Je wilt jouw logistieke magazijn zo efficiënt mogelijk inrichten. Logisch, maar..

Voor we verzanden in een generieke ‘how-to gids’ of de gebruikelijke Henry Ford, Kanban en LEAN quotes en principes. Doe eerst een stapje terug.

Waarom? Omdat een goed eindresultaat voor de inrichting van je magazijn begint bij 100% scherp hebben: “Waarom je jouw magazijn wilt veranderen”. 


Denk je langer na over het antwoord op die vraag ÉN ga je met je medewerkers in gesprek? Dan krijg je inzichten die leiden tot een oplossing die het meest kostenefficiënt is.

Lees snel verder.

Om het praktisch en ‘how-to’ te houden, hebben we een aantal stappen.

Stap 1. Beantwoord de vraag: “Waarom moet je magazijn efficiënter ingericht worden?”


Waarschijnlijk heb jij zelf – of het hoger management – een aantal doelen met KPI’s bepaald. Deze zijn leidend door het jaar heen, maar nog nadrukkelijker in tijden van verandering.

Die KPI’s zijn ideaal voor jou als logistiek manager. Hiermee kan jij gericht checken ‘waarom iets moet veranderen’ en ‘wat dat dan moet zijn’. Zo helpt niet alleen je personeel, je proces, maar ook je magazijn mee aan je organisatiedoelstellingen bereiken.

 Doelstellingen, kanttekeningen en tips.


KPI’s zijn gebaseerd op doelstellingen. Doelstellingen zijn op hun beurt gebaseerd op: problemen, uitdagingen, wensen of behoeften.

Benader deze problemen en uitdagingen ‘holistisch’, ofwel: zonder de tunnelvisie: “Hoe verander ik het magazijn zodat het helpt de doelstellingen te bereiken”. Waarom? Omdat ‘het één’ altijd impact heeft op ‘het ander’, zowel positief als negatief. 


1.1 Toets de bottlenecks op holistische wijze:

• Bottlenecks in het externe proces (toelevering, zendingen en andere derde partijen)
• Bottlenecks die medewerkers aangeven m.b.t. jouw doelen behalen en in algemene zin.
• In deelprocessen bijv. picken, packen, laden en lossen, (grotendeels te toetsen bij medewerkers, teamleads en assistent manager).
• Gebruikte systemen, applicaties en andere soft- en hardware.
• In je huidige magazijn layout.

Een simpele manier is door een lijn te tekenen die het proces symboliseert (dit wordt een journey genoemd), met daarop punten. Zo’n punt wordt ook wel touchpoint genoemd.

Een touchpoint is een soort ‘mijlpaal’ in het proces. 

Je kan dit tot in detail uitwerken en hier vrij ver in gaan, bijvoorbeeld met een achterliggend document waarin je elk touchpoint verder uitwerkt.

“Aan zo’n punt koppel je partijen en acties, maar kan je dus ook bottlenecks constateren.”

Voor nu is het vooral bedoeld om snel inzicht te krijgen en laten we dat stuk nog achterwege.
 Door zo’n simpele journey te maken, kunnen je al inzichten te binnen schieten.

Ik zet wat voorbeelden hieronder per stap tussen “aanhalingstekens“.

Voorbeeld van een journey:

1. Bestelling bij [leverancier]
• [Ons logistieke bedrijf] plaatst een bestelling.
• [Leverancier] ontvangt bestelling.
• [Leverancier] verwerkt bestelling.
• [Leverancier] verstuurd alles in kratten op pallets.

“We zitten steeds met teveel of te weinig orders die we moeten verwerken. We moeten het bestelproces automatiseren OF op vaste dagen / andere tijden doen. Bijvoorbeeld op maandag i.p.v. woensdag.

“Kunnen we een buffer voorraad bestellen die past binnen onze opslagcapaciteit?”

“De verwerkingstijd van [leverancier X] is 4 dagen, misschien moeten we dat eerst met hen overleggen en oplossen. Want de klachten liggen met name aan de leveringstijden, terwijl wij wel onze dagtargets halen”

“Medewerkers geven aan veel tijd kwijt te zijn aan het openen van kratten veel tijd kost. Hoeveel tijdswinst levert het op als we alles laten verzenden in gesealde containers of dozen?”

2. Zending door [derde partij]
• Verzending per boot door [postbedrijf X] van gemiddeld 7 dagen.

“Hmm, is een zending per boot wel de juiste oplossing? Zou een ander postbedrijf sneller kunnen zenden? Wat is het verschil met luchtvracht, per trein of een combinatie? Wat als we zelf een chauffeur hebben die een deel van het vervoer kan doen? Wat kost het ons extra en wat levert het ons op?”

