld handig om te mailen.
2. Situaties op de werkvloer? Een belletje of iemand direct aanspreken is vaak handiger.
3. Zaken voor (middel)lange termijn noteren op het bord schrijven of in één centraal document. Ze worden anders wel gelezen maar raken verloren, vergeten, moeten teruggezocht worden en nogmaals besproken worden in de vergadering.

• Wanneer: Is 20-30 mailtjes door de dag heen echt nodig? Welke zaken kunnen gebundeld worden? Deze kan je bijvoorbeeld in 1-3 mailtjes per ochtend, middag en/of avond (laten) versturen. Bijv. in een overdracht mail.

• Met wie niet: niet elk individu binnen de organisatie is gebaat bij een mail over een pallet die verkeerd is gelost of het inpakmateriaal dat bijna op is. Leg vast wie waarover gemaild moet worden én wie dus niet.

Bonus tips:
1. Probeer berekeningen te maken en zoveel mogelijk te automatiseren. Bijvoorbeeld m.b.t. materialen bestellen, voorraden, containers, enz.

2. Maak templates. Dingen waar vaak over gecommuniceerd wordt lenen zich goed voor templates. Dat scheelt meestal een heleboel overbodige zinnen die steeds weer getypt moeten worden. Het voorkomt tevens fouten en informatie die ‘nog weleens vergeten wordt’.

3. Ga in gesprek. Achterhaal wat de informatie is die de ander nodig heeft die gemaild wordt? Neem het evt. op in een template. Zo voorkom je overbodig heen en weer gemail. Dat sluit goed aan bij tip 4.

4. Communiceer niet in problemen. Communiceer een probleem + wat jouw gewenste uitkomst is. Ofwel: wat verwacht jij van de ontvanger? Wat moet hij doen n.a.v. jouw mail? En evt. wat moet hij niet doen. Dit voorkomt fouten, vertraging, frustratie en overbodige mails heen en terug.

5. Ontwikkel samen een communicatieprotocol. Hierdoor vergroot je het draagvlak. Medewerkers hebben daarnaast goede ideeën, gebruik ze. Een ander voordeel is dat jij of een ander soms informatie op een bepaalde manier aangeleverd wilt krijgen, wat onbewust het productie-/verwerkingsproces vertraagd of op andere wijze voor veel frustratie zorgt. Door samen aan een plan te werken worden deze bottlenecks direct geadresseerd.

Vond je dit een handig blog?

Deel het vooral binnen je bedrijf, met andere afdelingen of met je netwerk. Je maakt er ons alleen maar blij mee. Heb je concrete thema’s die je graag terug ziet komen in onze logistieke blogs? Mail ons dan gerust. Wij gaan er dan voor jou mee aan de slag.

Als je kosten besparen en fouten voorkomen interessant vindt, lees dan vooral ook onze andere blogs eens!

Wil je liever advies, begeleiding of simpelweg je flexibele schil medewerkers (uitbreiden)? Neem dan contact op met ons logistieke uitzendbureau. Wij focussen ons volledig op het invullen van logistieke vacatures. Wie weet tot snel!