Fouten voorkomen en efficiëntie optimaliseren? Creëer een onboarding in deze rustige periode.

Foutjes. Ze zijn snel gemaakt. En wanneer het druk is? Des te sneller. Veel fouten en inefficiëntie zijn echter makkelijk te voorkomen, maar wanneer doe je dat? Precies, in rustige periodes!

Na het lezen van dit blog weet jij precies hoe je deze tijd optimaal benut om foutmarges te verkleinen en efficiëntie te optimaliseren.

Waarom worden er (zoveel) fouten gemaakt?

• Personeel is niet of slecht ingewerkt.
• Drukte op de werkvloer.
• Het proces is te complex.
• Taken en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk.
• Machines lopen vast en andere onvoorziene situaties.
• Personeel maakt fouten.
• De juiste aansturing ontbreekt.
• Bottlenecks in het proces zijn onduidelijk of onopgelost.
• Het proces is niet optimaal ingericht.

Bovenstaande punten hangen allemaal met elkaar samen. Sommige veel, andere slechts beperkt. Jij, als logistiek manager, hebt echter volledige invloed op al deze punten.

Je kan het gros voorkomen, verhelpen of de impact verminderen.

Maar zelfs in rustige periodes is het druk. Dus waar richt je de focus op? Dat brengt ons bij deze vraag..

Hoe vergroot je de efficiëntie en verklein je het foutmarge binnen je logistieke bedrijf?

Wil je het proces verbeteren? Lees dan het vorige blog over de brownpaper sessie en de matrix. We gaan nu in op de meest gemaakte ‘menselijke fouten’ en ‘(mis)communicatie’ – en hoe je dit oplost.

Deze fouten en miscommunicatie ontstaan namelijk al in een vroege fase. Om specifiek te zijn: tijdens de onboarding en inwerkperiode.

De oplossing?

Een duidelijke onboarding!

Waarom is een goede onboarding belangrijk?

Een goede onboarding procedure zorgt dat een nieuwe medewerker zich direct thuis voelt in je organisatie. Daarmee voorkom je vervelende situaties voor jezelf én de medewerker.

Denk aan:
• Medewerker die niet weet wat hij moet doen, waar hij of het proces stil komt te liggen.
• Medewerker geen uitleg kan vragen, waar hij onnodige fouten maakt.
• Medewerker die foutief gedrag aanleert door tekort aan begeleiding/bijsturing.
• Verlies in tijd door onduidelijkheden rondom de administratie van de medewerker.
• Een stroeve start en onnodige stress voor de medewerker, teamleiders en managers.

Knap vervelend als dat bijvoorbeeld de reden is voor een machine die kapot gaat, toch?

Voorbeeld: je wilt dat de nieuwe medewerker pakketjes die NIET vierkant zijn, in een bak zet voor ze de op de loopband gaan. Jij weet dat de loopband anders vastloopt of zelfs kapot gaat. De nieuwe medewerker? Die weet dat (nog) niet.

Jij weet ook dat als dat gebeurd, dat het hele proces stil komt te liggen. Zo ben je al snel X minuten maal Y mensen + Z kosten voor de dure machine kwijt. Auch, dat was onnodig.

Het loont dus om de grootste ‘kosten vreters’, snelheidsremmers en ‘risico’s’ op te nemen in je onboarding.

Hoe zo’n onboardingsproces er uitziet? Visualiseer het als een tijdlijn met acties. Voor deze acties maak je mensen verantwoordelijk (en wat kan automatiseer je). De opbouw lees je hieronder.

1. Middelen krijgen bij – of voor – binnenkomst.

Zorg dat je nieuwe medewerker direct toegang heeft tot de middelen hij nodig heeft voor zijn werk. Hier kan je makkelijk een vloeiend proces met duidelijke taakverdeling van maken. Denk aan het ontvangen van;
• Pasjes.
• Inloggegevens
• Werkkleding/-handschoenen
• Naamkaartje
• Een stanleymes
• Pen
• Andere zaken die ze nodig hebben tijdens het werk.