3. Bestelling wordt afgeleverd bij [ons logistieke bedrijf]
• Ontvangst chauffeur
• Lossen
• Controle
• Wegrijden

4. Vracht staat in de stellages van [ons logistieke bedrijf]
• Gemiddeld voor 1.5 dag 

• Stellages worden van voor tot achter steeds van onder tot boven volgestapeld. 

• Stellages zijn per gang ingedeeld o.b.v. ordernummers.

Ik denk dat het beeld al aardig volledig is. Toch? 



Zo werk je de verdere stappen ook uit, bijvoorbeeld voor het:
–
• Pickproces
• Packproces
 
• Sorteerproces

• Retourproces

• Zenden naar de klant


Ieder logistiek proces ziet er anders uit. Dat begint bij het soort producten, maar gaat ook om:

– De grootte van het magazijn

– Opslagruimte en huidige percentage dat in gebruik is

– Aantal logistieke medewerkers (en hun ervaring en training)

- Inrichting / layout van het magazijn in algemene zin (beperkte ruimte voor handelingen of juist teveel)

- Installaties die gebruikt worden (capaciteit die ze aankunnen, effect van gedeeltelijke bezetting, enz.)

– De juiste mix van logistieke krachten inplannen die op elkaar ingespeeld zijn.

- En een boel andere zaken.




Je logistieke proces is eigenlijk een soort aaneenschakeling van tandwieltjes, elke onderdeel moet in elkaar passen. En loopt er een vast of stroef? Dan heeft dat vaak impact op alle andere zaken in je logistieke proces.

Een terugkerende systeemstoring, een kapotte springplank of ongemotiveerd personeel kan zomaar de oorzaak zijn van het niet behalen van je doelstellingen.



Je zal dus vaak merken dat je ‘andere zaken’ tegenkomt, waarmee je jouw doelen kan behalen, terwijl dat niet perse om het optimaal inrichten van je magazijn gaat. Al leek dat eerst wel zo.

Je kan er ook achter komen dat een paar simpele verschuivingen en handelingen rondom werkstations meer opleveren dan een nieuw magazijn.



Enfin. 



Een holistische benadering van logistiek heeft een aantal voordelen:

1. Je voorkomt onnodige kosten en overbodige veranderingen (meest kostenefficiënt).
2. Je krijgt inzichten die je anders niet kreeg, maar die wel bijdragen aan doelstellingen bereiken.

3. Een holistische benadering zorgt dat je een oplossing ontwikkelt die zorgt voor synergie tussen mensen, processen en middelen.

4. Je hebt ook scherp of een layout verandering een positief effect of negatieve impact heeft op andere zaken, zoals: software, installaties, optimale personeelsbezetting en werkruimte waarin je personeel zich vrij kan bewegen – en machines optimaal gebruikt kunnen worden.

1.2. Stel onderliggende problemen/uitdagingen, wensen & behoeften vast.

• Zijn klanten niet tevreden over de levertijden?
• Zijn er vaak orders / bestellingen kwijt?
• Worden de targets per uur door medewerkers niet (altijd) behaald?
• Worden afdelingstargets of organisatietargets m.b.t. orderverwerking niet behaald?
• Is de huidige lay-out niet meer geschikt voor de huidige ordercapaciteit?
• Is het magazijn simpelweg niet efficiënt ingedeeld?
• Zijn de werkplekken niet efficiënt ingericht?
• Is de opslagruimte voor het groeiend aantal orders niet (meer) voldoende?

1.3. Observeer met een holistische blik. (Zie ook de journey hierboven)

Je kan er dan bijvoorbeeld achterkomen dat:
1. Medewerkers targets niet behalen door verouderde instrumenten, zoals: scanners. (Die een stuk goedkoper zijn dan een magazijnverandering).

2. Dat door kleine verschuivingen in de indeling de efficiëntie al veel stijgt. Zoals een andere plek om kratten te stapelen. (Looptijd vermindert)

3. Dat foutmeldingen ontstaan in – en gereduceerd kunnen worden door – een systeem of applicatie.

4. Dat er meer winst te behalen valt in betere afspraken/coördinatie m.b.t. toeleveren of zenden. (Bijvoorbeeld de verpakkingsvorm die veel tijd kost om te openen).

5. De onboarding van medewerkers niet duidelijk genoeg is. (Waardoor ze meer fouten maken of minder productief zijn)

6. Een kapot machine(onderdeel) voor veel vertraging zorgt.

7. Simpele truckjes in het proces de benodigde doelstellingen realiseren.

8. Dat medewerkers met ideeën komen die je doelstellingen realiseren die je zelf wellicht nog niet bedacht had.

In een eerder blog over kostenefficiëntie gingen we al in op het berekenen van kosten versus m.b.t. een onderdeel van een machine vervangen.

Stap 2. Bepaal wat de impact is van de alternatieven t.o.v. een magazijnverandering op het behalen van je doelstellingen (m.b.v. KPI’s).

Voorbeelden van KPI’s waarmee doelstellingen gemeten worden:
KPI 1. Totaal aantal orders per uur
KPI 2. Totaal aantal orders per medewerker per uur (onderverdeeld per taak/afdeling)
– Picker (Gem. aantal verzamelde orders p.p. per uur)
– Packer (Gem. aantal verpakte orders p.p. per uur)
– Sorter (Gem. aantal gesorteerde orders p.p. per uur)
KPI 3. Levertijd naar klant / Doorlooptijd
KPI 4. Foutmarges per 1.000 orders / units
KPI 5. Opslagcapaciteit per vierkante meter
KPI 6. Kosten per verwerkte order
KPI 7. Retourpercentage
KPI 8. Klanttevredenheid
KPI 9. Afwijkingspercentage daadwerkelijke voorraad vs. getelde/geregistreerde voorraad

Blijkt na het toetsen dat een magazijnverandering écht nodig is? Neem dan de inzichten die je al opgedaan hebt mee bij de magazijnverandering als criteria.

Stap 3. Berekeningen zijn alles.

Je berekent nu wat de positieve effecten gaan zijn van de wijzigingen in je logistieke magazijn.

Bijvoorbeeld: minder looptijd, meer opslagruimte, enz. Vervolgens toets je aan je KPI’s of het gewenste resultaat bereikt wordt.



Bereken bijvoorbeeld:
:
• De kosten van nieuwe systemen.

• Kosten van nieuwe / extra stellages. 

• Installatie- en onderhoudskosten.

• Kosten van een uitbreiding van de productiehal of opslagmagazijn.

• Kosten van nieuwe software.

• De verbetering van de verwerkingstijd of -capaciteit. 



Let op! Knijp geen oogje toe. Wees ook alert op mogelijk ongewenste effecten van je beoogde veranderingen. 



Vaak vergeten posten zijn is bijvoorbeeld: 

• De leercurve van medewerkers m.b.t. een nieuwe machine. 

• Onderhoudskosten.

• Verzekering, stroomverbruik en gasverbruik per m2. 

• Indirecte gevolgen van een andere plaatsing van een machine of werkstation (bijv. meer looptijd).


Visualiseer daarom goed hoe orders zich door je logistieke centrum bewegen, waarbij je steeds let op korte afstanden en gemak. Waarbij medewerkers elkaar natuurlijk niet voor de voeten moeten gaan lopen.

Stap 4. Aan de slag met een toekomstproof inrichting van je magazijn.

Als je jouw logistieke magazijn gaat wijzigen, houd dan rekening met de toekomstvisie. Zo voorkom je later dubbele kosten. Als jij over 2 jaar nog eens 5.000 orders per dag extra wilt verwerken, zorg dan dat je daar nu al op voorbereid bent.



Denk bij je toekomstproof inrichting o.a. aan:

• Automatiseringswens.

• Geschatte groei + buffer.
• Benodigde opslagcapaciteit bij groei.
• Benodigde toevoerkanalen in de toekomst (zoals sluizen en laad- en los docks)

• Aantal werkstations om toekomstige capaciteit te behalen. 



Let op. Toekomstplannen zijn “voor in de toekomst”. Zorg dat je magazijn ervoor ingericht is, maar wel op zo’n manier dat..



Medewerkers tot die tijd efficiënt kunnen werken. Dus niet dat ze bijvoorbeeld onnodig ‘moeten omlopen’. Let ook op de positionering van je werkstations, zodat die optimaal is bij een lage bezetting.


Stap 4. Aan de slag met een toekomstproof inrichting van je magazijn.

Als je jouw logistieke magazijn gaat wijzigen, houd dan rekening met de toekomstvisie. Zo voorkom je later dubbele kosten. Als jij over 2 jaar nog eens 5.000 orders per dag extra wilt verwerken, zorg dan dat je daar nu al op voorbereid bent.



Denk bij je toekomstproof inrichting o.a. aan:

• Automatiseringswens.

• Geschatte groei + buffer.
• Benodigde opslagcapaciteit bij groei.
• Benodigde toevoerkanalen in de toekomst (zoals sluizen en laad- en los docks)

• Aantal werkstations om toekomstige capaciteit te behalen. 



Let op. Toekomstplannen zijn “voor in de toekomst”. Zorg dat je magazijn ervoor ingericht is, maar wel op zo’n manier dat..



Medewerkers tot die tijd efficiënt kunnen werken. Dus niet dat ze bijvoorbeeld onnodig ‘moeten omlopen’. Let ook op de positionering van je werkstations, zodat die optimaal is bij een lage bezetting.


Stap 5. Onderzoek en advies.