Voorbeeld: Zo’n stanleymesje voorkomt bijvoorbeeld dat de nieuwe medewerker onnodig staat te klungelen met de tie rips die om dozen zitten, terwijl hij er al 10 had kunnen openen.

2. Creëer een goed gevoel bij binnenkomst, geen onaangename afstand.

Ken je die uitspraak: “een goede indruk maak je maar een keer?” Dat werkt ook zo voor jou als werkgever. Je medewerker komt voor het eerst op de werkvloer en vormt zich ter plekke een beeld van je organisatie.

Je wilt dat de medewerker zich thuis voelt. Want uiteindelijk is het doel hem zolang mogelijk in dienst te houden. Toch? Precies.

Zorg daarom dat je de medewerker 1-op-1 aan mensen voorstelt, in ieder geval aan; jou (de manager), teamleaders en de mensen op zijn afdeling. Heb je een kleiner bedrijf? Dan kan je hem aan iedereen voorstellen.

Heb je zelf geen tijd? Laat de nieuwe medewerker dan achter in de handen van een ‘mensen mens’, met duidelijke instructies. Die weet wel raad met deze situatie.

3. Ontwikkel een training.

Hoe die eruit ziet? Dat maakt niet uit. Zolang je er de nodige vaardigheden maar mee traint en de juiste informatie overbrengt. Dit zorgt voor meer snelheid en minder fouten.

Kies wat handig en haalbaar is. Je kan de training op papier zetten, werken met vragenlijsten, opdrachten en uitleg.

Heb je véél personeel? Dan kan je video’s maken of een online training ontwikkelen. Je maakt deze training maar een keer. Daarna levert het je tijd op. Want je traint wenselijk basisgedrag en zelfstandig handelen in situaties op de automatische piloot.

Wel zo handig als er nieuwe medewerkers aangenomen worden wanneer het druk is. Toch?

4. Begeleid de medewerker langer dan een dag.

In de praktijk worden nieuwe logistieke medewerkers meestal in het diepe gegooid. We geven een paar zinnen uitleg en verwachten van de nieuwe medewerker ‘dat hij het wel kan’, maar.. Is dat slim?

Nee, eigenlijk niet. Laat ik dat toelichten.

Een nieuwe medewerker voelt zich zelden comfortabel in een nieuwe omgeving. Hij moet even wennen, aan de mensen, machines en processen. Logisch. Maar..

Wat gebeurt er als je een medewerker te beperkt begeleid?

Zonder de juiste handvatten wordt hij onzeker. Dat leidt tot meer vragen en fouten. Het is aan jou als manager – of buddy – om de medewerker zijn zelfvertrouwen op te bouwen.

Op die manier ontwikkel je een autonomische houding bij je nieuwe teamlid. Daardoor kan hij sneller als volwaardig / zelfstandig medewerker functioneren.

Hoe beter er is nagedacht over de onboarding en de inhoud? Hoe succesvoller de start. Dat betekent minder fouten, minder stress en betere efficiëntie vanaf dag 1.

Zelf geen kei in mensen begeleiden? Wijs een trainingsbuddy aan! Iemand met feeling voor mensen en personeel trainen. Het liefst iemand die al een tijdje meedraait, die kan dan meteen alle trucks, enz. aan je nieuwste aanwinst leren.

Hoe lang je medewerker aan begeleiding nodig heeft? Dat check je bij medewerkers die relatief nieuw zijn, wat vonden zij van hun inwerkperiode? Hoeveel fouten maken zij nog? De antwoorden daarop combineer je met de input van de nieuwe medewerker. Zo weet jij precies hoe lang er nodig is.

5. Evalueer, geef feedback en complimenten.

Als manager besef je soms niet dat iets ‘niet zo vanzelfsprekend is’. Meestal omdat het dat voor jou én het personeel dat er al werkt, wél is. Daarom is het handig in de beginfase regelmatig wat gesprekken te houden.

Leg daarin niet alleen uit “hoe iets moet”, maar ook “waarom én met welk doel”. Zo leert de medewerker voor zichzelf denken. Op die manier train je de medewerker oplossingsgericht te handelen bij afwijkende situaties. Geef deze visie ook mee aan een eventuele buddy of team lead.