Als je jouw logistieke magazijn gaat wijzigen, houd dan rekening met de toekomstvisie. Zo voorkom je later dubbele kosten.

Verder zijn plannen super, maar moeten ze ook realistisch zijn. Laat altijd even een expert meekijken om te voorkomen dat je inrichting ‘niet werkt’ en tóch veranderd moet worden. Bijvoorbeeld door de plaatsing van een paar jammerlijke balkjes aan het plafond, bovenaan je stellingen, die een sprinkler blokkeren. (Oeps.)

Laat je ook goed adviseren over de middelen, installaties, machines (zowel de hard- als software) en andere zaken die je wilt gebruiken. Let op! Laat je ook adviseren over de beperkingen en onderhoudskosten.

Toets de voor- en nadelen m.b.v. je KPI’s en aan je toekomstplannen zowel op korte-, middel- als lange termijn.

Bereken wanneer je investeringen zichzelf terugverdienen (break-even draaien). Hoeveel pakketjes per uur kan je meer verwerken? Hoeveel minder worden de kosten per order door een betere inrichting? Bereken voor het beste inzicht alles zowel op unit- als orderniveau.

Een wat duurdere installatie? Die levert misschien veel sneller zijn geld terug op, zelfs als hij duurder is. Een goedkopere machine of verbouwing? Die kan op (middel)lange termijn juist beperkend werken. Anderzijds..

Als je prognoses duidelijk zijn? Dan kan je ook ‘de machine in het midden’ kiezen of een uitbouw van je magazijn in fases. Alles hangt af van het zo optimaal mogelijk matchen én blijven matchen van wat je nodig hebt op dat moment met wat je op dat moment hebt. Dat is kostenefficiënt.

Vraag als je advies krijgt ook naar randzaken zoals:

“Krijg ik de volledige stroom- en onderhoudskosten als ik maar een deel van de installatie gebruik?”

“Zijn de systemen compatibel met andere tooling die ik gebruik? Zo nee, wat moet er aan andere tooling veranderen/vervangen worden. Bereken voor jezelf weer wat de impact daarvan is.”

“Hoe richt ik het magazijn zo in dat met mijn efficiënte, op korte-, middel- én lange termijn verbeterd – en dus niet alleen bij een volledig bezetting. ”

Stap 6. Vlekkenplannen, afstand-intensiteitsmatrix, supplychain management, flowcharts, enz.

Ik hoor je denken: “Waar heb jij het nou over?” dat snap ik. Om heel eerlijk te zijn? Ik vind dat het vaak moeilijker gemaakt wordt dan het is. Daarom bieden we ook logistiek advies in gewone mensen taal.

Alle modellen hierboven gaan simpelweg om het onderbouwd inzichtelijk maken van wat jij nodig hebt. Om precies te zijn: wat jij nodig hebt om je doelstellingen zo optimaal mogelijk te bereiken, middels specifieke aanpakken.

Je goederenstroom en proces moet zo optimaal mogelijk ingericht worden, daar moet je magazijn of logistieke hal op afgestemd zijn.

Het ene model zal zich daarom beter lenen voor jouw situatie dan het ander. Je logistieke proces(sen), wensen en behoeften zijn immers uniek. Overigens zijn er nog een boel extra modellen, maar dat laten we voor nu even achterwege 😉

Stap 7. Planning en implementatie.

Planning bij verandering is een ondergeschoven kind.

De planning is namelijk essentieel. Want je wilt dat je logistieke bedrijf een week of maand stil komt te liggen. Toch? Verder wil je dat je op dag of weekbasis het maximaal aantal orders kan verwerken, ondanks alle veranderingen.

Een goede planning zorgt er voor dat je proces zoveel mogelijk door kan gaan, met zo min mogelijk beperkingen – en risico’s – voor een zo’n kort mogelijke tijd.

Dat brengt ons bij de implementatie.

Je planning moet uitgevoerd worden en je implementatie? Die moet ‘gefaseerd’ of ‘in één keer goed’ uitgevoerd worden. Soms wegen de kosten van een dagje dicht, plus  de kosten van werkzaamheden laten uitvoeren in het weekend, simpelweg niet op tegen 2 weken lang maar op halve kracht kunnen draaien.

Maar elke situatie in de logistiek is uniek natuurlijk 😉

Dat was het weer voor dit uitgebreide blog over je magazijn optimaal inrichten.

Ik hoop dat je er flink wat inzichten uit hebt kunnen halen, maar je bent altijd van harte welkom voor een vrijblijvend gesprek over je situatie. Wil jij samenwerken met een logistiek uitzendbureau? We kijken graag met je mee en adviseren je over de mogelijkheden. Je kan bij ons terecht voor logistiek advies, logistiek personeel, payrolling en nog veel meer! Alles om van jouw logistieke bedrijf een geoliede machine te maken.