In de evaluatiegesprekken vraag je ook:
• Waar de medewerker tegenaan loopt.
• Wat de medewerker leuk vindt.
• Wat hij moeilijk vindt.
• Wat is er onduidelijk en wat juist helder?
• Of de medewerker dingen zijn opgevallen die beter/efficiënter kunnen.

De input die je haalt uit de inzichten zijn bepalend voor de kwaliteit van je onboarding.

Geef in de gesprekken en op de werkvloer niet alleen kritiek. Zeg vooral ook wat goed gaat.

Zijn kritiek en complimenten uit balans? Dan verdwijnt de motivatie van elke medewerker.

Nog zo’n motivatie-killer is dit praktijkvoorbeeld: de nieuwe medewerker wordt afgerekend op fouten en zegt: “Ja, maar dit ken ik helemaal nog niet.” of “Dit heb ik nog nooit meegemaakt.” Tja, lastig om daar iemand op af te rekenen, toch?

De oplossing? Creëer bij je onboarding fictieve ‘probleemsituaties’ waar een medewerker tegenaan kan lopen. Vraag hoe hij er mee zou omgaan. Laat hem eerst zelf nadenken, komt hij er niet uit? Dan kan jij aanvullen.

Let op: hierbij is het dus wel belangrijk dat een medewerker weet “waarom een proces loopt zoals het loopt”, “hoe een fout kan ontstaan” en “wat de consequenties zijn”, zo kan hij makkelijker de juiste beslissingen nemen, wat jou weer tijd, geld en risico scheelt.

Tot slot wat praktische tips over het maken van een onboarding:

1. Zorg dat je nieuwe medewerker wordt ingewerkt door iemand die goed is in een begeleidende rol. Want een begeleider die niet goed communiceert of niet goed oplet? Die zorgt voor matige efficiëntie en hogere foutpercentages bij je nieuwe teamleden.

2. Ontwikkel de onboarding o.b.v. de input van medewerkers. Probeer letterlijke woorden en zinnen te gebruiken die genoemd worden. Door de taal van de medewerker te spreken, slaat een onboarding bij nieuwe medewerkers beter aan. (Geen moeilijke woorden dus)

3. Een goede onboarding ontwikkelen kost één keer tijd, maar levert je jarenlang rendement op. Het vermindert overbodige; communicatie, fouten en risico’s. Het stimuleert efficiëntie en medewerkerstevredenheid. Pak het dus liever één keer goed aan, dan twee keer half.

4. Vraag medewerkers en teamleiders wat de belangrijkste taken zijn voor een medewerker en hoe deze het beste uitgevoerd kunnen worden. Doe hetzelfde bij veelvoorkomende fouten. Vraag ook hoe deze volgens hen voorkomen kunnen worden.

5. Vergeet naast de “hoe je iets doet” nooit het “waarom je iets doet” en de “consequenties” van fouten. Deze inzichten stimuleren de autonomie bij je medewerkers.

6. Teken letterlijk een tijdlijn met daarop alle middelen die een medewerker moet krijgen, taken die hij moet uitvoeren en problemen waar hij tegenaan kan lopen. Vraag of er punten op de tijdlijn aan je personeel. Is de tijdlijn volledig? Hang dan acties aan deze punten, uitleg en maak iemand verantwoordelijk per punt.

7. Doe nooit uitspraken aan medewerkers als: “Dat is toch niet zo belangrijk?” of “Dat hoeft er niet in.”. Succes zit in de details. En je gaat geen betere input krijgen over wat als belangrijk ervaren wordt, dan van medewerkers zelf.

Maakt juist je huidige personeel veel fouten? Of werken zijn naar jouw idee inefficiënt? Raadpleeg het blog over de brownpapersessie en het optimaliseren van je logistieke proces. Een onboarding ontwikkelen kan goed aansluiten op zo’n sessie, dat zijn dus twee vliegen in één klap!

Wil je graag meer weten over dit thema? Of ben je benieuwd naar de diensten van ons logistieke uitzendbureau? Neem dan vrijblijvend contact op, wij helpen je graag.